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省地勘局公文处理办法-范文

时间:2008/6/3栏目:工作计划

##省地质矿产勘查开发局 公 文 处 理 办 法 第一章 总 则 第一条 为使局的公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院2000年8月24日新发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)和国家质量技术监督局1999年10月2日批准发布的GB/T9704~1999 《国家行政机关公文格式》国家标准,制定本办法。 第二条 局的公文(包括电报,下同)是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布规范性文件,部署工作,请示和答复问题,指导、部置和商洽工作,报告情况、交流经验及联系公务、记载工作活动的重要工具。 第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则,做到及时、准确、安全。 第四条 公文处理应贯彻“党政分开”原则。以行政名义行文,不得对下级党组织布置任务,作指示。 第五条 公文处理必须严格执行国家有关保密规定。确保国家机密安全。 第六条 局、队(公司)办公室是公文处理的管理机构,主管局、队(公司)公文处理工作。局机关各处室(部门)应确定一名兼管文书处理的工作人员,负责本处室(部门)文书处理和立卷、归档工作。 第二章 公文种类 第六条 局公文种类主要有: (一)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适应的决定事项。 (二)通知 适应于批转下级公文,转发上级不相隶属公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。大体分为4种。第一种是印发、转发性通知。一般由两部分组成:一是带有要求的正文部分,二是作为附件的被印发或转发的文件。两者缺一不可。第二种是布置工作、传达领导意图的指示性通知。带有指示性和指导性,要求被通知机关贯彻执行。第三种是传达事项、信息的一般性通知。是一种周知性通知,如人事任免、成立机构等。第四种是召开会议的通知。 如发布本机关的规章制度、领导讲话用“印发”,如发布领导机关或同级不相隶属机关的文件用“转发”。 (三)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。表彰和批评的通报,应选好具有典型意义的人和事。写表彰通报要深入调查研究,实事求是,切忌夸张;写批评通报要求事实准确、简要,处理内容要明确具体,分析原因要抓住本质,提出要求要有针对性。 (四)报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。 起草报告要求情况真实,内容简单扼要,即使是综合报告,也只着重写几个问题,其他从简,要有分析,写且出问题的实质,说明已做工作或拟采取的措施,还要注意反映新情况、新问题。 报告中不得夹带请示事项。 (五)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。就内容和性质来分,请示可分为求准性请示、求示性请示和批转性请示。求准性请示要明确具体,简明扼要,提出要求要切实可行,忌空话、大话、套话。求示性请示写作时指导思想要明确,突出要点和疑虑点,语言表达准确。批转性请示要经过认真调研,要有解决问题的具体措施和办法。 (六)批复 适用于答复下属单位请示事项。批复下属单位的请示,要明确具体表示同意什么,批准什么,不同意什么,或什么暂不处理等。一般事项,也可口头或电话通知,不做书面批复,但必须在文件上注明什么时间、以什么形式通知某单位某人,同意或不同意。 (七)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (八)函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 函要求一事一函。 (九)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。如下发执行,以“通知”发出。由局领导主持召开的局工作会、业务会、座谈会等会议形成的会议纪要和会议文件,以局或局办公室名义印发。局领导在处室(部门)召开的工作和业务会议上的讲话,原则上不专门行文印发,可将讲话内容简要地概括到纪要中,有的可在局“地勘信息”上刊出。 第八条 局发文形式主要包括以下几种: (一)##省地质矿产勘查开发局文件(代字“晋地发”,用“##省地质矿产勘查开发局文件”版头,盖局章)。主要适用于传达贯彻党和国家的方针、政策及上级机关的指示;部署全局性工作;发布决定;向上级部门报告、请示工作;批转下属单位涉及重大的全局性问题的报告;其他必须以局名义办理的重要事项,其中地质设计、报告审批意见等业务性文件,编有关处室字号。 (二)##省地质矿产勘查开发局函(代字“晋地函”,用“##省地质矿产勘查开发局”版头,盖局章)。主要适用于必须以局名义办理但涉及面较小的具体事项。包括向省有关部门报送有关材料;与省有关部门及兄弟省(区、市)地勘局联系、商洽某些具体工作事宜;批复局属各单位诸如设置机构、兴办大中型企业等一些重要事项的请示。 (三)##省地质矿产勘查开发局办公室文件(代字“晋地办发”,用“##地质矿产勘查开发局办公室文件”版头,盖办公室章)。适用于传达局关于某一方面工作的政策和决定;印发重要会议文件和局领导重要讲话;通知有关事项;转发省政府及有关主管部门重要文件(附有重要贯彻执行要求或规定);转发局属单位就涉及面较大的重要工作问题的报告。 (四)##省地质矿产勘查开发局办公室函(代字“晋地办函”,用“##地质矿产勘查开发局”版头,盖办公室章)。主要适用于必须以局办公室名义办理但涉及面较小的具体事项。包括批复局属单位就一般工作问题向局的请示;就某些具体工作事项向有关局属单位和处室(部门)下达通知;代表局联系、商洽、询问或答复某一具体问题;下达会议通知;办理办公室机关工作方面某些具体事务。 (五)##省地质矿产勘查开发局处室发文(代字“晋地×发,用“##省地质矿产勘查开发局文件”版头,盖处室章)。主要适用于就处室职责范围以内的一般性业务问题发通知;印发一般性业务会议纪要;转发省有关主管部门一般性文件;转发局属单位具有普遍意义的业务工作问题的报告。 (六)##省地质矿产勘查开发局处室发函(代字“晋地×函,用“##地质矿产勘查开发局”版头,盖处室章)。主要适用于可以以处室名义办理但涉及面较小的具体事项。包括批复局属单位就一般工作问题向处室的请示;下达一般性业务会议通知。 (七)##省地质矿产勘查开发局党委文件(代字“晋地党发”,用“##省地质矿产勘查开发局党委文件”版头,盖党委章)。主要适用于党委范围内发文。 (八)##省地质矿产勘查开发局党委函(代字“晋地党字”,用“##省地质矿产勘查开发局党委”版头,盖党委章)。 (九)##省地质矿产勘查开发局党委办公室文件(代字“晋地党办发,用“##省地质矿产勘查开发局党委办公室文件”版头,盖党委办公室章)。主要适用于党委办公室按职责范围发文,主要有干部任免,工作安排和总结,工作汇报等。 (十)##省地质矿产勘查开发局党委办公室函(代字“晋地党办字”,用“##省地质矿产勘查开发局党委办公室”版头,盖党委办公室章):主要适用于党委办公室宜用函发的公文。 第三章 行文规则 第九条 局和局属各单位的行文关系,应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。 第十条 除非确有必要,一般不能越级行文。 第十一条 处室(部门)之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,局有权责令纠正或撤销。 第十二条 两个以上的机关在必要时可以联合行文,联合行文的机关应当是同级机关。 第十三条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得抄送下属单位。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导个人。 第十四条 机关各处室不得直接向局属各单位业务科室发文,应将文发送下属单位办公室。 第四章 发文办理 第十五条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序,拟以本办法所列公文形式发出的文稿,都必须按规定程序办理。 第十六条 草拟公文应该做到: (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。 (二)情况确实,观点明了,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。 (三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。 (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先写出发文机关名称和公文标题,再于其后以括号注明发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。人名要写全,地名一般不要简称,不要用时间概念不准确或过时的词来表述时间。不能滥用缩写。 (六)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。 (七)应当使用国家法定计量单位。 (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 (九)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。 第十七条 凡以局或办公室名义的发文,承办人拟稿后,先送本处室(部门)负责人审核并签字,再送有关处室(部门)会签,最后送办公室复核。并由承办人员送局领导或办公室领导审签。办公室在复核中发现问题作较大的修改时,应与办文处室(部门)协商研究修改;问题较多的文稿,退回办文处室(部门)重办。修改较多或字迹潦草的,由办文处室(部门)誊清后再送领导签发。 第十八条 局内发文需要会签时,由承办处室(部门)送有关处室(部门)会签,因不同意见而有关处室(部门)之间又协调不成的,主办处室(部门)写明情况,由办公室协调处理;重要事项,办公室协调解决不了,即提出意见报局领导协调、裁定。我局送外单位会签的公文,需经局领导审定签字后,由办公室负责送出;外单位送我局会签的公文,由办公室先送主管业务处室(部门)尽快提出意见,再送局领导会签。 第十九条 公文按发文形式分别由局和处室(部门)领导签发。局和办公室发文,由主管局领导签发;重要的或涉及面广的公文,必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发;经授权,有的公文可由办公室主任签发。 处室(部门)发文,由处室(部门)领导签发,重要的或涉及面广的公文,应由分管局领导签发。 第二十条 审批公文,审批人应明确签署意见,并写上姓名和审批时间。 第二十一条 局、办公室的发文签发后,由办公室登记编号,确定缓急级别,递文印室打印,同时通知拟稿人。文印室要根据公文的紧急程度和时间要求安排打印。公文清样打好后,文印室要及时通知拟稿人校对,校对时使用统一的校对符号。公文清样校对无误,必须由校对人签字才能制印。对打印好的公文要及时到办公室盖章、存档,并由办文单位自行封发。 处室(部门)发文,由处室(部门)领导签发的,在签批后,送办公室,由办公室再把关、签字后,送文印室或自行打印。 二十二条 上级机关的秘密公文,除绝密和注明不准翻印的以外,经局领导或办公室主任批准,可以翻印。翻印时,要注明翻印的机关、时间、份数或印发范围。从机要室领取的文件、刊物,一般不得翻印复制。 传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。 第五章 收文办理 第二十三条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。 第二十四条 办公室文书负责局、办收文、信件启封、登记、分发。收到上级或下级的公文后,办公室领导应根据文件内容和紧急程度及时提出拟办意见,送有关局领导批示,根据领导批示转有关处室(部门)办理;或直接批交有关处室(部门)办理;紧急公文,应当提出办理时限。 处室(部门)收到公文后,应视公文情况办理或送局办公室分批。 第二十五条 公文运转程序和办法。送领导传阅的文件,按规定的阅读范围送阅,不得随意扩大传阅范围。公文都要经办公室直接传递,领导和领导,领导和处室(部门),处室(部门)和处室(部门)之间都不要横传公文。 局办公室要根据公文的具体内容,按下列办法做好公文运转工作。 (一)循序渐进运转:即传阅文件按领导或处室(部门)排列的顺序从上到下传阅;需领导指示的文件,按顺序从最后一位领导开始阅批。 (二)按业务分管路线运转:将文件送分管业务领导批示后,送业务处室(部门)办理,从业务处室(部门)返回后,再报领导批准或签发。 (三)一步到位运转:办公室直接将文件分批到业务处室(部门),由处室(部门)直接处理答复,或提出处理意见,或拟好答复文稿,报领导批准或签发。 第二十六条 公文承办处室(部门)应当抓紧办理不得延误、推诿。对不属于本处室(部门)职权范围或者不适宜由本处室(部门)办理的,应当迅速退回办公室并说明情况,由几个承办处室(部门)共同办理的公文,主办处室(部门)要主动与协办处室(部门)研究办理。 第二十七条 送领导人批示或者交有关处室(部门)办理的公文,局办公室要负责及时催办、查办。 对上级机关有时限要求办理的公文,要按时限要求办理;对需要几个处室(部门)阅知或办理的公文,要尽快传阅、办理,不得拖压。 对局属单位需要批复的公文,急事要急复,一般事项要在一周内批复。 局办公室和处室(部门)文书人员要认真记录,掌握有时限要求的公文和领导批交办事项的办理情况,及时催办、查办。 第六章 公文立卷、归档和销毁 第三十条 公文办理完毕后,应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷,电报随同文件一起立卷。 第三十一条 公文立卷应以本机关形成的文件为重点。应根据公文的特征、相互关系和保存价值分类整理立卷。保证档案的齐全、完整,以便于保管和利用。 第三十二条 联合办理的公文,原则上由主办单位和处室(部门)立卷,其他单位或处室(部门)可保存复制件。 第三十三条 公文复制件作为正式文件利用时,应当加盖复制单位证明章,视同正式文件妥善保管。 第三十四条 整理完备案卷,应当确定保管期限,并按照有关规定及时向档案部门移交。个人不得保存应当存档的公文。 第三十五条 没有归档和存查价值的公文,经主管领导批准后,可以定期销毁。销毁涉密公文,要进行登记,有二人监销,保证不丢失,不漏销。 第七章 附 则 第三十六条 本办法由局办公室负责解释。 第三十七条 本办法自2003年1月1日起施行。
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