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综合部档案管理自我检查报告

时间:2008/7/23栏目:自查报告


        

  综合部在接到《关于对各项管理工作开展自查自纠的通知》文件后,对此项工作非常重视,迅速组织相关人员按照通知要求的内容,开展档案自查工作,现将自查情况报告如下:

  一、 自查基本情况:

  ㈠领导重视,将档案工作纳入企业管理

  公司把档案工作作为一项重要的内容纳入公司的建设和发展规划,与其它工作同部署、同组织、同考核。同时,配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员,建立档案管理工作网络,形成了以分管领导挂帅、综合部经理分管、档案室具体负责、各部门协助抓的四级档案管理网络。

  ㈡改善硬件设施。为了促进公司档案工作目标管理,公司在办公用房十分紧张的情况下,专门挤出办公房设立了综合档案室,拨出经费,购置档案柜20余节,为档案室配置了空调、微机、去湿机、温湿度计等设备,基本达到了“八防”的要求。

  ㈢建立健全档案管理制度,强化档案管理工作。

  为使公司档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化。几年来,结合本公司实际情况,建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系,编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及消毁制度,为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。

  ㈣做好归档工作,确保案卷质量。

  公司档案整理由综合部专职档案员负责完成,做到严谨细致地对待每一份材料,按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒等6道工序,进行分类整理,使档案资料达到分类科学,排列有序,编号统一,目录规范的标准。截止2004年底,综合档案室共收集保管各类档案4094件。其中,文书3290件;会计档案274件;工程档案530件;照片243张;声像档案32盘。归档后的档案门类齐全,结构合理,为我公司档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。

  二、 存在的问题:

  ㈠公司于2004年开始推行OA系统,所有文书全部通过微机处理,但同时也存在一个弊端,即:OA系统档案管理这一模板省分公司还未开发,所有文件必须打印备档,因此,我公司档案管理还处于手工操作的管理状态,离拟实现无纸办公与档案信息化建设存在一定差距。

  ㈡没有过细深入到部门及县市分公司检查、落实档案的收集、整理、装订、立卷等工作,普遍部门存在不认真按时按质量归档的情况,有的部门甚至根本就没有立卷、归档,因此出现无处查阅的现象,造成客户纠纷案件,无法给案件提供有利证据。

  ㈢我公司基建档案存在一定隐患。目前,我公司新建综合楼处于初建状态,具体经办人员职责尚未健全,相关的基建资料由于前期没有专人负责保管,造成少量资料丢失的现象发生。

  ㈣公司档案库房没有安装防盗门与监控系统,存在着安全隐患。

  三、 整改措施:

  ㈠积极拓展档案工作的深度和广度。要致力于优化结构、打造精品,使“死档案”变成“活信息”。一要灵活利用档案开展编研工作;二是要灵活运用档案开展调研,服务领导决策;三是要灵活运用档案解决难题,服务机关和基层。

  ㈡大力推进档案信息化建设。坚持文档一体化原则,充分利用计算机技术和网络技术,逐步实现档案资源上内部局域网,资源共享,进一步提高档案管理现代化水平。

  ㈢加大兼职档案管理员培训力度,提高档案管理人员的业务素质,适时对各部门、县市分公司进行指导,努力提高工作质量、工作效率与管理水平。

  ㈣坚持落实好建立健全的各种规章制度,把问题解决在档案归档之前,保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。

  ㈤针对自查中存的问题,不断完善各种规章制度,对存在的问题进行整改。对于基建档案,在还没有移交档案室之前,要指派专人负责管理,建立查借阅制度,分类别建立卷内目录,以便查阅科学、方便。

  ㈥做好档案管理开展利用工作,使档案资料更好地为公司服务。

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