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汇报材料宜“请、重、实”

时间:2011/3/6栏目:工作汇报

  汇报材料宜“请、重、实”  
  康家珑
  
  写汇报材料,是为了向上级反映情况,让上级了解下情;或请求上级帮助下级解决问题。汇报材料可以是口头汇报的脚本,也可以是供上级阅读的书面材料。汇报材料写得好不好,不仅会影响领导的决策,也会影响到上级对下级的帮助。要提高汇报材料的写作质量,就需要注意“清、重、实”三点要求。一、清“清”就是思路清晰。汇报材料不管是供书面交流还是口头交流,上级组织或领导在看或听汇报材料的时候,常会思索材料所讲述的事实、所分析的问题,这同样存在一个思维过程。如果汇报材料写得不符合思维习惯,东一榔头,西一棒子,就会让人摸不着头脑。因此,汇报必须理清思路。
  
  首先,要理清汇报的顺序。《周易》云:“言有序:”所谓“序”,就是指有条理而不紊乱。先说什么后说什么,在汇报材料中的表现就是谋篇布局,安排段落层次、开头结尾、过渡呼应等。汇报顺序既有常规顺序也有非常规顺序。英国文学家约翰·巴洛兹说:“一颗宝石跟一块普通石头的区别并不在本质,而在于分子的排列——结晶的方式。木炭和金刚钻是一样的,但在外观上和效用上,它们的差别可多远啊!珍珠所含的成分,没有一种是不能在最粗砺的蚌壳中找到的。”这就说明:汇报同样一件事情,顺序不同,效果是不同的。
  
  按照常规思维习惯,人们在叙述某一件事情的时候,常从时空立体上展开。可以按照事情发展的顺序作汇报:开端——发展——结局;介绍某个空间对象的时候,可以按照由外到里(由里到外)、由上到下(由下到上)、由左到右(由右到左)的顺序进行;介绍某个人物的时候,可以由过去到现在,或者由现在追溯到过去;介绍某个单位事迹的时候,可以把事迹分成几个方面,常常是先政治、后业务;论说某个道理时,常常在事理的平面展开,比如,整体与部分、属性与关系、个别和一般、现象与本质、因果与条件、必然与或然等等。
  
  按照非常规思维习惯写作汇报材料,则需要注意两点:一要了解阅读汇报材料者的思维习惯,二要注意取得更好的汇报效果。比如,向领导汇报某件事情,既可以按通常习惯,先介绍事情的经过,再介绍事情的结果(效果);也可以按反常的思维习惯,先介绍结果(效果),再介绍具体的做法。两相比较,后者的效果更好——可先声夺人,吸引看材料的人迫不及待地读(听)下去。如果拿着汇报材料向领导作口头汇报,用后一种思维习惯介绍,还有试探作用——看领导是否对其感兴趣。
  
  其次,要注意材料内容之间的逻辑关系。逻辑关系常常有因果关系、并列关系、递进关系、条件关系等。如果汇报材料能够把材料之间的逻辑关系表述清楚,就能够帮助阅读者(或听者)扫清思路障碍,准确把握汇报材料所要传达的信息。
  
  如何理清思路?最常用的办法是反复推敲后列出提纲。列提纲要由大到小,一级标题下要有二级标题,二级标题下面要有三级标题……提纲列得越详细,汇报起来思路就越清晰。列出不同层级的提纲,一定要注意它们相互之间的逻辑关系。上下层级的提纲如果是推论关系,还要考虑它们是否具有推出的必然性。对于同级标题,还要注意它们是否具有不相容的关系,如果出现了全同、交叉、包含或被包含关系,就表明提纲逻辑混乱,必须修改。如果前后内容有一定跨度,在内容转换的时候,一定要使用过渡句,确保衔接自然;反之,则容易使听汇报的人觉得突兀,跟不上汇报者的思路。
  
  二、重
  
  “重”就是重点突出。一般来说,汇报材料的内容通常包括:工作开展情况、主要做法及成效、存在问题及今后的打算等几个方面。汇报材料面面俱到往往会事倍功半,所以要突出重点,做到有“点”有“面”。“点”就是重点,应当展开讲、深入讲;“面”是非重点,在汇报材料里只起辅助说明作用,应该适当浓缩。
  
  应当依据什么标准来确定汇报的重点呢?一般情况下,以下两条可以作为确定重点的依据。
  
  第一,凡是符合上级领导听汇报意图的,就是汇报材料的重点。任何工作均有轻重缓急,上级领导听取下级的汇报总带有一定的目的性,对汇报内容、汇报时间、汇报形式、汇报范围等都会有明确要求。撰写者必须深刻领悟上级意图,仔细揣摩这些要求,必要时还可通过其他信息渠道,广泛深入地了解上级领导近来重点关注的是什么、重点抓的工作是什么。这样就可以有的放矢,做到上级不关注的不汇报、已经了解的不汇应用写作报。
  
  第二,凡是具有特色的,就是汇报材料的重点。如果汇报材料没有特色,丧失自我或缺少自我,汇报没有个性,自然就会失去汇报的意义。要突出特色,就要做到常规性内容不讲,与别人相同的内容不讲。只有从本单位实际出发,选取有特色的工作,汇报有特色的做法,才能取得“人无我有,人有我优”的效果。“特色”不仅指工作成绩、成功经验,也包括T作中发现或m现的新矛盾,以及对问题的新思考。这种新思考,可以通过围绕特定问题所选取的汇报角度或站位的高度来体现。
  
  那么汇报材料如何才能做到重点突出呢?
  
  一要围绕重点展开叙述或论证。汇报材料要有思想、有见解,能给人以启发,使人听了豁然开朗,产生兴趣。汇报材料的思想性,体现在材料、事例和阐述的道理之中j分析问题要有理有据,有深度,不要做浮皮潦草的表面文章。汇报材料涉及的事例,可以量化的一定要量化,能用数字说明的问题一定要把有关数据写清楚。数字虽然枯燥,但能增强材料的说服力,在说明问题时具有文字叙述不可替代的作用。运用一些较为抽象的数字,有时还可以采用折算的方法让数字变得具体可感。比如,有人在介绍黄河时说:“黄河每年带起的泥沙达16亿吨。”“16亿吨泥沙”到底是一个多大的数字,许多人心中不一定有概念。为了让听者理解这个数字,可以改说成:“黄河每年带起的泥沙16亿吨。若用这些泥沙来修建一条高一米、宽一米的防护堤,那这条防护堤便可以环绕地球27圈。”这样一折算,抽象的数字“16亿吨泥沙”就变得具体可感了。
  
  二要把握重点抓住要害和实质。要抓住本质,就要少讲过程性东西,多讲实质性东西。要杜绝简单的材料堆砌,防止表面化,把深层次的东西写出来。比如某人在汇报某单位职工思想状况时说:“……有人玩名,有人玩命,有人玩狗,其实最终都是在玩自己。”这种说法一针见

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