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机关应用文写作(3)

时间:2008-2-19栏目:公文范例

 第一章 如何掌握机关应用文写作的规律
第三节 机关应用文的类型
  机关应用文的四个特点,是从它的外部联系中,即和别的文体比较而言的。要掌握机关应用文的写作规律和方法,仅仅了解其一般特点是不够的,还必须从它的内部联系中,进一步比较、分析、归类,把众多的机关应用文文体,划分成几种类型,进一步研究各类和每一类内部各种文体的特点、写法和关系。
  国务院办公厅于一九八七年二月十八日发布的《国家行政机关公文处理办法》中,把除外交、军事、法律等方面外的机关应用文划分为十类十五种:
  第一类包括两种:《命令(令)》、《指令》。《命令(令)》是国家权力机关和行政机关发布重要法规,采取重大的强制性行政措施,任免、奖惩有关人员使用的。它又可分为公布令、任免令、授予令、指挥行政令以及特赦令、动员令、戒严令等等。这些《命令(令)》又可分为带附件的(如公布令)和不带附件的(如指挥行政令等)。《命令(令)》在军事部门使用更广泛,更经常。《指令》则主要是国家行政机关发布重要指示性和规定性相结合的措施或要求时使用的。这种文体目前很少使用,已逐渐被《决定》、《决议》所替代。
  第二类是《决定》和《决议》。《决定》是对某些问题或者重大行动作出安排时使用,比如:《中国共产党中央关于整党的决定》、《中国共产党中央关于建立老干部退休制度的决定》等。《决议》是经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项。比如:《关于修?lt;中华人民共和国宪法>若干规定的决议》、《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》等,它比《决定》内容更带有全局性,形成过程更严格,但它的指令性不如《决定》强。
  第三类是《指示》。主要用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则,比如《中国共产党中央、国务院关于进一步做好计划生育工作的指示》、《中国共产党中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件,不要一切由秘书代劳的指示》等。
  第四类是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布应当普遍遵守或周知的事项时使用,如《中国人民解放军布告》、《关于保护森林禁止乱砍滥伐的布告》、《北京市中级人民法院布告》等。《公告》是向国内外宣布重大事件时使用的文告。如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》有时把某件事告知社会或特定对象时也用《公告》,如银行、法院、文艺演出等。《通告》是在一定范围内公布应当遵守或者需要知道的事项时使用。比起《布告》来,专业性相对地强一些,告知对象的范围也小一些。如《天津市市内电话局关于宜兴埠人工电话站改为60局的通告》、《山西省人民政府关于维护铁路秩序的通告》等。
  第五类《通知》发布行政法规和规章,转发上级机关,同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,用《通知》。
  第六类《通报》,主要用于表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要各机关知道的事项。它与通知的区别是,通知要求贯彻执行,具有一定约束力;通报则只起倡导、警告、启发和沟通情况的作用,如《关于情况的通报》、《关于科学技术新成果推广应用的通报》等。
  第七类《报告》、《请示》。《报告》用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,《请示》则是向上级机关请示指示和批准。《报告》又可分为会议报告,比如中国共产党第十二次全国代表大会上的报告《全面开创社会主义现代化建设的新局面》;情况报告,如共青团中央书记处和中国共产党山东省委给党中央书记处的《关于进一步开展学习宣传张海迪活动的报告》。
  第八类《批复》。用于答复请示事项,比如《国务院关于北京市城市规划总体方案的批复》等。
  第九类《函》。主要用于相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。又分公函和便函,前者属于正式文件,后者不属于正式文件,用机关信笺缮写盖印即可,不必编列发文字号。有时答复下级来文,常以《复函》代《批复》。
  第十类《会议纪要》。传达会议议定事项和主要精神,要求与会单位共同遵守、执行公文。
  以上十类十五种还包括不了所有的机关应用文。比如在机关使用最普遍、范围最广泛的《简报》和《调查报告》,使用越来越多的《汇报提纲》,伴随商品化经济而日益被人重视的《合同》等,都未列入。《简报》就是简略的情况报告,目前已经逐步成为机关文字工作的基本文体。从一定意义上说,它是机关应用文的基础性文体。如果写不好简报,就很难写好报告、请示等文体。《调查报告》是表达调查研究结果的文体,有专题性的和综合性的;有调查现实情况的,也有调查历史情况的;有肯定经验性的,也有判断是非性的等,它是所有的机关企事业单位都离不开的文体。《汇报提纲》是向上级做口头汇报时使用的大纲,往往是事先有个文稿,而在汇报后,又根据领导同志的意见加以修改,才正式印成文件。《合同》是当事人双方为了实现某种目的,在遵守国家法律、法令、政策、计划和平等互利、协商一致的原则下,明确相互权利、义务关系的一种协议,它是商品经济发展的产物,是商品交换的一种法律形式。
  从便于学习和教学方面讲,把机关应用文的发送对象和它们所承担的任务统一起来划分,这样,机关应用文大体可以分为四类:呈报性文体、指示性文体、契约性文体、法规性文体。
  呈报性文体,主要有《请示》、《工作报告》、《情况报告》、《简报》、《汇报提纲》、《调查报告》、《工作总结》等,都是下级向上级报告的文件,即“上行文”。
  指示性文体,主要有《指示》、《批示》、《决定》、《决议》、《通知》、《通报》、《布告》、《公报》、《命令(令)》等,都是上级向下级发出的文件,即“下行文”。
  契约性文体,主要有《合同》、《协议书》等,即当事人或单位双方、多方,为了实现某种目的,在相互平等、协商一致的原则下,明确相互权利和义务的文件。这一类文体,过去在机关应用较少,现在,随着党和国家的工作重点转移到社会主义现代化建设上来和商品经济的不断发展,各级党政机关和企事业单位正在进行领导体制和经济体制的改革,工作责任制和经济责任制正在逐步确立,在机关内部和机关相互之间明确责、权、利,越来越多的单位采取了订契约的形式。因此,这类文体已经引起各方面的重视,也必将发挥越来越大的作用。
  法规性文体,包括《法律》、《条例》、《规定》等,它在机关应用文中是可以独立成体系的一种文体,有一套用语和写法。
  以上分类,虽然较为实用,较为合理,但也是大体而言的。事实上,许多文体,有的互相交叉,有的各种文体的特点兼而有之,很难严格、确切地归类,比如,《工作总结》、《工作计划》、《调查报告》等,即是呈报性又带有指示性,是两种功能兼而有之的。《情况报告》、《简报》等,一般只往上级报送,但有时因工作需要,在履行了一定的审批手续后,也发给下级机关和有关人员作为参考。这就带上了指导性。有些文件是否上报下发,或发给左邻右舍、平行机关,常常不是由文件的“类型”决定的,而是根据工作的需要
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