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做秘书需要哪些基本功底

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

做秘书同做其他专业工作一样,需要一些基本功底。这些基本功底,就像盖楼的地基,越厚实越牢固,对做好工作越有利。
  
  从我的多年体会看,在秘书这个岗位上,起码要打好六个方面功底,就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底。
  
  政治理论功底,是说秘书应当懂一点儿哲学和政治经济学的知识。有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学,对其工作并没有多大关系。我认为这个看法不大正确,我倒觉得秘书必须要懂哲学和政治经济学,这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单,因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的,否则无法把文章写好,而哲学和政治经济,是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。我年轻的时候在这方面没少下工夫,主要靠自学,看一些教科书,涉猎一些原著,由于文化低,好多问题弄不明白,但有一股钻劲儿,硬啃,逐渐明白了一些原理。现在回过头看,没有白学,对我做好秘书工作起到了终生受益的作用。所以我劝搞秘书工作的朋友,在学习哲学和政治经济学上应当下一番大的工夫。
  
  逻辑思维功底,是说秘书要系统的掌握逻辑知识,有很强的逻辑思维能力。一个文章写得好的秘书,他的脑袋肯定逻辑思维能力很强,所以我觉得逻辑学知识就向哲学和政治经济学知识一样,是秘书缺不了的一门知识,也可以说是秘书功底基础的基础。我在当年念“中国逻辑与语言函授大学”的时候,有一门教材,叫“形式逻辑”,我学得津津有味儿,虽然很抽象生涩,但细细咀嚼,真是味道好极了,我后来的写作水平能够不断提高,“形式逻辑”实在是功不可没呀!所以我希望做秘书工作的朋友,一定要好好的学学逻辑学知识。
  
  政策法规功底,是说秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。举个例子说吧,如果你在电信企业做秘书,就要了解熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大决策,就要了解熟悉信息产业政策、通信行业政策、电信体制改革政策,就要了解熟悉“劳动法”、“消费者权益保护法”、“合同法”“公司法”、“电信条列”等。只有掌握了这些东西,你才能保证所写的文章有正确的政治性和有“政治高度”,并且使文章符合法律法规所设定的“游戏规则”。很难想象,一个“政策盲、法盲”的秘书能把文章写好,所以,政策法规知识是秘书应当掌握的必要知识。
  
  企业经营管理功底,是说秘书要有丰富的企业经营管理知识。这方面的知识包括两个部分,一部分是一般的企业经营管理理论知识,这里面也包括现代企业制度知识;另一部分是你所在企业的经营管理知识,比如你在电信企业,就要有电信企业经营管理知识,在其他的企业,就要有其他企业经营管理知识。这个方面的知识越丰富,对把文章写好越有好处。因为你在企业当秘书,所写的文章都是有关企业经营管理的事情,如果企业经营管理知识很缺乏,是无法把文章写好的,所以,学习企业经营管理知识,也是秘书的必修课。
  
  专业技术业务功底,是说秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识,说白了,秘书对本企业的技术业务应当是个行家,而不应当是个外行。为啥呢?因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识,肯定写出来的东西净说外行话,甚至会造成错误,闹出笑话儿,外行当不了秘书。当然,这并不是说秘书就非得精通技术业务不可,这样要求也没有必要,但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉,而且了解的面和熟悉的面越宽越好,秘书对本企业的技术业务应当是个通家。
  
  公文写作功底,是说秘书要掌握公文写作基本知识,掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功,秘书就是靠这个家什儿吃饭的。公文写作知识包括了三个部分,一部分是一般的公文写作理论知识,另一部分是企业公文写作理论知识,还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础,有了这个理论基础,你才能迈进秘书这个行当的门槛儿。但光有了理论基础并不一定就能把文章写出来,或者写出来也不一定就能写的好,还有个在实际写作中摸索总结写作知识问题,这部分的知识摸索总结的越多,经验积累的越多,你的基本功就越厚实。
  
  这六个方面的功底,是对秘书的基本素质要求,或者说是秘书能够把文章写好所需要具备的基本功。我敢肯定的说,凡是写作水平比较高、文章写得好的秘书,他的这六个功底肯定是很深厚的。

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