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秘书随从事务的工作程序

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

随从事务的类型很多,诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访(出县、出省、出国)。随从事务,往往内容不同,时间有短长,但其工作程序都大致雷同。以随从领导出访为例,其工作程序大致可分为三个阶段:
  
  1、准备阶段
  
  当领导确定出访后,秘书要在出发前做好充分的准备工作,包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。
  
  (1)思想准备。秘书要了解商务出访的意图、目的;出访的内容和重点;邀请单位和对象;参加出访的有关人员;出访的大致日程安排;希望邀请单位做哪些准备工作等。
  
  (2)组织准备。秘书要做到:根据领导指示拟制出访方案;通知有关部门确定参加出访的随从人员名单,并进行编组和分工;组织所有人员参加预备会,听取领导关于预备工作的指示,学习有关文件,布置具体任务;印发出访方案和日程安排;与邀请单位联系,使其有所准备。
  
  (3)资料准备。秘书要收集:邀请单位的历史沿革,领导班子,当前工作发表及评价的资料;同出访工作相关的领导指示政策,法规性文件;同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料;出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。
  
  (4)物质准备。秘书要携带:办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。
  
  2、出访阶段
  
  (1)做好组织安排。领导商务出访免不了有察看商品生产现场,召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动,随从秘书都要做好记录,以便事后分析、研究。
  
  秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。
  
  (2)主动提出建议。在出访阶段,随从秘书如发现问题,应主动向领导提出如何处理的建议。
  
  (3)及时同企业联系。在领导出访期间,秘书要同原企业及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业,使企业留守领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企业内部获取信息,使外出领导及时了解领导的重要指示,以及原企业的工作动向,保证领导信息灵通,以利实施不间断的指挥。
  
  (4)处理好日常事务。随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾,要主动协调,尽量做好事半功倍,提高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息,使之身心健康、精力充沛地投入工作。
  
  3、结束阶段
  
  随从秘书要做好出访活动的善后工作,这个阶段主要有:
  
  (1)做好返程安排。联系安排好返程的交通工具,预定好车、船、机票,安排好途中食宿,确保领导的安全。
  
  (2)整理调查资料。回企业后,要把出访中发现的问题整理归纳成条,提出改进工作、解决问题的建议。
  
  (3)抓紧有关问题的落实。在出访时,领导答应办的事,回企业后秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实,做到言而有信,件件有着落,事事有回音。
  
  (4)报销差旅费。随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。
  
  (5)回顾总结。随从秘书工作要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结,主动征求领导的批评、帮助,这对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。
  
  秘书在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的威信,执行政策,遵守纪律,谦虚谨慎,平易近人,为领导、也为秘书自身树立良好的形象。
  
  
  
  来源:秘书工作

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