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上行文请示或报告格式

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

上行文亦即向国务院报送的请示或报告。其文头在眉首区要留出供国务院领导批示签署意见的空白区,因此眉首区比一般公文为大。这种格式要求在一般公文格式的眉首区整体往下移55mm,以保证发文机关名称与版心上边沿距离80mm。

  由于上行文要由行文机关负责人签名,签名位置与发文字号在同一水平线上,为此发文机关的字号就不能放在正中位置,应左移至版心左边缘空一个字位置标识。负责人及其签名在版心右边缘空一个字位置标识。签发人姓名应用3#楷体。签发人与签发人姓名之间用冒号分隔。如上行文或下行文中有几个单位联合行文,则其格式与上、下行文格式相同,同是在发文机关名称栏应把多个机关名称顺序列上,后加文件二字,居中摆放。如联合行文单位过多,则要注意保证第一页有正文,如保证不了就只好缩小发文机关名称的字号。在联合行文时主办机关应列在第一位。单位领导人签名在联合行文时与机关名称排列一致。这时红色反线下移。

  多个单位联合行文,其发文字号只有一个,也就是主办单位的发文字号。

  下行文联合行文不需标识签发人和签发人姓名,因此其发文字号应列在中间。

  主体区 包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关盖章、成文日期、附注等栏目。

  公文标题 标识在红色反线下空二行字的位置居中对称标识。如标题字数太多可分一行、二行、或三行标识。采用字体字号为2号小标宋体。

  标题标识一般要包括三要素,即发文机关名称、事由、文种三部份内容。其中,发文机关名称除“请示”文种需严格标识外,其他文种有时可省略。发文机关名称标识时要用全称或规范化简称。事由应把公文的主题内容高度概括成简明扼要的一段话,说明全文要点。文种则按新《办法》规定的13种文件选用标识。

  标识标题时除要注意美观、对称外,还要注意标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要分离。标题中除引用书名号或政治术语要加引号外,一般不用标注标点符号。

  主送机关 也就是受文办理机关。要标识机关的全称或规范化简称。主送机关标识在标题下空一行字位置,左侧顶格标识,后加冒号。如碰到主送机关太多,则要注意必须保证首页有正文。在这种情况下其主送机关可在此栏标几个,后加括弧说明其余主送见版记,然后将其余主送机关放置于版记处,“抄送”上一行标识。

  正文在主送机关下一行字左侧空二个字标识。正文要求文字简练、明了,用词正确、概括,每自然段开始左侧空二个字书写。
  
  正文中数字要用阿拉伯数字标识,计量单位全采用公制计量单位。但在标识词语中的序数词时,其数字标识仍采用中文大写。如“七上八下”、“五颜六色”等词。

  印章 公文生效标识。但用印时要注意防伪。除油墨防伪外,印章盖章位置很重要,要求印章与正文之间不允许再加内容,因此控制印章与正文间3~5mm内盖章。由于这位置比较难掌握,则可控制在正文下一行字距范围内盖章。这样正文下也不好加文字内容了,保证了防伪。另外要求印章必须盖在成文时间上即印章应压成文年月日几个字上,防止空白印章。

  成文时间 指公文被领导批准发布的时间。其年、月、日的标识,在国家行政机关公文中要标识为中文大写即“二○○一年十一月二十一日”,不能称为“2001年11月21日”。这是一个特殊要求。一般公文的年、月、日标识位置在图文右侧距右侧空4个字的位置标识。

  如遇到二个单位行文时,年、月、日标识则为左、右侧距版线均空7个字,居中标识××××年××月×××日。如碰到多个单位联合行文时则年、月、日标识应在右侧距右侧版线空二个字标识。印章不压年、月、日,印章与年、月、日间空一行字距标识。

  附件 公文如有附件,应在正文下空一行左侧距版线空二个字标识“附件”后加冒号,冒号后标识附件内容。附件名称标识不加标点符号。如附件名称内容很长一行标识不下,要四行时则应在文字下一行位置标识。不在“附件”或序号数下标识。如附件有几个,则可在冒号后标识附件顺序号和每个附件的内容,并顺序排列。遇到有附件,则印章和成文时间应放在附件标识的下面。其位置与正文位置相同。

  附注 这一栏为在正文内无法表述的内容,但又需说明的事项,在附注栏标识。标识时加括弧,如“请示”文种中“联系人”、“联系电话”则可标为(联系人:×××,联系电话:×××××××××),或(此文限传达到县、团级)等。其标识位置在正文成文日期下一行左侧距版线空二个字的位置标识。

  版记 其内容包括主题词、主送、抄送、印发说明等内容。版记一般应放在公文最后一页的底部,其位置均在双数页面上。版记一般不编页码。但如遇正文同页则可编页,不同页不编页码。版记中每栏目间用黑色粗实线分割。

  主题词 用3号黑体字标于版记顶部,左侧顶左版线标识,后加冒号。冒号后标主题词词组。主题词词组间不用标点符号分割,要用空一个字作间隙。词组用3号小标宋体字标识。


  主送机关 当正文中主送机关太多时移至此标识,其位置在主题词下一行,标识时左、右各空一个字,标“主送”,主送后加冒号。主送机关名称要标全称或规范化简称。主送机关之间分隔要用逗号分割。

  抄送机关 标“抄送” 标在主送或主题词下一行位置,其标识方法与“主送”相同。

  印发说明 在“抄送”下一行左、右各空一个字标识,左标公文承印单位,右标年月日(用阿拉伯数字)。

  各单位如要进一步标审核人、校对、及印发份数时,则可在承印单位下一行标识,但要求标识均匀,对称好看。

  取消“此页无正文”标识增强公文防伪性。

  过去往往在公文结束时碰到所剩页面不多无法加盖印章和标注年、月、日。这时只好把印章和成文时间列入下一页低。为表示有印章和成文时间这一页纸与正文是联接的所以在纸的开头标注(此页无正文)以示说明。这次新《办法》和新的《公文格式》标准则为公文防伪,取消了这一说明。并明确规定:盖印章的一页公文上面必须有正文内容。为了解决这一问题,新的《公文格式》标准中规定:遇有这个问题时,可采取调正公文行距和字距的办法来解决,也就是说遇到这样情况可视公文内容及其下部空白多少,用改变这一页低公文的行距或字距来达到使印章和成文时间与公文同处一页。

  页码 要求用4号半角白体阿拉伯数字标识。其位置在公文版心线下右边缘(指单页)线下空7mm,距右版心线空一个字处标识。双页在版心线左下角距左侧版心线空一个字,距版心线底线7mm处标识。

  公文中表格公文中有时附有表格,则在标识时要注意:跟正文一致的表格其页码编写与正文相同。如跟正文位置不同,表格是横排,则此时应记住:单页表头面向订口方向,双页表头面向切口(也称翻口)方向,页码标识与图表成90°方向扭转,单页标在左下角,双页标在左上角。对大张纸的表格,则不标页码,只标附表名称或“附表1”、“附表2”。如附表放在文件最后则均不编页码,只标“附表1”、“附表2”……。



  来源:温州秘书网

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