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浅谈秘书工作人员的素养

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

  浅谈秘书工作人员的素养
  
  办公室是一个机关或部门内为领导决策和实施决策服务的综合办事机构,是领导的耳目和左右手,是工作运转的枢纽。因此在办公室从事秘书工作的人员就必须要具有较高的素质。一个称职秘书的基本素养主要包括以下几方面内容:
  
  1 秘书工作人员的政治素养
  
  1.1 要有坚定的政治立场 秘书工作人员是党政机关重要的工作人员,接触机密多,和各种人员的交往多,经常担负着领导交办的各种重要工作,因此,秘书工作人员政治觉悟的高低、立场坚定与否,将直接影响党的路线、方针、政策的贯彻执行,影响党政机关工作的质量,甚至影响到党在广大群众中的威信。
  
  政治上坚定主要指的是秘书工作人员政治上可靠,始终坚持正确的政治方向,具有坚定的社会主义信念。新时期,除认真学习掌握马克思主义的基本理论、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想外,还要认真领会十八大精神,坚持社会主义的政治方向。
  
  1.2 要有敏锐的思想 秘书工作是一项政治性很强的工作,较之其他业务部门的工作,更具有机动多变的性质,秘书工作人员必须思想敏锐。首先,要反应灵敏,眼观六路、耳听八方,在政治上敏感。看文件,要能迅速的抓住要点和关键;阅读报刊要能敏感的意识到舆论宣传方面的动态;接待来客,能从客人的交谈举止中掌握其思想意图和意见要求。总之,秘书工作人员应做一个“有心人”.其次,要思维敏捷。善于辨别各种社会现象,善于思考和分析问题,善于在纷繁复杂的事务和矛盾面前,抓住主要矛盾,并提出切实可行的处理办法,为领导掌握情况、搞好工作提供有参考价值的信息。再次,是要应变迅速。秘书工作具有不确定性,在日常工作中会遇到一些意想不到的问题。这就要求秘书工作人员必须胆大心细、沉着冷静、随机应变,有条理地解决那些复杂棘手的问题。
  
  1.3 要有忠实积极的品格 秘书工作人员要有一种强烈的敬业精神。向上反映群众的意见、呼声、要求和建议时,一是一,二是二,不掺杂个人的感情因素,不夸大或缩小,更不能见风使舵,趋炎附势。对工作要精益求精,当工作出现错误时,秘书工作人员不能上推下卸,应积极想办法将错误缩小到最低程度。
  
  2 秘书工作人员的知识素养
  
  2.1 要有较深厚的理论知识 秘书工作的特点就决定了秘书工作人员必须具备一定的理论功底。因为没有理论上的坚定性,就很难有政治上的坚定性。秘书工作人员每天受理的事情很多很复杂,这就需要他们有较高的理论修养,在观察和处理问题时比别人高出一筹,真正成为领导的助手。
  
  2.2 要有扎实的文化知识 秘书工作人员的文字表达能力和口头表达能力来自于扎实的文化知识。再加上丰富的工作经验,这是做好秘书工作的前提。
  
  一方面,秘书工作人员要学好语言文学知识,掌握语言这一人类交往的必备工具,准确、生动、科学地应用语言,运用好各种语法和修辞等,来反映所要表达的内容。在此基础上,应读点历史,要研究历史发展的规律,做到古为今用,洋为中用。另一方面,秘书工作人员还要通过学习,掌握一定的自然科学知识,以适应时代的发展需要。
  
  2.3 要有精湛的专业知识 秘书工作专业性很强。秘书工作人员要掌握文书学、逻辑学、应用写作学、档案管理学、行政管理学、信息学、信访学以及会议组织学、调研学,还应了解相当的办公自动化知识、书法知识和速记知识等。只有这样,才能胜任工作,才会有较强的出谋划策的能力,干练的办事能力和一定的组织管理能力。
  
  3 秘书工作人员的心理素质
  
  3.1 要顽强自信 顽强自信是搞好工作的重要条件。秘书工作更应自觉地确定工作目的,树立自信心,并通过顽强不懈的努力去实现目标,完成任务。无论工作多么艰苦,多么繁重,甚至还单调乏味,都必须勇于克服这些困难,坚持不懈地达到目标。即使领导不在的时候,也要能自己拿定主意,在自己的职责范围内,果断地把问题解决好。
  
  3.2 要冷静理智 秘书工作人员对于自己的工作能力、水平以及常识都应有个实事求是的估价,做到“不以物喜,不以己悲”.要做到这样,首先要头脑清醒,在工作中既不自负也不自卑,保持清醒的认识,正确认识自己在领导群众之间、在整个社会之中的位置,襟怀坦荡,既胆大工作,敢于给领导提意见、出主意,又谦虚谨慎,积极主动地学习。
  
  3.3 要宽容大度 秘书工作人员要学会宽容大度,笑看人生。要做到这点首先是要有开朗稳健的心理状态。正确看待自己在工作中的地位,在困难时刻充分看到自己的成绩,看到光明的前途,避免动辄生气、斤斤计较,努力保持健康、持久、稳定的情绪,始终乐观开朗。其次,要有忍耐精神。常言道“能忍者自安”,忍耐不是无能,而是工作的需要,一个合格的秘书工作人员要学会忍受工作中出现的种种误解、委屈等,决不能因此耿耿于怀,甚至赌气怠工。因为秘书的形象,对领导工作的开展有着一定的影响。
  
  4 结束语
  
  总之,作为一名合格的办公室秘书工作人员,除了要具备良好政治素养和职业素养以外,还要不断地提高自身的职业修养,加强自己的综合实力,并且在工作中与其他部门的同事建立良好、融合的协作关系,与其他同事和谐相处才能做好秘书工作,很好地完成领导交办的各项工作任务。

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