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在学分制视域下对高校教学秘书工作的思考

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

  在学分制视域下对高校教学秘书工作的思考
  
  一、学分制下教学秘书工作面临的新问题
  
  1.教学秘书本身的问题。①人员构成复杂。从目前教务秘书人员构成上看,来源极为复杂:有应届本科毕业生,有转岗的专业教师和辅导员,有专职的行政人员,也有引进高层次人才的随调人员等。②业务能力参差不齐。有些教学秘书对所在学院的各专业教育规律和教学管理理论知之甚少,无法用理论来指导实践工作。实践证明,既有教育学专业背景又有一定教学经历和教学管理经验的教务秘书其业务能力相对较高,往往能够创造性地开展工作,实际上,这样的教务秘书亟缺。③待遇低,发展空间窄。目前各高校普遍实行岗位津贴制,主导精神是向教学科研一线、优秀骨干教师、拔尖人才、管理骨干倾斜,这种分配制度改革有利于调动广大教职工的积极性,有益于学校的长远发展。但在身份认定的标准上应该充分认识到教务秘书的教学管理一线作用。教务秘书工作任务重,自由支配的时间不足,不能评职称,个人发展空间一定程度受限。
  
  2.教学秘书工作面临的新问题。①面临新的教学文件和教学运行机制的问题。学分制下,教学秘书将面临的是不熟悉的新的教学文件(具有一定弹性和灵活度的各专业指导性教学计划、课程内容简介、选课指南等),新的基本制度(选课制、导师制),新的运行机制(选课运行体制、学籍管理运行体制)以及新的教学环节。教学秘书不仅需要面对每一位学生,每一位任课教师,以及教务处和相关职能部门,而且还需要了解每位教师的专业特长,每位学生的学习兴趣,以便更好地进行协调工作。教学秘书如何采用有效的操作方法使各环节得以正常、有序的进行,对学分制的有效实施起着重要作用。②面临复杂的课程安排问题。学分制管理的主要模式有很多类型,但无论哪种类型的学分制,其核心是选课制。学年制下的学生,从一进校门起,只能按照一个事先制定好的统一的严格的课程教学计划进行学习。教学秘书按此教学计划工作相对容易,相同专业,相同年级每班均执行同一种课表。从管理角度来讲较单纯,透明度较高。改制后,允许并且鼓励学生根据自己的能力和爱好,跨年级、跨专业、甚至跨系、跨校选修课程。数千人按照自己设计的课表选课,而且有的学生缺乏自我设计能力,不适应新的学习要求,盲目选课或趋易避难,或者对自己的选择把握不定。这就给排课、选择教师、组织考核、学分统计等带来一定难度,极易产生管理上的某些混乱。③面临复杂的学生学籍管理问题。目前,大多数高校的学籍管理体制都是根据国家大学生管理条例结合本院具体情况制定的学年制《学生手册》,对学生奖励、授予学位、学业警告等都做了明确规定。管理和操作起来相对容易。改制后,新的学分制《学生手册》规定在学籍管理上实行学分绩点制。即在学生成绩总表中要将学分绩点记载清楚,取消留降级,但在学期或学年中对于达不到规定的最低学分者,则应退学,以确保优胜劣汰。由于选课制的产生,使每一位学生会有不同的成绩总表,使得成绩管理、学籍管理的过程繁杂化,这给教学秘书在操作时带来相当大的麻烦。
  
  二、教学秘书的特点和工作职责
  
  1.教学秘书的特点。①辅助性。教学秘书是学院、系领导的参谋和助手。所以,辅助性是教学秘书工作的基本特征。所以教学秘书应兼有咨询和补偿功能。②服务性。教学秘书工作就是为学院、系领导和师生提供优质服务的,要为领导的决策性工作创造方便条件,提高工作效率和质量。教学秘书要为院、系各部门服务,为教师和学生服务,只有全心全意为这三方面服务,才能保证学院、系教学任务的顺利完成。③政策性。任何一个单位,任何一个领导都要在自己的工作中贯彻执行党和国家的方针、政策。作为助手的教学秘书,工作内容都与政策紧密相连,要认真贯彻执行相关政策和规定。
  
  2.教学秘书的工作角色。①称职的参谋和助手。教学秘书队伍是教学工作的最基层管理团队,是面向师生的服务者,这就要求教学秘书明确角色、正确定位,协助部门领导做好日常教学管理工作。教学秘书要切实做好有关文件的贯彻执行,维持正常的教学秩序,同时为领导和上级主管部门的决策提供可靠的第一手信息,在必要的情况下提出建设性的意见和建议,当好参谋助手。②求真务实的信息员。教学秘书是学校教务管理部门与具体教学单位间的桥梁,是师生沟通的纽带,起着上令下达、下情上报,联络师生的重要作用。教学秘书是学校教务部门与具体教学单位的桥梁。同时,教师调(代)课和停课、教学安排、学生对教师教学手段与教学方法的意见和建议等,也通过教学秘书联系和传递,是师生联系的纽带。③热情周到的服务员。全面地服务教学、服务教师、服务学生,是教学秘书的中心任务和本职工作。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理,是对教学计划实施过程中的常规管理,其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。真正把服务落实于各项教学管理工作中,为日常教学活动的顺利进行保驾护航。④严谨的档案管理员。在教学管理工作中,针对学校教学工作中发生的各类具有保存价值的文字、图片、图表、影像以及数据资料,教学秘书要有计划地将其按一定顺序或规则进行收集、整理、补充、存档。比如,培养方案、教学大纲、教学工作量、教学日历、教学进度表、教学课表、学生档案、学生成绩表、过往试卷、实习材料、毕业论文等,这些作为教学活动不可或缺的证据资料,因此必须做好教学档案收集、整理、存档,确保档案的条理性、完整性和正确性。
  
  三、做好教学秘书工作的路径
  
  实行学分制是一项系统工程,牵动着学校工作的方方面面。除以上列举的诸多问题之外,还会有主辅修制、导师制、双学位制等其他方面的问题,这就需要教学秘书充分认识到自己工作的特点和在工作中扮演的角色,以积极的态度,提高自己的水平,切实做好教学秘书的工作。
  
  1.理论上要理解熟悉学分制。教学秘书首先要通过认真学习,全面理解学分制,提高理论水平。弄懂高校改革为什么要实行学分制,学分制与旧的学年制比较有什么优势。只有从理论上明白了,才能在实际工作中方向明确,做到心中有数。其次要熟悉学分制下的专业培养(教学)计划以及选课原则,熟悉各专业的学分制指导性教学计划,这有利于配合教师教学,指导学生选课。
  
  2.思想上要明白管理就是服务。教学秘书要协助教学主任做好教学管理工作,既要协调好与上级主管部门教务处的关系,又要协调好与教师和学生的关系,对各方面工作都应做到热情服务,尽量避免因为自己的疏忽造成工作损失。在与上级主管部门教务处联系方面,做好教务处布置下来的工作。在与教师联系方面,学生选课需要了解任课教师,因此,教学秘书必须了解每位任课教师的学历、职称、专业特长、学术成果、教学水平等基本情况,选课前对学生进行介绍,最好建立计算机库,以便查寻。在与学生联系方面,由于选课有一定的自由度,更容易造成工作混乱,因此,与学生的联络畅通显得相当重要。可通过团学联、学生干部建立一个完善有效的信息网络,充分利用现代化的通讯设备,做到上情下达,下情上达,顺畅无阻。通过这个网络向学生发布选课情况、课程变化、考试安排、学习成绩等各种信息,同时,学生反馈的信息,也可通过这个网络很快反应到系里来。
  
  3.工作中要提高管理水平和计算机应用能力。首先,要熟悉学院或系里整套的教学管理文件,了解各管理环节的工作程序。其次,整个管理要靠手工操作是难以办到的,因此,必须应用计算机来展开工作。教学秘书应尽可能参与开发学分制的教务管理软件。教学秘书熟悉教务管理的实际流程,以便用软件能自动处理每个学生的选课单、各门课程的学时数等各种统计信息,自动统计形成各种标准报表,简化教务管理中诸多烦琐的工作。在学生成绩管理模块中应提供多种灵活的数据录入浏览方式,特别是提供学生选课信息,并能自动

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