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新时期高职院校行政秘书工作状况初探

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

  新时期高职院校行政秘书工作状况初探
  
  一、新时期高职院校行政秘书岗位职责分析
  
  作为一名高职院校的行政秘书,首先要明确自己应该做什么,才能对所做的工作进行把握并做好。高职院校的行政秘书的工作职责主要有,一是文字工作。学校对内对外的文稿的拟定,包括年度的工作计划工作总结、申请报告以及通知文件等。并对其进行审校、打印与发布,会议内容的记录与整理等。二是档案管理工作,主要是对各类信息、资料以及外来的文函进行归档保管等,对员工的档案进行登记、审核以及保管。三是工作的沟通与协调,负责行政管理层与师生员工的联系,学校各职能部门的联系,院系内各部门间合作的协调,并承担院系的接待、公关以及外联等事务。四是人力资源工作的管理,包括考勤考核、评定职称以及福利事务等,根据院系行政管理层的相关要求,协助院系行政组织编制组织架构,以怨报德人才招聘以及员工的培训等。五是日常行政工作的管理,协助并督促各项工作计划的完成,制度的实施落地,办公用品的采买与保管,固定资产的管理以及办公设备的维修与维护等,除此之外,还有会议安排与筹备,得到院系行政管理层的授权后,对有关文件资料进行审核并签署意见等。六是临时性工作以及突发性工作的处理,处理后及时向院系行政领导汇报。
  
  二、当前高职院校行政秘书工作现状分析
  
  根据行政秘书在工作中具有的特点,并结合地方高职行政秘书的实际情况,对二级学院的秘书工作中易出现的问题汇总如下三个方面:首先,工作任务较多并且繁琐。二级学院的行政秘书在工作中具有较多的头绪,工作的范围涉及面也较广,每天都有很多工作需要做,不但有各类文件的登记与传阅需要登记完成,各种会议的通知及各种来电来访需要接待与处理,另外,还要做好领导交办的临时性的工作。与此同时,需要与不同的老师和学生接触,对他们提出的问题要及时的处理。在实际的工作中有很多工作内容都不在行政秘书的岗位职责范围内。所以,行政秘书每天都在忙,每个月都在忙,但是,到年终总结的时候还是忙的没有头绪,没有成绩。其次,工作得不到足够的重视。二级学院的行政秘书的工作是非常繁忙的,给人的感觉就像在打仗,一件事连着一件事,经常是几件事放在一起做。不管干的多么辛苦,在领导的眼里都是理所当然的,而且,在年终的绩效考核的时候,行政秘书很少有人是优秀者。不管是学生还是老师,都要服务于他们,若服务做不好,就会有人投诉,所以,行政秘书不但不被重视,而且还没有什么回报。付出与回报无法形成正比,使得有些行政秘书心生抱怨。觉得不管干成什么样,都是一样的,心理容易产生消极,心情郁闷,工作起来没有积极性。最后,没有太多的晋升的机会。二级学院的行政秘书中有很多人并不是学秘书专业,有很多是引进的人才的子弟或是家属,从事行政事务通常不会得到高级的职称,评到中级职称就算是到头了。在实际工作中,高职二级学院的行政秘书得不到重视与关爱,不具备专业知识的培训与交流,也没有明确的职业规划,对未来也很渺茫。因此,就会使得行政秘书思想方面不稳定,没有积极的态度,对工作缺乏激情,对于相关的知识不能深入的研究学习。
  
  三、新时期高职院校行政秘书工作完善性策略分析
  
  首先,把角色定位明确下来,把秘书的岗位价值体现出来。角色的合理定位是把院系行政秘书的工作做好的关键,行政秘书必须做到角色的合理定位,才能起到化解困境的作用,开展起工作才会更加积极与主观。行政秘书对于职责的分工要有充分的了解,在院系的行政管理层中,行政秘书是主要的参谋与助手,并且,还是院系行政管理层与师生关系的纽带,起着非常重要的作用。所以,院系行政秘书在做办公室的工作的时候,不管是收发文件,会议筹备,协调办事,还是出谋划策,都要有服务意识,否则,不但会给工作的效率带来很大的影响,还会影响到老师与学生的心理,起不到良好的窗口表现的作用。其次,把特点认清,把服务的质量水平提高上来。行政秘书的工作具有非常显著的特点,那就是繁琐性、服务性与重复性。服务性也就是说秘书工作具有服务领导的性质。繁琐性就是工作具有非常多的头绪,涉及的面也较广,辛苦且非常零碎,不但费时间还费事。重复性就是指秘书的工作每天都会重复同样的工作,反复办理的事较多。所以,不但要注重特点,还要使工作的质量水平得到不断的提高。最后,把工作的意识强化起来,把工作的执行能力提高起来。一是把政治意识强化起来,在院系的办公室中行政秘书是一个较为特殊的岗位,在平日的工作中,行政秘书会代领导办事,对文件的上传下达,对内部事务的处理,以及各方面关系的协调,这就要求行政履书必须具有正常强的政治意识。因此,行政秘书一定要把自身的政治素养与理论水平提升起来,二是把服务意识强化起来。人才培养是高校中最为核心的职能,所以,行政秘书要把院系以及学校的整体利益放在中心,把服务育人的思想牢固的树立起来,全心全意做好行政管理工作。
  
  四、结语
  
  总而言之,我们国家的高职院校在不断的深化改革,对高职二级学院的行政秘书也提出越来越高的要求。所以,行政秘书必须从思想观念上进行转变,把角色定位明确下来,树立起服务的意识,对自己的综合素质以及能力不断的加强培养,平时多读书,多积累知识,虚心的学习,工作中要用心,从多角度、多方面来强化自己,不断培养自己工作的意识,提升自己工作的能力。与此同时,还要保持乐观开朗、积极向上的心理,保持刻苦的学习,锐意创新的工作态度,在工作中要踏踏实实,同时,还要与时俱进,为学校的健康发展贡献自己的力量,为学校的快速发展贡献自己的智慧。

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