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浅谈高校教学秘书工作存在的问题及对策分析

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

  浅谈高校教学秘书工作存在的问题及对策分析
  
  一、高校教学秘书工作的现状和存在的问题
  
  1.教学秘书工作没有受到充分重视
  
  当前高校教学秘书队伍的一个现实是,许多高校高度重视师资和科研队伍的建设,对于教学管理部分领导和教师认为仅仅是打电话、签收文件、排排课、管管成绩、安排考试、整理资料等一些简单的事务性工作,对教学管理更是抱有只要不出教学事故就行的态度。从而导致教学秘书无论在职称、职务、评奖、学习、培训等方面都比同学历的教师机会少,例如四川某高校在教学环节方面每年度会评“教学十佳”、“优秀教师”、“优秀实验员”“优秀辅导员”,而在教学管理方面没有设置任何优秀评定;并且教学秘书没有评定职称的机会,导致大部分教学秘书在工作了7、8年后还是初级职称,工资水平一直处于最低水平。这样严重挫伤了教学秘书的工作积极性,造成队伍不稳定,一些高学历、能力强的教学秘书转为教师、辅导员或调出高校。
  
  2.知识结构单一,学历层次和技术职称偏低
  
  下面以四川某高校为例,从2013年6月调查结果来看,教学管理队伍现状颇令人担忧。如年龄结构:35岁以下、35-50岁、50岁以上所占比例分别是51%、47%、1%,学历结构:博士仅占0%、硕士仅占16%、本科占60%、大中专及以下占24%,职称结构:正高占0%、副高占5%、中级占45%、初级及无职称者占50%.由此我们容易发现大多数教学秘书的学历在本科及以下,技术职称多在中级及以下,并且近年来招聘越来越多的编外人员做教学秘书。教学秘书既要参与教学计划的修订,教学任务的安排,教学过程的监督和管理,还要协调教师和学生解决各种问题。因此,专业不对口、学历和职称偏低的现象决定教学秘书很难更好地履行职责。
  
  3.教学秘书的工作程序不规范
  
  教学秘书在行政上属于院(系),在业务上却从属于教学管理部门(教务处),直接接受教务处安排。为此教学秘书工作经常陷入重复交叉的“两难”境地。再加上对教研室、教师和学生的临时性服务工作,使教学管理工作经常处于临时的应急状态,没有计划性和规范性。例如,监考教师在监考的时候没有按时监考,我们的教学秘书不能发挥基层管理者的管理智能,而只有充当“救火员”的角色顶替监考,由此来避免教务处督导的巡查,保证学院的教学管理环节没有教学事故。
  
  4.管理知识和专业知识缺乏,教学管理方法陈旧
  
  教学管理的主要任务是研究教学及其管理规律,改进教学管理工作,提高教学管理水平;建立稳定的教学秩序,保证教学工作的正常运行;研究并组织实施教学改革;努力调动教师和学生教与学的积极性。教学秘书想要顺利的开展这些工作,既要有教学管理知识又要有所在院系的专业知识,但是大多数教学秘书不是教育管理专业出身,不懂教学管理的相关知识,还有的虽然是教学管理专业毕业,但不懂所在院系的专业知识,还有一些教学秘书仍停留在事务型、经验型的管理层面上,教学管理方法陈旧,只习惯于上传下达、被动接受任务,工作上缺少创造性、积极性和科学性。
  
  二、教学秘书的角色定位和工作任务
  
  教学秘书是高校基层教学单位最直接的教学管理人员,是学校教务部门和院系教学主任的得力助手,是联系教务处、各学院、院系领导、教师、督学专家和学生之间的纽带,在教学工作中有着不可替代的作用。概括起来,教学秘书的角色定位和工作任务主要有:
  
  1.教学秘书是服务者
  
  这是教学秘书的基本职能,教学秘书要树立“立足本职、开拓创新、服务至上”的理念,具体体现在为教学、科研服务;为全体师生服务;为领导决策服务。主要是通过学籍管理、成绩管理、考务管理、教学运行的监督管理、日常教务工作管理、教材的征订和发放管理、教学档案管理等工作得以实现。
  
  2.教学秘书是基层管理者
  
  教学秘书是院系教学管理的基层管理者、信息反馈者。一是协助院、系分管领导对教学工作的一般运行进行管理。如对教师调停课的管理、辅导答疑的管理、听课的管理、教学计划的管理等。二是教学质量的保障和监控管理。广泛收集来自学生评教、教师评学、同行互评、教学督导专家和信息员的信息,对教师的教学质量进行全面调查管理和评议,协助院系领导对教学运行的全过程实施全程质量管理。
  
  3.教学秘书是沟通协调者
  
  教学秘书在具体的工作中,既要面临教务处、院系领导、教师和学生等多层面的协调工作;也要涉及到与各教学部门、与有关职能部门之间的协调。具体来讲,既要及时准确的完成教学管理部门和院系领导下达的工作任务,又要客观及时的将教学过程中的一些情况反馈上去。还要做好领导与教师、教师与学生之间的沟通协调关系。例如,每学期要根据教学计划的要求落实各个环节的教学任务,负责教师教学任务书、教师课表、学生课表等相关协调工作;协调课务安排与变动事宜,并及时将课务安排与变更情况通知任课教师和学生;负责选课、考务工作中教务处、各学院、师生之间的协调工作等。
  
  三、对解决教学秘书工作中存在问题的一些思考
  
  为了保障高校教学秘书队伍的稳定性,保证教学工作正常进行,维护良好的教学秩序。笔者针对目前高校教学秘书工作的现状及存在的问题,提出了以下几点对策:
  
  1.重视教学秘书工作,调动教学秘书的工作积极性
  
  学校应明确教学管理在学校管理中的重要地位,各高校应使工作在不同岗位的人员都能够得到相当的待遇,坚持公开、公平、竞争、择优的用人原则和合理的教学秘书人员进出机制。根据工作中的表现,给予教学秘书评优、升职和相当的评职称机会。由此来调动教学秘书工作的主动性和积极性。
  
  2.加强学习,提高教学秘书的专业能力和管理水平
  
  教学秘书既要有一定的理论水平,也要具有较强的实践能力才能顺利的开展工作。具体来说,教学秘书要掌握一定的教学管理知识、所在院系的专业知识、熟悉现代化办公的能力。这就要求各高校给教学秘书提供各种学习、培训和进修机会,着重提高和完善教学秘书的知识水平、管理水平、统筹计划能力、研究问题和解决问题的能力、表达能力、公文处理能力、沟通协调能力、收集和处理信息资料的能力,不断提高工作效益,使教学管理科学化、制度化、规范化、现代化。
  
  3.加强教学秘书思想意识
  
  教学管理复杂、多样,涉及方方面面,即使一个很小的环节衔接不畅都会对教学运行产生一定的影响。因此,学校应鼓励并要求广大教学秘书不断提高思想意识,充分利用空暇时间加强学习,不断提高自身的知识水平和研究能力,使自己在做好日常教学管理的同时,能从一些琐碎的教学事物中发现新情况和新问题,从中去总结经验,摸索规律,让教学秘书从教学管理工作促进教学管理研究,不断提高教学管理工作的科学性、现代化和规范化水平,
  
  4.加强考核管理,引入评优激励制度
  
  目前,很多高校,例如四川某高校,没有教学秘书的考核管理办法,只要不导致教学事故,干好干坏一个样(特别是编外教学秘书在工资水平上与在编教学秘书相差较大),导致了一些教学秘书没有进取心和责任心,极大

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