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如何提高秘书的办事办文办会能力

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

  如何提高秘书的办事办文办会能力

  秘书是当代领导者、主事者身边综合办理日常事务,即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办任务、提供跟踪服务的参谋助手。负有参谋助手、承上启下、协调服务、调查、信息督查等重大责任。要想提高秘书人员的职业素养,就必须加强对秘书人员的道德素养、业务素养和心理素养的培养。因此,秘书人员必须具备很高的职业素养,以便更好的胜任本职工作。下面就如何加强秘书人员的职业素养谈一下自己的看法。

  一、     加强秘书人员的职业道德素养

  秘书人员要搞好本职工作,一定有具有高尚的职业道德。所谓职业道德,就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。一个秘书人员,如果不能把"德"放在首位,即使有"满腹经纶"、"张良之才",也不能算是一个合格的秘书。提高秘书人员自身的职业道德素养,应该注意以下几点:

  1、要忠于职守顾全大局,坚持团结。做秘书,最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。秘书的高尚可贵之处,恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。决不在领导人之间说不利于团结的话,不在上下级之间办无原则的事,坚持正派公允,不感情用事,不拨弄是非。

  2、讲求工作效率。工作效率,是指在一个单位时间内的工作速度。对于经营家、企业家来说,时间就是效益,时间就是生命,应当把时间看得无比重要。要把时间看的无比重要。作的处理上,能早一天,就要早一天,能早一分钟就要早一分钟。"雷厉风行"这个成语,就是指的我们秘书的工作原则和应有的作风。

  3、要严守秘密。保守秘密关系到党和国家的根本利益,关系到国家的安全和社会主义现代化建设的顺利进行。保守秘密具有普遍性,是每个公民义不容辞的责任,而处于枢纽地位的秘书和秘书部门则显得尤其必要和重要,它不仅是秘书和秘书部门的重要职能,而且还是秘书工作的重要原则和重要纪律之一。作为一名称职的秘书,必须强化保密意识,明确新时期保密工作的方针和特点,遵守保密纪律,执行保密制度,切实作好保密工作。

  4、要注意协调关系。我们生活的社会是一个充满矛盾的社会,有矛盾就需要协调。秘书作为领导的耳目、助手和参谋,协调关系是他的基本职责之一。秘书协调,在领导工作和机关工作中占有重要的地位,发挥着重要的作用。(1)协调是秘书工作的一项基本职能;(2)它有利于领导工作的正常进行;(3)它有利于提高机关、单位工作的效能

  5、要实事求是,恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。如果秘书人员在工作中不负责任,办事拖拉,得过且过,势必会给工作带来损失,给单位带来影响,同时也是缺乏道德素养的具体体现。

  二、   加强秘书人员的业务素养

  秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法上,一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查、善于总结,才能不断提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思、列宁主义理论修养,认识问题的能力,对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这是秘书业务素养的土壤和肥料,也是业务素养的构成部分。那么,秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢?下面就5点加以探讨:

  1、终生学习---厚功底

  在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿充实生动;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐;向同事学习,取人之长,补己之短,努力做一个多专、多能的合格秘书。

  2、不断锻炼办事能力

  秘书要提高自己的办事能力,要求坐到:能正确理解和领会领导的意图、指示,熟悉职权范围,知晓办事渠道,遵循办事程序,了解有关业务,掌握工作规律,区分轻重缓急,抓住工作要害,并具有较强的交际能力、应变能力,能审时度势,因势利导,驾驭局势,将繁杂的机关、单位的事物处理的井井有条。尽可能地安排秘书人员深入调查研究,吃透"下情",广泛获取第一手资料。现今的时代,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性,另一方面又多半受过较高层次的教育,更加应有思考的独立性。作为一名秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会其意图。当然,秘书人员在强化自我意识的同时,还要注意自我意识和角色意识的对立统一。

  3、加强规范遵纪守法

  严格遵循政策法规和公文规范;以实事求是的精神,忠实地体现组织意志;准确把握客观规律、政策法规、组织意志和领导意图,是秘书撰拟公文最基本的要求,是公文有效发挥管理工具作用的基础。严格按党和国家的公文条例规范拟文,则是撰拟公文时必须遵循的准绳。

  4、办理业务能力

  作为一名成功的文秘人员,我自认为能让领导满意放心是天职,要想做到这些,必须得具备过硬的业务技能,必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如:对问题的理解,分析和处理能力,应变能力,社交能力,在实际生活中表现为替领导出谋划策,排忧解难。在顺境中,能让领导更借东风,在逆境中能帮领导力挽狂澜。由此可见,秘书人员应该具备一定的"谋略",应是足智多谋,善于谋划,是文秘者必备的素养,倘能谋划得当,受到领导的嘉奖,定能在文秘路上绽放异彩。

  5、积累经验灵活办事

  秘书的办事才干有许多方面,如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事,经常接受任务,汇报工作。领导人说话各自有不同的特点:或简或详、或快或慢、或直或曲,千差万别。有时,他说了,就认为秘书懂了。而事实上,秘书听到的与领导人头脑中想的总有一定差距。这就全靠秘书领会了。只有把意图领会了,把握准确了,才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。在日常工作中,对上对下,都不能说话过快过慢、罗索、冗长,词不达意。而应简练明白,富于感染力,忠于事实。只有这样,在上传下达过程中才能协调好、组织好。而协调、组织的能力要在平时的工作中不断的学习、积累和总结。

  三 、加强秘书人员的心理素养

  心理素养是秘书人员基本素养的基础。而秘书的心理素养,是指秘书在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定的、经常性的、本质的心理特点的总和。一个秘书如果没有良好的心理素养,是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员,必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态,坚定信心和意志,完善个人的乐观、豁达的性格。

  1、 平衡心理控制情绪

  情绪,指人的情感较强烈、带冲动性的外部表现。是一种高度扩散的兴奋或抑制状态。冲动性、情景性、短暂性和不稳定性是情绪的突出特征。秘书的情绪,是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。它是秘书实践活动主观方面的前提条件,受到自然环境、自身健康状况和社会环境等因素的影响和制约。要求秘书本身尽可能的冷静地对待社会环境、舆论评价等的影响,能驾驭和控制自己的情绪,经常保持积极、乐观、平静的情绪,防止并善于克服消极、悲观、烦躁的情绪。

  2、 坚韧的意志

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