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秘书在工作中快速成长的途径和方法

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

  秘书在工作中快速成长的途径和方法

  秘书作为领导者身边的参谋助手也是在主辅配合中的近身辅助,因而秘书的工作必须是与领导的公务服务相适应的。因为领导者在工作中要处理决策、指挥、协调、控制等,秘书在领导身边便能发挥其作用,比如在领导做出决策时及时的提供辅助和参谋,帮助领导更好的作出决策,从而分担领导的工作压力,强化、拓展、延伸领导的思路。可见,秘书的快速成长,对缓解领导压力、强化领导影响力有重要的积极意义。

  笔者认为,从以下几方面着手,有助于秘书在工作中快速成长

  放平心态,排除权利因素干扰

  第一,秘书要努力培养自己对工作负责的精神,坚决杜绝只对领导负责的作风。敬业的人才能做好本职工作。在实际工作中,经常会发现职场中部分人为了升迁,一味地讨好领导,失去工作原则,把自己的成绩前途押在领导喜好上。以领导的喜好为个人工作原则和依据,人为地加入了权力因素,干扰了正常的工作秩序。尤其作为和领导打交道多的秘书,要坚定立场、巧妙作答、实事求是、诚恳地为领导提供正确的意见和建议,从而有效避免某些领导利用手中的权利干扰正常的工作秩序的事情发生。

  第二,要以积极的心态对待挫折,努力培养直面迎接各种挫折的勇气。适度的挫折具有一定的积极意义,它可以帮助人们驱走惰性,促使人奋进。挫折又是一种挑战和考验。 英国哲学家培根说过:"超越自然的奇迹多是在对逆境的征服中出现的。"

  首先,挫折帮助你成长。人的成长过程是适应社会要求的过程,如果适应得好,就觉得宽心和谐;如果不适应,就觉得别扭、失意。作为秘书这一特殊职业,因其接触多是领导,担负着上下级沟通的桥梁纽带作用,难免会有受委屈。这时就需要秘书以大局为重,学会在不同环境、不同时间、不同对象、不同规范条件下调整行为,做到举止与行为的适应和得当。

  如德国天文学家开普勒,从童年开始便多灾多难,在母腹中只呆了七个月就早早来到了人间。后来,天花又把他变成了麻子,猩红热又弄坏了他的眼睛。但他凭着顽强、坚毅的品德发愤读书,学习成绩遥遥领先于他的同伴。后来因父亲欠债使他失去了读书的机会,他就边自学边研究天文学。在以后的生活中,他又经历了多病、良师去世、妻子去世等一连串的打击,但他仍未停下天文学研究,终于在59岁时发现了天体运行的三大定律。他把一切不幸都化作了推动自己前进的动力,以惊人的毅力,摘取了科学的桂冠,成为"天空的立法者".

  其次,挫折增强你的意志力。现如今职场竞争激烈,身处其中都会承受很大的压力,如果对各种困难体验不深,缺乏忍耐力,没有坚强的意志,那么,一遇到挫折就会被击垮。乌龟和兔子赛跑的故事告诉我们,只有坚持不懈,拥有顽强的意志力,才有达到目标的希望。实际上生活中许多轻度挫折,是意志力的"运动场",当你大汗淋漓地跑完全程,克服了生活的挫折,就会获得愉快的体验。心理学家把轻度的挫折比作"精神补品",因为每战胜一次挫折,都强化了自身的力量,为下一次应付挫折提供了"精神力量". 汶川地震灾区的恢复重建,以及日本人在今天大地震后表现出的淡定,就是很好的佐证。虽然地震整垮了他们的家园,但是并没有震垮渴望美好生活的人重建家园、恢复经济的决心,所以一个新的汶川城又很快拔地而起,相信日本国民也会早日走出灾难带来的阴影,重新开始的。

  再次,应学会善于化压力为动力。遇到挫折和失败或即将遇到挫折和失败, 会面临很大外在的心理压力,在这个时候,你是气馁,当逃兵,还是奋起,继续而勇敢地追寻?这对一个人来说是个很大的考验,很多名人、伟人在挫折和失败面前,从不低头、气馁,而是善于化压力为动力,从逆境中奋起。他们的成功经历很值得我们大家去深思,去学习。

  排除性别因素干扰

  在当今不断发展的社会中,从事秘书工作的女性越来越多。由于社会上对秘书工作的偏见和不良风气的影响,使秘书与异性领导的关系出现了一些微妙敏感的问题。因此,作为秘书必须正确对待与异性领导之间的关系,维护自己平等的人格尊严,自觉保持与领导在工作目标上的一致性。不能克意的取悦领导以谋求职位的晋升、获取特殊照顾或某种私利,这是秘书的职业道德所不容许的。在生活中,秘书对异性领导的关心和照顾要立足于公务,不能介入领导的私生活。所以,秘书要注意处理好这些思想上的误区,这样才能在工作上处理好与领导之间的关系。

  注重个人工作能力培养

  才干培养。秘书工作的内容丰富多彩,这就需要秘书人员具有一定的才干,包括办事能力、较强的文字表达能力等。办事能力是体现秘书能否完成工作和灵机处事的本领,这就要求秘书有一定的专业能力从而更熟悉秘书的工作,掌握工作规律、工作方法。秘书还应有理解和领会的能力、条理和驾驭的能力、口头表达能力、文字表达能力、交际能力等。其中交际能力尤为重要,如果一个秘书很善于交际,亲和力强,便容易接近,被人信赖,将有利于事务的开展,效率的提高。

  智能培养。由于才干的高低,要增强秘书人员的才干素养首先就要加强自身智能训练。应从知识积累、思维训练、灵机智力训练、记忆训练和反思(自省)能力这几个方面入手加强训练。对于秘书来说,知识的积累是非常重要的,要求秘书有较广的知识面,对涉及专业的知识则要懂得更多、更深,这样在写作的时候才有理可依,有据可查。秘书还应该具有一定的反思(自省)能力,孔家贤人曾子说过:"吾日三省吾身。"曹操也曾说:"伏自三省。"他们都有一个共同点—— "自省",只有常常自省的人,才容易开发智能和增长才干。

  心理素养培养。秘书要拥有一个好的心理素养,这对于做好一件工作很有必要。秘书在领导身边工作,事务繁重,精神紧张。如果心理素养不好,不但会影响自身的工作效率,同时也会影响到领导的工作效率。所以,要求秘书要具备乐观幽默的心态。身为一名秘书人员拥有乐观幽默的特质将为其处理与领导之间的关系提供更大的帮助。

  职业道德培养。所有的职业都有个共同点,那就是遵守职业道德,秘书行业当然也不例外。秘书工作是为领导者服务,机密性强,有许多工作只能埋头做,而所得的劳动成果却只有通过领导的工作实绩才能体现出来。这就要求秘书要自觉的遵守纪律,遵守其职业的道德准则。

  秘书工作原则

  诚实而不作假弄权。秘书最基本的要求就是踏踏实实尽心尽责地工作。秘书必须一心一意的对待工作,因为秘书是领导决策的坚定执行者和维护者,为领导提供详实地第一手资料作为科学决策的依据,坚定不移地贯彻领导的决策、执行领导的决定。

  顾全大局而不介入矛盾。秘书不能也不允许介入领导者私人之间或工作中的分歧和矛盾中。

  思维敏捷,快速成文,观察揣摩,模拟风格点

  秘书仅仅会写文章,或能写一手好文章是不够的,还必须思维十分敏捷,具有快速成文的技能。这是因为我们的时代是一个竞争的时代,决策的形成不能怠慢,秘书行文也必须抢速度。加之领导机关常有紧急事项,要求秘书尽快写出公文来,一切公务文章都是有时间性的,而不同于作家写小说,可以自由安排时间,古人讲的:"下笔如神"、"倚马可待",对秘书来说并不夸张。准确领会行文意图。秘书快速成文的前提,是要准确领会行文的目的意图。这样,才能思维清晰,逻辑清楚;收集资料适当够用而不漫天收集,浪费时间、精力;尽可能防止写作返工,返工是写快速文章的失败,一返工自然就快不了。如果所写文章较长,领导意图较难吃透,也可先快速写出提纲来,请领导审定,以加深对意图的准确理解。

  领导的讲话风格,与其经历、智慧、权位、个性与讲话的客观环境都有关系。宋朝苏轼《答张文潜书》:"其为人深不愿人知之,其文如其为人。"草拟领导讲话稿

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