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浅述外企文秘素质

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

  浅述外企文秘素质
  
  随着我国社会主义市场经济体制的不断完善和对外贸易的快速发展,商务秘书队伍迅速壮大,已经成为我国经济建设中不可缺少的重要力量。商务秘书是在工商企业从事文字处理、行政事务,为管理者提供商务性质辅助工作的人员,承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。全球一体化进程日益加快,要求商务秘书熟悉并运用经济规律和国际准则,能够卓有成效地将其专业素质、工作经验、综合能力等整合运用在商业运作中。
  
  一、文秘的概述及近年来外企的发展对文秘的影响
  
  1.1文秘的概述
  
  在现代语言中,对秘书的解释是多种多样的。《现代汉语词典》对秘书的解释是:掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
  
  国际职业秘书协会对秘书的定义是:秘书应是主管人员的一位特殊的助手,他掌握办公室的技巧,能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任,以实际行动显示出主动性和正确判断的能力,并且在所给与的权利范围内做出决定。
  
  外企秘书又指涉外秘书,也有称行政助理、行政秘书的。
  
  在外商独资企业中,涉外秘书常称为“private secretary”,此处的“private”一词,并非解释为“私人”,而是解释为“专业”、“专职”.在外商独资企业中,受公司人事部门委派,去某一上司手下工作,接受该上司的直接指挥,而服务、服从于公司整体利益的秘书,其酬金由公司支付,即某一上司的专职秘书。
  
  1.2外企的发展及形势
  
  当下的全球经济危机,我国很多企业都面临着裁员和倒闭的危险。可想而知作为国际经济的枢纽,外企遭遇了金融危机的重创。所以作为外企现应解决的是积极采取应对措施,迎接金融风暴的挑战。
  
  尽管金融危机给外企带来了巨大的影响,但是外企中员工所积累的应对挑战的经验与工作能力是非常宝贵的。正所谓“经济危机,危中有机”,经济危机带来的其实未尝不是中国发展的新动力与新机遇。
  
  1.3外企发展对文秘的要求及影响
  
  面对经济危机对外企的影响,文秘作为外企的一份子,应具备的不只是有着高学历,更应有着出色的工作能力和职业理念,同时应有着高抗风险能力和与国际接轨的素质。
  
  二、外企文秘应具备的素质
  
  2.1外企文秘要有很强的工作能力
  
  2.1.1文化基础知识
  
  秘书部门处于各个社会管理组织的枢纽地位,工作头绪多,接触面广,加之它的相当数量的工作是属于辅助领导者实施领导工作的,大都带有综合性和全局性,这就要求秘书人员必须具有较为广泛的知识,特别是要有与其所辅助的领导者的管理范围相适应的知识。而作为一个外企的文秘势必接触不同国家的贸易人事,这时拥有一口流利的国际通用语——英语是十分重要的。同时作为一个出色的外企文秘应了解外国文化风情(即相对应国家的文化知识),例如其喜好和禁忌。
  
  2.1.2信息处理
  
  (1)电话处理
  
  接打电话是秘书日常工作的一个重要内容,秘书每天都要通过电话进行大量对内、对外联络。在电话交流中,人们虽未谋面,看不到对方的表情和举动,但能感受到对方的态度和声音。所以接打电话是社会组织展示自己社会形象的一个重要窗口。
  
  (2)文案处理
  
  秘书的文案工作是指各种文案的制作,编辑、处理、整理。广义上讲,文案还包括从文案形成到办理完毕,单位的领导人、秘书人员及其他有关的业务人员都共同参与的一系列工作。文案工作对于保证机关组织政务畅通,文件办理准确、及时、安全具有重要作用。文案工作要求及时、准确、安全、精简和统一。
  
  2.1.3会议安排
  
  会议是实行集体领导的基本方法之一,它是集思广益、交流信息的重要方式,也是协调关系、解决矛盾的有效手段。所以作为一个合格的文秘在做好会议安排时应遵循细致周密、综合协调、灵活机动和热情礼貌的原则。
  
  2.2外企文秘要锻炼较强的交际能力
  
  2.2.1展会服务
  
  作为一家外企,参加展会是十分必要并常见的。展会是通过实物、文字、图表来展现成果、风貌、特征的一种推介形式,是一种既有市场性也有展示性的经济交换形式,是综合运用多种传播手段的公关专题活动。它是吸引投资者和合作者目光的有效方式。秘书要提供最佳服务,积极配合领导运用科学决策、规划、组织、沟通和控制手段,以最佳的时间,最低的成本和最高的效率,合理配置展会资源,实现展会活动目标。
  
  2.2.2外商接待
  
  外企时常要接待来自不通国家和地区的商人,在接待工作中,秘书要平等对待每一位外商,并且要有礼貌、热情周到、精简务实、确保安全和讲求时效。要给每一位外商留下美好的印象,充分展现一个有素质、高文化的现代顶尖秘书。
  
  2.2.3商务交际
  
  (1)秘书的一般社交礼仪
  
  秘书社交礼仪可以展示秘书人员良好的素质,它有助于增强秘书人员的沟通与协调能力,也可以帮助秘书人员改善组织形象。所以秘书在社交中应表现的彬彬有礼,学会接受对方、重视对方和赞美对方。并要求秘书人员的仪容礼仪的规范——身体部位无异物、无异味,要勤修理、勤修饰。在化妆时要遵守淡妆、庄重、协调和美化的原则。
  
  (2)秘书在社交中应具备的知识
  
  ①在相互交谈时,应当注意中外习惯上的差异。例如外国人见面打招呼常用“您好!”“早上好!”“晚上好!”等等。而我们

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