浅述外企文秘素质

浅述外企文秘素质

　　浅述外企文秘素质
　　
　　随着我国社会主义市场经济体制的不断完善和对外贸易的快速发展，商务秘书队伍迅速壮大，已经成为我国经济建设中不可缺少的重要力量。商务秘书是在工商企业从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。全球一体化进程日益加快，要求商务秘书熟悉并运用经济规律和国际准则，能够卓有成效地将其专业素质、工作经验、综合能力等整合运用在商业运作中。
　　
　　一、文秘的概述及近年来外企的发展对文秘的影响
　　
　　1.1文秘的概述
　　
　　在现代语言中，对秘书的解释是多种多样的。《现代汉语词典》对秘书的解释是：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
　　
　　国际职业秘书协会对秘书的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊的助手，他掌握办公室的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给与的权利范围内做出决定。
　　
　　外企秘书又指涉外秘书，也有称行政助理、行政秘书的。
　　
　　在外商独资企业中，涉外秘书常称为“private secretary”,此处的“private”一词，并非解释为“私人”,而是解释为“专业”、“专职”.在外商独资企业中，受公司人事部门委派，去某一上司手下工作，接受该上司的直接指挥，而服务、服从于公司整体利益的秘书，其酬金由公司支付，即某一上司的专职秘书。
　　
　　1.2外企的发展及形势
　　
　　当下的全球经济危机，我国很多企业都面临着裁员和倒闭的危险。可想而知作为国际经济的枢纽，外企遭遇了金融危机的重创。所以作为外企现应解决的是积极采取应对措施，迎接金融风暴的挑战。
　　
　　尽管金融危机给外企带来了巨大的影响，但是外企中员工所积累的应对挑战的经验与工作能力是非常宝贵的。正所谓“经济危机，危中有机”,经济危机带来的其实未尝不是中国发展的新动力与新机遇。
　　
　　1.3外企发展对文秘的要求及影响
　　
　　面对经济危机对外企的影响，文秘作为外企的一份子，应具备的不只是有着高学历，更应有着出色的工作能力和职业理念，同时应有着高抗风险能力和与国际接轨的素质。
　　
　　二、外企文秘应具备的素质
　　
　　2.1外企文秘要有很强的工作能力
　　
　　2.1.1文化基础知识
　　
　　秘书部门处于各个社会管理组织的枢纽地位，工作头绪多，接触面广，加之它的相当数量的工作是属于辅助领导者实施领导工作的，大都带有综合性和全局性，这就要求秘书人员必须具有较为广泛的知识，特别是要有与其所辅助的领导者的管理范围相适应的知识。而作为一个外企的文秘势必接触不同国家的贸易人事，这时拥有一口流利的国际通用语——英语是十分重要的。同时作为一个出色的外企文秘应了解外国文化风情（即相对应国家的文化知识），例如其喜好和禁忌。
　　
　　2.1.2信息处理
　　
　　（1）电话处理
　　
　　接打电话是秘书日常工作的一个重要内容，秘书每天都要通过电话进行大量对内、对外联络。在电话交流中，人们虽未谋面，看不到对方的表情和举动，但能感受到对方的态度和声音。所以接打电话是社会组织展示自己社会形象的一个重要窗口。
　　
　　（2）文案处理
　　
　　秘书的文案工作是指各种文案的制作，编辑、处理、整理。广义上讲，文案还包括从文案形成到办理完毕，单位的领导人、秘书人员及其他有关的业务人员都共同参与的一系列工作。文案工作对于保证机关组织政务畅通，文件办理准确、及时、安全具有重要作用。文案工作要求及时、准确、安全、精简和统一。
　　
　　2.1.3会议安排
　　
　　会议是实行集体领导的基本方法之一，它是集思广益、交流信息的重要方式，也是协调关系、解决矛盾的有效手段。所以作为一个合格的文秘在做好会议安排时应遵循细致周密、综合协调、灵活机动和热情礼貌的原则。
　　
　　2.2外企文秘要锻炼较强的交际能力
　　
　　2.2.1展会服务
　　
　　作为一家外企，参加展会是十分必要并常见的。展会是通过实物、文字、图表来展现成果、风貌、特征的一种推介形式，是一种既有市场性也有展示性的经济交换形式，是综合运用多种传播手段的公关专题活动。它是吸引投资者和合作者目光的有效方式。秘书要提供最佳服务，积极配合领导运用科学决策、规划、组织、沟通和控制手段，以最佳的时间，最低的成本和最高的效率，合理配置展会资源，实现展会活动目标。
　　
　　2.2.2外商接待
　　
　　外企时常要接待来自不通国家和地区的商人，在接待工作中，秘书要平等对待每一位外商，并且要有礼貌、热情周到、精简务实、确保安全和讲求时效。要给每一位外商留下美好的印象，充分展现一个有素质、高文化的现代顶尖秘书。
　　
　　2.2.3商务交际
　　
　　（1）秘书的一般社交礼仪
　　
　　秘书社交礼仪可以展示秘书人员良好的素质，它有助于增强秘书人员的沟通与协调能力，也可以帮助秘书人员改善组织形象。所以秘书在社交中应表现的彬彬有礼，学会接受对方、重视对方和赞美对方。并要求秘书人员的仪容礼仪的规范——身体部位无异物、无异味，要勤修理、勤修饰。在化妆时要遵守淡妆、庄重、协调和美化的原则。
　　
　　（2）秘书在社交中应具备的知识
　　
　　①在相互交谈时，应当注意中外习惯上的差异。例如外国人见面打招呼常用“您好！”“早上好！”“晚上好！”等等。而我们却常用的“上哪儿去啦？”“干什么去？”等，外国人一般不用。
　　
　　②有的人在交谈时，一心只讲自己感兴趣的事情，而不问别人是否感兴趣。这容易引起别人的反感，最好是相互交谈。在交谈时，应面向对方，注意倾听对方所谈；不要轻易打断别人的发言，也不要左顾右盼，目视别处。
　　
　　③别人正在交谈，不要凑前旁听；如果你有意参与他人谈话，则应视情况相机加入，不可勉强。谈话现场超过三人时，应适当照顾所有在场人员，不要只同其中一二人攀谈，而冷落其他人。
　　
　　2.3外企文秘应具备与领导相处的能力
　　
　　作为领导身边的人，秘书有更多的沟通和展示自我的机会，也和领导有更多的非工作性质的社交活动机会，因此他们比普通职员和老板的关系更融洽。但是，凡事有两面，秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并没有时间顺序，而秘书要分清轻重缓急，庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等，哪个在先哪个在后，如何为上司安排，全看秘书的眼力见儿了。一个成功的秘书必须与老板形成默契，学会有效的沟通，赢得老板的信任并与之愉快相处，这是秘书必须具备的基本职业素养。秘书在做好领导左右手的助理工作中，更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。
　　
　　另外，领导性格各异，有的喜欢独自思考问题，有的喜欢同别人一起商量，秘书在参与老板管理决策的过程中，一定要注意适可而止，因人而异，不可越位。
　　
　　三、结语
　　
　　本文通过对外企文秘素质的分析，充分展示了作为一个现代化的商务秘书应具备的各种条件和素养。同时随着中国外贸的快速发展，作为一个文秘我们必须不断充实自己的知识面，并加强自身的修养，以便能适应外企的不断进步和对外经济的迅猛发展。

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