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浅谈公关文秘在工作中如何做到内外兼修

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

  浅谈公关文秘在工作中如何做到内外兼修
  
  对于一个社会机体来说,秘书工作处于确保脉络贯通的中枢地位,由于它具有沟通上下、联系四方的特殊功能,因此,秘书人员的形象也便在很大程度上展示着一个部门、一个单位的整体面貌。而公关文秘的礼仪及个人形象,由于处于特殊的系统,也便有着更高特殊的要求。
  
  公关活动中文秘人员的形象设计内涵是多方面的,诸如,得体的外在形象与行为举止,较高的理论素养与专业水平,强烈的事业心与奉献精神,处事干练而又善于应变的能力,等等。因此公关文秘人员的形象设计内容广泛且具有综合性,它包含众多内容,现重点分析以下方面。
  
  一、秘书在公关活动中的礼仪修养与自我完善
  
  礼仪修养是通过秘书的日常工作活动表现出来的。对于整个社会,整个组织来说,它是组织文明程度,道德风尚的真实反映,是文秘人员自身思想水平,文化修养和交际能力的外在表现。因此,这就需要在实践中不断地自我完善。
  
  (一)树立形象,完善自我
  
  一个人的自我形象是内外结合、形神兼备的统一体,是个人气质、风度、言谈、举止等心理和行为因素和谐的综合体现。建立良好的“内在形象”,包括以下方面:
  
  1.外在形象:端庄大方,洒脱精干。注重修饰仪容仪表,合理搭配服饰,努力规范行为举止。
  
  2.言语形象:言谈风趣,举止文明。个人言语形象是个性心理品质和修养,能力的灵活体现。
  
  3.内心形象:心理健康,知识丰富。
  
  (二)加强礼仪修养,永葆魅力
  
  1.真诚:公关活动中文秘人员与人交往时真心诚意,心口如一。待人真诚的人,才会得到别人的信任。
  
  2.热情:热情会使人感到亲切,温暖,从而缩短人与人之间的感情距离。
  
  3.温和:公关活动中文秘人员与交往时,应态度温和,说话和气,有耐心,待人不严厉,不急躁,不粗暴。
  
  4.大方:公关活动中文秘人员是代表组织与外界沟通联络,参加各种社交活动,所以要讲究姿态和风度,既稳重端庄,又落落大方,举止自然,讲话,表演,道歉,走路等都要大方,表现出自信和成熟,为企业塑造良好的形象。
  
  5.幽默:公关活动中文秘人员应当争取交往中的主动地位,言谈幽默风趣,使别人觉得因为有了你而兴奋,活泼,得到启发和鼓励。
  
  6.注意小节:有的人做事大大咧咧,行为没有拘束,不拘小节,如进入他人会议室,推开门就往里闯;展览会上随便触摸展品。不拘小节反映是一个人的行为修养较差。作为一个文秘人员,在公关活动中,注意小节,彬彬有礼是最起码的交往行为修养。
  
  二、秘书在公关活动中的知识结构与文化涵养
  
  完整的知识体系是从事公关事务文秘人员整体职业素质的重要内容之一。文秘人员应该具有一定的知识结构和较高的文化涵养。公关文秘人员的知识结构包括公共关系方面的知识、秘书学专业知识,及相关学科知识,呈“T”型知识结构。在公共关系活动中,秘书应从以下几个方面提升自己的文化涵养。
  
  (一)学习公关、文秘方面的基本理论和实务知识,使自己功底扎实
  
  加强对专业知识的学习,掌握深厚、扎实的基础理论,熟悉精通相关的基本理论知识,提高自己的知识修养。
  
  (二)广泛浏览科学文化知识,使自己博学多才
  
  公关文秘学是一门新兴的“聚合型”边缘学科。①它与众多学科之间有着极为密切的相关性。我们不仅要吸取公共关系学和秘书学的大量知识单元,而且还要借鉴其他相关学科的知识,如管理学、传播学、写作学、新闻学、心理学等。这是丰富自身知识与自身修养的需要。
  
  (三)学习社会知识,不断实践
  
  在个人形象设计时,要以主动积极的态度,坚持理论联系实际,把自己学到的公关文秘知识应用于工作实践的各个方面,要学会适应各种特定的服务对象,如在政府部门、公司企业等不同场合,必须具备相应的社会知识,时刻以礼仪的准则来规范自己的音容笑貌、言谈举止,培养良好的个人习惯。
  
  (四)加强美学修养,陶冶情操
  
  公关活动中文秘人员要加强美学修养,对形体美、心灵美、行为美、语言美等应有正确的理解,对生活美、环境美、艺术美、情感美应准确地鉴赏和把握,从而陶冶情操,提高审美情趣。
  
  三、秘书在公关活动中的能力素质与智能修养
  
  智能是指人的智力和能力,公关文秘人员应加强智能修养,锻炼超群的观察、分析和解决问题

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