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乐观自信的秘书(论文)(1)

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

原文名:做高素质的秘书人才
   ——论秘书乐观、自信的心理素质的重要性

  作者:陈志彩

  【摘要】 中国加入WTO后,在社会主义市场经济体制逐步成熟的条件下,企业对人才提出了更高的要求。秘书人员面对这一严峻挑战,要以乐观、自信的态度去积极面对。文章围绕着乐观、自信的定义及相互关系,阐明了秘书培养乐观、自信精神的重要性,还联系实际阐述秘书应如何提高自信这些方面。表明了秘书人员要同时增强知识能力素质和心理素质,做新世纪的高素质的秘书人才的观点。
  【关键词】 秘书 素质 心理素质 乐观 自信

  秘书是一项常青的职业,古今中外,各行各业都需要秘书。可以说,有了社会组织和文字,就形成了文牍性很强的秘书工作;有了国家,便出现了为统治者服务的国家秘书工作。秘书工作在我国历史悠久,早在汉代就已出现了“秘书”一词。

  在我国,秘书学界就给“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念:“所谓秘书,就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”

  而随着我国对外开放的加深和对外联系的加强,国内企业的对外贸易也越来越频繁。这样,在“秘书”这一种概念下,就有了一个新的属概念“涉外秘书”。所谓涉外秘书是指在我国“三资”企业和外贸、外事、海关、银行、税务保险、宾馆商场等涉外单位供职的秘书。

  在今天,秘书已成为世界范围内覆盖面最广的职业之一,被称为现代社会的第361行。

  (一)秘书的工作性质

  由以上的定义我们可以看到,秘书作为一种社会职业,其是从属、服务于领导的。其主要内容就是指秘书工作本身不能脱离它所服务的领导而独立存在,领导工作涉及到哪里,它的工作范围就延伸到哪里。尽可能地为领导、机关创造各种便利条件,以提高其工作效率和工作质量。所以说,从属性、服务性、辅助性就是对秘书工作性质的最好概括。

  (二) 秘书的工作性质

  秘书工作从属性、服务性、辅助性的根本性质,决定了秘书工作的一系列特点。秘书工作是从属于领导工作,秘书主要是为领导服务的。事无大小,只要是与领导、与上司有关的工作,都必须秘书亲自处理。可以说,繁、杂、忙、累四个字就是对秘书工作特点的最适当的形容。

  正是这一复杂的工作特点,对秘书的心理就有了特殊的要求。

  (三)人的心理

  人的心理是外部客观世界在人脑中的反映,它直接支配着人的言谈举止,心理素质是文秘人员基本素质的基础。每个社会工作者从事某种事业都要具备本行业所需的思想,道德,智能修养。由于工种不同,自身的性质,爱好,心理等因素对工作也起着大小不同的作用。要想成为一个成功的文秘人员,必须学会调整自己的心理平衡,保持良好的心态,努力培养高雅的气质,完善个人的乐观、豁达的性格。

  (二)涉外秘书的心理素质

  涉外秘书的心理素质是指她们在供职时表现出来的经常和稳定的心理特点。涉外秘书从事的是脑力劳动,这一劳动头绪多,范围广,内容杂。其心理活动频繁。美国福丽斯在《成功的秘书》一书里曾列举现代秘书的各种职责,其中包括:“打字、归档、接待来访、处理函件、编写报告、在上司不在时处理日常事务”等等。面对如此繁杂的任务,一个秘书如果没有良好的心理素质,是难以胜任这项工作的。

  但同时,我们看到,即使我们秘书人员如此的默默做好本份工作,但仍会遭到社会上一些人士的世俗偏见。诚然,是有一些心术正的秘书利用职务之便进行一些不法行为,不道德交易以获得自身利益。给社会,人们造成了极坏的影响,带给人们对这一职业的偏见,也给秘书带来极大的心理压力。

  我们可以从以下的例子中看到造成这一偏见的原因:

  1.时代发展到今天,有些秘书不是把工作重点放在文秘写作和其他工作上,而是一门研究领导的心理和爱好。他们还从前清奸臣和坤那里学习到一套吹拍哄骗的本领,把领导服侍的舒舒服服。有的还哄骗那些贪官进赌场,帮他们找“三陪女”,掩护“二奶”,变着法子到下面索要贿赂,这样的秘书实际上已经成了腐败分子的走狗和帮凶。

  2.还有一种变了味的秘书,那就是少数高官和大款用的女秘书。这种秘书靠的不是本事而是脸蛋,她们不干工作,只为领导提供全方位工作。正是这种人,亵渎了秘书的称号,贬损了这个职业的名声,让很多人一提起女秘书,就想到“三陪女”,“二奶”,“小蜜”这样的名词,也让一些真正能当好秘书的女性蒙受无端的歧视。
  所以,秘书要想在这一行业中有所作为,打破人们对此存在的偏见,就要有一个健康,坚强地心理素质。我认为,秘书必须具备的心理素质要求中,乐观、自信是最重要的。乐观的人能以开朗的心态积极面对来自社会上工作上的压力;而自信的人则能在工作中,交际中得心应手,表现出色。充分发挥出秘书人员的作用和魅力。

  我们一味强调秘书要有乐观的态度,有幽默的性格,为什么它们如此重要呢?

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