您现在的位置: 范文先生网 >> 范文大全 >> 文秘工作 >> 正文

秘书工作的一般特征(1)

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

秘书工作的一般特征,是指各类秘书工作都具有的,但又不同于其它工作的特征。一般特征不同于本质特征。秘书工作的本质特征决定秘书工作的一般特征;秘书工作的一般特征反映秘书工作的本质特征。秘书工作的本质特征只能有一个,秘书工作的一般特征可以有多个。揭示秘书工作的一般特征,既有利于进一步认识和把握秘书工作的本质特征和规律,也有利于全面认识秘书工作的特征,有针对性地做好秘书工作。

   一、机要性与群众性相统一

   秘书工作是一项机要性很强的工作。汉语“秘书”一词,就包含有“秘密”的意思。英语中的“secretary”(秘书)一词中的词干“secret”,俄语中的“ceKpemapB”(秘书)一词中的词干“cekpem”,它们的意思都是“秘密”。这种惊人的相似,恰恰反映出秘书工作都具有机要性。这是因为,秘书工作是辅助领导工作的,而各级领导中枢都是机 密核心,秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关,秘书人员在领导身边工作,必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书,掌握很多重要情况,机要性更强。革命战争年代,我党曾派遣许多地下工作者打入敌方内部,担任敌方党政机关和军队系统的机要秘书,为我党我军提供了大量重要情报,为保护党中央的安全,夺取革命斗争的胜利作出了重要贡献。秘书部门是一个核心要害部门,秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系。保密与窃密的斗争,实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现;在经济领域中侧是经济斗争的一种表现形式。正因为如此,古今中外的领导者在选拔、任用秘书人员时都很慎重,要求政治上绝对忠实可靠,有高度的保密观念,严格的保密纪律,严守各种机密。我们党和国家对秘书人员的选用条件也是十分严格的,专门制定颁发了机要秘书工作的规定,任用前要进行政治审查,任用后要经常进行保密教育,都是出于秘书工作的客观需要。因为办公厅是一个要害部门,是一个核心要害部门,秘书人员在领导身边工作,机密知道的比较多。所以,办公厅工作人员要有政治上的警惕性,要注意保密,遵守保密纪律。

   但是,也必须看到,秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心,是联系各方面的桥梁和纽带,其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制,许多决策的实施,都直接涉及群众的切身利益,必须广泛听取群众意见。在各项政策实施过程中,秘书人员必须密切注意信息反馈,倾听群众呼声,才能纠正可能出现的偏差,防止矛盾激化。秘书工作不仅是为领导服务的,也是为群众服务的。这种服务既有间接性,也有直接性。秘书工作主要是通过直接为领导工作服务来体现为人民群众服务的,因为领导是为人民群众服务的。秘书人员处理群众来信,接待群众来访,进行调查研究,协调机关工作就是直接面对群众的工作。人们常说,秘书部门是机关的“窗口“和“门户”,也是从这个意义上说的。因此,秘书人员必须树立群众观念,密切联系群众,关心群众的疾苦,及时向领导反映群众的心声,成为领导联系群众的桥梁,而不是横在领导与群众之间的一堵墙。

   秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系,二者相互依存,相互结合,不可分割。如果只看到秘书工作的机要性,而忽视秘书工作的群众性,把自己完全封闭起来,拒群众于干里之外,就会割断领导与群众的联系,脱离群众,造成信息不灵,情况不明,滋生官僚主义和衙门作风,损害领导机关的形象和威信;反之,如果只看到秘书工作的群众性,而忽视秘书工作的机要性,就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕,内外无别,泄露机密,给党和国家及组织自身造成不应有的被动和损失,其后果不堪设想。因此,秘书工作者必须妥善处理好二者之间的关系,既要始终坚持密切联系群众,又要时刻注意保守机密。但是,就秘书工作的个性特征而言,机要性是它的主要方面,因而,当保守机密与联系群众发生冲突时,应把保密放在首位。

   二、综合性与专业性相统一

   秘书部门不是领导机关的专项业务部门,而是机关的综合部门。因此,秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛,具有突出的综合性,包括起草综合性的文电,提供综合性的信息,进行综合性的调研,处理综合性的事务,综合各部门的情况,办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性,更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括,使之由个别上升到一般,由现象深入到本质,总结出带规律的东西,这种综合才是秘书工作的真正内涵。这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。任何一级领导者都处于不同层次的管理系统全局位置上,都必须总揽全局,预测发展,统筹规划,综合协调。各级秘书部门和秘书人员,作为各级领导的参谋和助手,这种地位决定了秘书工作高度的综合性。从机关的整体结构功能来看,任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合,才能形成合理的机关结构,而且机关层次越高,业务部门越多,越需要加强综合协调工作,以便发挥机关的整体功能。而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门。它要求秘书人员必须具有全局观念,立足领导工作全局,站在领导者的角度观察、分析和处理问题,提出参谋建议,做到不在其位,当谋其政;必须具有较宽的知识面,成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”,以适应领导者驾驭全局的需要;必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力,才能做好秘书工作。

下页更精彩:1 2 3 4 下一页