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做个高效工作的秘书(六)

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

社会是复杂的,人也是复杂的。要把一件事情搞清楚是很不容易的。秘书人员由于在工作过程中接触的人多而且杂,所以在处事过程中更需要很多的技巧。这些技巧包括:学会洗耳恭听;处处留心;一目十行;百问不烦;不可轻信等。

  1、洗耳恭听:秘书是办事的,听懂事情是办好事的前提。在听的过程中秘书要注意不要随便打断别人,不要漫不经心,不要强加于人。这些都是秘书与同事相处时候必须掌握的。作为秘书,经常接触领导,如何倾听领导的谈话,接受指示,领会意图,也是非常重要的。所以秘书要学会注意听,拼命记,听不明白一定要及时请示,以免执行中出现偏差。平时多注意事情的来龙去脉,避免听不明白。此外,秘书还要尽可能站在领导的角度去想问题,这样才能深切领会他们的意图。
  2、处处留心:越是烦杂的工作就越需要细心。秘书在平时的工作生活中如果不能做到处处留心,办事能力肯定不会提高。
  3、一目十行:有的秘书在工作中需要看大量的文件,一目十行的技巧对于他们来说是必需的。有经验的秘书面对大量文稿时不会认为这是坏事,文件多,接受的信息也就多。看大量文件时候的技巧主要是抓住头尾,先看提要,记住要点,注意但是等转折词等。一目十行的能力需要逐步培养,不可操之过急。
  4、百问不烦:秘书人员为了工作要经常与人打交道,要弄明白一些事情就难免要向人提问。问得不好,一句话就可能把局面弄紧张;问得不妙,几句话就可能让对方厌烦。所以在这个过程中也是要掌握一些技巧的:
  了解谈话对象的身份、年龄、经历、文化程度、脾气性格等。不同的人区别对待。
  向对方交代自己的身份、来意,特别说明为什么找对方,尽快建立融洽关系。
  问题要问得简单明确而具体,对方能够回答。
  给对方留下思考的时间,不要紧追不舍,引起对方的反感。
  关键地方请对方讲清楚,不可争辩,更不可说教。
  要认真倾听,不要轻易打断对方。
  要边听边想,发现有价值的问题继续深挖下去。
  尽量缩短时间。
  注意给对方保密,尤其在取得对方的信任后就更需要如此。
  5、不可轻信:要注意分析自己的谈话对象。在没有弄清楚情况的前提下,不妨把谈话对象所说的东西简单记录下来,以便分析。
  
  作为一个秘书人员,在办事过程中要掌握一些技巧和艺术,这些艺术包括一次完成的艺术、化繁为简的艺术和委曲求全的艺术。
  所谓一次完成的艺术就是指在办事工程中尽量在办事前把细节想好,一蹴而就。一次完成是处理艺术的一个高峰,同样一件事情,有的人一下就解决了,有的人需要两次、三次乃至拖拉上很长时间也办不完,严重影响工作效率。要锻炼出一次完成的办事能力就需要秘书平时多看多想、全面了解情况。
  
  有一个经验丰富的司机,开车来到一座桥下的时候发现桥身比车略矮了一些,司机施尽浑身解数仍然不能通过,正准备绕道而行的时候一个小孩子告诉他:把车胎放一些气就行了。司机恍然大悟,原来很简单的事情却被自己搞复杂了。小孩的头脑比大人要简单,想的办法也是简单的,然而却是可行的,生活中、工作中有许多问题其实都是可以化繁为简的。

  秘书人员在工作中有许多事情要处理,如果用复杂的方法,很可能越处理越复杂,不妨换个角度想想,用最简单的方式去处理最复杂的问题。
  
  作为秘书,有的是侯很需要自己受点委屈,求得问题的解决。这里的委曲求全指的是”自亏处理”,有句话说:神仙打架,百姓遭殃。当事情涉及秘书人员本人和其他人的利益关系时,切不可死活不让步。秘书必须具备整体效益的观念。

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