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新世纪的专业秘书

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

专业秘书的必备条件,与传统秘书截然不同,20世纪的秘书所被赋予的职责,是消极地等待主管的命令,配合周围的工作环境;而新世纪来临之际,由于网络的四通八达,企业扁平化、全球化的发展,促使秘书积极顺应变局,创新思维。因此,21世纪的秘书,除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重等传统的标准之外,还应具备现代条件:
  
  第一,有问题,能自己找答案。资深参谋人员应为主管设想出合理的方法,要主管做选择题而非是非题。
  
  第二,情绪问题,能自行排解。世界上95%的秘书都是女性,下个世纪无疑将是女性发展最快速也是最具挑战机会的世纪。专业秘书必须克服自身的情绪问题,力求成熟稳重。
  
  第三,不断给自己找机会。化被动为主动。危机就是转机。
  
  第四,随时准备。许多秘书抱怨加班,比老总还忙,这就违反了秘书工作的要求。主管随传随到这是必须的。
  
  第五,话不多但中听。多数主管都很忙碌,没有时间听闲话。所以秘书在回答前必须思考,做到能言不繁。第六,做事有分寸。做秘书最难的一件事,是揣度主管的心意。许多反应及作风都是在日积月累的沟通和协调中了解的。所以过度反应是需要避免的。
  
  第七,凡事多观察。秘书就像气象局一样,主管及办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境,而非要环境适应你;要改变自己而非改变他人。
  
  第八,能设身处地的考虑。秘书是未来办公室资讯的整合者,在这个前提下,你所拥有的资源最多也最完整,所以你的思维应该不是单一的,而是整合的。
  
  第九,能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适当的出现,配合主管完成工作。所以你的沟通协调能力是相当重要的。
  
  第十,有公关能力。秘书工作会涉及更多的顾客服务,也就是对外涉及联络的能力。秘书也将逐步迈向公关经理人或甚至发言人的角色。

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