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秘书不能越位

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

我们强调,秘书要准确地认知自己的社会角色,摆正自己的社会位置,目的是为了防止和克服"越位"现象,找到一个稳妥的出力方式。
  
  "越位"是下级在处理与领导关系过程中常发生的一种错误。其主要表现为:
  
  (A)决策地位。决策,作为领导活动的基本内容,处于不同层次上的领导者其权限是不一样的。在办事过程中,有些决策可以由秘书做出,有些决策则必须由领导做出。有的秘书人员不能充分认识到这一点,明明应由领导做出的决策,他却超越权限,自己擅自做出。
  
  (B)表态越位。表态,是表明人们对某事件的基本态度,一般与一定的身份相联系。超越身份,胡乱表态,是不负责的表现,是无效的。一般说来,单位之间交涉问题,对带有实质性问题的表态,应由领导或领导授权才能进行。而有的人作为秘书,却没能做到这一点,领导未表态也没授权,他却抢先表明态度,造成喧宾夺主之势,陷领导于被动。
  
  (C)干工作越位。哪些工作应由谁干,这里面有时也有几分奥妙。有的人不明白这一点,有些工作,本来由领导出面做更适合,他却抢先去做,从而造成干工作越位。
  
  (D)答复问题越位。有些问题的答复,往往需要有相应的权威。而有的人明明缺乏这种权威,却擅自答复,这也是越位。
  
  (E)在某些场合越位。有些场合,如同客人应酬,参加宴会,也应适当突出领导,有的秘书,张罗过欢,显自己过多,显领导太少,这也不好。我们常从电视里看到,中央领导接见先进人物,参加宴会,一般主要领导走在前面,给的镜头要多些;照相也都是主要领导处于显赫地位。这点,我们在处理秘书与领导关系时,很有必要借鉴。在某些场合,最好也要注意不越位。
  
  发生越位行为的原因很多。从领导角度说,有的单位或部门可能"兵强将弱",领导控制不了秘书;有的单位或部门的领导可能对权力撒手太大,一些本来应由自己办的事也交由秘书办,缺乏及时的、必要的集权等等。从秘书角度来说,有的人是属于心理品质有问题,不把领导放在眼里,认为自己比领导高明,因此凡事好为领导先。这种人为数极少,作为领导不可不防。而就多数有这方面错误行为的人来说,是由于不能准确认知自己的角色地位和盲目的工作热情所致。
  
  越位往往会对工作、对领导关系带来严重危害。首先从工作上看,领导和秘书是两个担负着不同分工职能的社会角色,尽管二者需密切合作和配合,但毕竟职责和与职责相应的工作方式和工作方法不同。若二者不是各司其职,各负其责,而是互相替代,职责不清,就不可避免要带来混乱局面。有时从局部看,从个体看可能是多出了力,并有所收效。但从整体上看,由于这种出力突破了上下级的界限,又往往会影响别人的情绪和工作,影响领导协调职能的发挥,故而是无效的,甚至是有害的。所以,领导从工作出发,一般是不允许秘书越位的。其次,从领导关系本身看。秘书越权严重,必然会导致领导偏离帅位,大权旁落,无法实施领导行为。因此,领导往往在这类问题,只要他还有能力来纠正,那么,他就一定会毫不犹豫地出来纠正。秘书屡屡有意发生这种行为,他就会视之为危险人物,对其处处警惕,事事留心,利用各种办法和力量来制约。在这种领导对你治之惟恐不及的情况下,作为秘书绝无良好的领导关系可言。三国时期,汉献帝屡屡要杀曹操,就是因为曹操"挟天子以令诸侯",严重越权专权。在现实生活中,有许多人工作干了不少,就是效果不佳,究其原因,恐怕与没帮到点子上有关,过分了,越位了。结果影响了领导,影响了同事,从而引起他人的反感,尽管这里面可能有有意和无意之分。可见,作为秘书要处理好与领导关系,凡事不可不守角色本分,收敛和约束自己,注意防止和克服越位现象。
  
  我们强调处理与领导关系要防止越位,并不是说干工作可以不出力。出力,对于任何人在任何时候,永远是绝对必要的。问题是社会分工所决定的出力方式是有差别的。不承认或违背这种差别,就会影响整体效能。因此,在处理与领导的关系中,我们强调要防止越位,是一种积极的措施,而不是一种消极的限制。
  
  
  
  来源:中华秘书网

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