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做好秘书工作之浅谈

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

  做好秘书工作之浅谈
  
  从事秘书工作几年来,自己收获颇多,回顾秘书生活,感到秘书岗位要求很高,很严谨,也很锻炼人。做好秘书工作方法很多,我认为做到重服从、会听话、善学习这三点是很有利于工作的。
  
  一、服从是做好秘书工作的基本要求
  
  勤奋工作、服从安排,提高执行力,做一个积极主动不断做事的秘书才能在岗位上有所成就。
  
  (一)服从的前提是热爱。热爱是最好的老师,只有热爱才会全身心投入。作为秘书要热爱本职岗位才能在工作中乐意并情愿的工作,才能调动自己工作积极性,发挥自己潜能,想方设法去完成领导交办的工作。我自身体会杂务事情越多,工作越烦琐的岗位越能历练人,越是能够学到新知识,增长新才干,遇到的问题越多越需要想办法去解决,其实这个过程就是对人生阅历和能力的锻炼时机。在秘书岗位上,要做个有心人,要经常看书学习,思考问题。要多接触各方面的情况,及时了解部门领导在想什么。工作中力求思维敏捷、头脑灵活,善于及时准确领会领导意图。秘书工作繁琐杂乱,这就要求我们要从看似没有规律的事物中找出规律性的东西,哪些工作是日常必须完成的,哪些是近期需要做的,哪些是长远必须规划的,这些都要考虑好,有时间要静下心来总结一下自己工作中的缺点和不足,不断的修炼自己。热爱秘书岗位,因为这个岗位会给我们带来前所未有的收益。
  
  (二)服从就是天职。服从领导,发挥好秘书作用。要把服从领导作为一项最基本要求。不论在什么条件,什么困难下,对领导安排的工作要毫无条件,不打折扣的接受好、完成好。即便觉得在接受任务时还不具备成功的条件,也要千方百计地克服困难,为完成工作创造条件。严格按照领导的指示和意图办事,离开领导自行其是,别出心裁,是不允许的。个人的想法、措施和创造性只能在服从领导的前提下发挥。过河的办法有很多,可以游泳、划船、搭桥,但不论用什么办法,一定要完成好任务,领导看重的是结果。当然办法不同,时效也就不同,作为秘书就应想办法高效保质完成工作。在领导决策民主化、科学化的今天,要求秘书人员要提高参谋意识和能力,树立“身在兵位,胸为帅谋”的气度,想事、办事要和领导合拍。切忌“过犹不及”,不能主观臆断、捕风捉影。
  
  (三)服从要敢干创新。秘书工作大多是在领导的安排下进行,但决不是等待和固守。要把杂乱无章的工作安排的有条不紊,抽出时间想问题,对一些问题要有自己的看法和见地,这就需要具有强烈的创新意识和开拓精神。勇于创新,不空谈、重实干,乐于接受新鲜事物,善于发现存在的问题,在思想上当先行者,在实践上当实干家,不断提出新问题,研究新方法,走出新路子,要在以有的基础上出新、出彩、出新招,力求工作每年都上新台阶。
  
  (四)服从要任劳任怨。勤勤恳恳、吃苦耐劳,这是作为秘书人员的基本要求,任劳大家都能作到,但任怨,则是更高的一种境界,多干少说,切不可牢骚满腹。文秘工作功劳往往不明显,问题却表现得非常突出,而且影响很大,有时还会吃力不讨好。要忍受怨言,经得起各种误解、委屈和挫折,胸怀要宽,度量要大,甜酸苦辣都要能装。要有强烈的事业心,要做到“四勤”即:腿勤、手勤、嘴勤、脑勤,尤其要做到脑勤,要多动脑、多想事。要招之即来,来之能干。在具体而紧张的工作中,要脚踏实地,不计个人得失。这就要求文秘人员必须保持良好的心态,心情要平和,不要被情绪所左右,这种心态和情绪的调整通过修炼是可以达到的。
  
  二、听话是做好秘书工作的方法和水平
  
  听话是水平,说话是艺术。先要学会“听话”,才能知道怎么样去讲话。
  
  (一)领导话,需静听。把话听准了,听全了,是秘书工作中非常重要的一点。只有把话听准了才能做出正确的反馈,如果连领导的意思都听不明白,搞不清楚领导究竟讲的是一件什么事情、针对的是什么,那么听到的话就是毫无意义的。听得准才能说得好,听得全才能会对意,听话时要用耳,用心,必要时可以用个本本记下来。听不准领导的话,就会给工作和生活带来麻颐,如果听错了、听偏了,那么在工作中会处于非常被动的局面。
  
  (二)敏于事,慎于言。敏于事即要做到“四勤”,更应具有敏锐的洞察力和政治鉴别力,想事做事要力求周到,重点预防容易忽视的环节,做到“大事细办,轻事重办,熟事生办”,最好能提前完成工作任务,留出拾遗补缺的时间。慎于言即要以高度的责任感管好自己的嘴,不该问的不问,不该说的不说,多用心去倾听别人怎么说,不要急着表达自己不成熟的看法。说话做事要“三思而后行”,工作中不能夸夸其谈,言过其实。
  
  (三)勿骄横,处事公。不能因为在领导身边工作而自命不凡,自以为是。听领导说话要用心,听群众说话要虚心,听同级说话要静心。要平等地同各职能部门商量工作,虚心听取他们的意见,而不是命令式的开展工作。要善于协调矛盾,搞好合作起到“润滑剂”的作用。办事公道正派,对领导对群众都要一视同仁,秉公办事,平等相待。把为领导服务、为部门服务、为群众服务当作自己的义不容辞的责任。汇报工作要忠诚老实,如实反映情况和问题,不撒谎、不掺假,不能为讨好领导而随便夸大或缩小。
  
  (四)严守密,口如瓶。文秘人员接近领导要多一些,知道单位的机密事情可能会比其他人早一些或知道多一些,既然是机密,那一定要做好保密工作,不能为了显示自己的优越,随意乱说,泄密不称职,而且会给领导添麻烦或使一些工作陷入被动。严守机密,是秘书人员职业的最基本要求,也是必须具有的工作作风。自觉加强保密观念也是秘书人员必须遵守的职业道德。
  
  三、学习是做好秘书工作的保障
  
  做好秘书工作要涉猎方方面面的知识,要汲取多种营养,要静下心、沉住气、稳住神,要通过不断学习完善和提高自己。
  
  (一)爱学习。事事洞明皆学问,人情练达即文章。对学习意识强的人来讲,人人都有可学的长处,时时都有可学的东西,处处都有可学的知识。做一个有心人,会发现自己欠缺的知识还很多。相反,对于学习意识不强的人而言,司空见惯,目空一切,好像没有什么可学的东西。即便是面对大师级人物,也好像没有什么了不起的地方。秘书工作必须不断强化学习意识,努力培养学习兴趣,提高自我学习能力。只有不停学习才能适应岗位需要,适应领导思路,适应新时期秘书工作的要求。
  
  (二)常交流。要常与有思想的人交流学习。在工作之中、之余,常与领导交流,学习他们观察事物,处理问题的角度和方法,学习领导艺术和管理技巧。多与同事们沟通,记住“三人行必有我师”,向领导和身边的同志学习比向书本学习更直接、更有效。最忌讳孤芳自赏,把自己与外界封闭起来。要与领导和同事多交流,写出来的材料才会言之有物,言之有据,言之有理,言之有味。再就是注意积累素材,对领导分管的工作范围,尽可能了解有关的数据和管理要求,大量占有材料,写作时才可得心应手。
  
  (三)善总结。要善于总结自己阶段性的工作和学习,找出自己工作中的不足和差距。注意总结工作中好的经验,吸取一些好的工作方法、工作技巧,尽量避免走弯路。对自身存在的不足要具体分析,是性格所至还是能力水平有很,要对症下药,力求最短时间改掉。总结现在才能更好的展望未来。

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