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高级秘书之七大高人之处

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

她们是被这样描述的一个特殊群体:外表靓丽、谈吐高雅,学历大本以上,都能讲一口流利的英语;多年的外企工作经历使她们具有良好的沟通、判断和预见能力;很多人持有外国护照,年龄偏大,月薪基本在8000元以上。

  这些白领丽人被称做“高级秘书”,包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。随着中国加入WTO,越来越多的外资企业进入我国,我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实,高级秘书已成为人才市场上的珍稀资源。

  调查职业:高级秘书

  出场人物:常郁青,29岁,康柏(中国)投资有限公司大中国区执行秘书。

  谈起高级秘书比一般秘书高在哪里,常郁青有着不少的感触。她给出了高级秘书的七大“高”人之处。

  第一高:综合素质要求更高

  常:每天下来挺忙碌的,但想起来可能都是一些平凡的小事。当老板和政府官员有一些重大会议和活动之前通常很繁忙。平时还会起草一些财务或者人事方面的的报告,帮助老板做一些决定。高级秘书是工作在老板身边最近的人,老板出差不方便看邮件时,他们要处理一些文件,有些需要马上替他去批复。所以和一般秘书相比,高级秘书除了能够讲一口流利的英语,熟练的使用计算机和拟写各种文件等硬件之外,它更应该具备良好的沟通、组织、协调、一定的决策能力以及解决问题的能力。

  第二高:责权更重

  常:高级秘书和助理的界限很难划分,助理给予老板业务方面的建议会更多,而高级秘书与一般的秘书有不同之处在于:高级秘书与领导层的沟通和联络会更多。向老板汇报工作的一些管理层人员以及部门秘书都会通过我找到老板,我承担着他们之间沟通的责任。

  责任大,犯错误的机会也多,一旦犯了就不会是小错误。当我发现别的部门秘书有一些错误时,我有责任和权利去指出,避免错误的发生,而指出的时候要注意方式,这是我做高级秘书后感觉最深的一点。

  第三高:薪水更高

  在IT行业里,与其他部门的管理人员来说,高级秘书的薪水可能不是很高,但与普通秘书相比,高级秘书的薪水还是相当可观的。至于到底月薪多少,常秘书不愿意透露,但是据她自己在同行业的了解,她说高级秘书普遍月薪不会低于8000元。

  第四高:说服能力要更强

  常:我不是那种让人一看就感觉很强的人,这也许是我的一个优势,就是有亲和力。而做到这个职位,一味地笑是远远不够的,有自己的想法很重要。

  老板也是可以被说服的,只是这需要一个过程。普通秘书根本和老板说不上话,因而也就不具备去说服老板的基本条件;而高级秘书的地位比较的特殊,老板交给我的任务,在我觉得应该建议或者提示他的地方,就会指出来。其实这点是很不容易做到,主要是要讲究方式,大多数的时候我会采取一种委婉的语气,建议他“这样是不是会更好”,这样让他有一个从考虑到最后接纳的过程。不论如何,在工作中老板和我毕竟是上下属的关系。

  第五高:发展愿望更高

  常:做到高级秘书这个地位在年龄是有一个底线的,应该在27岁左右,因为这需要一个经验的累积,不可能刚一毕业的学生就会做到这样一个职位。而接下来的情况就与国内外的文化差异有关。在国外有很多高层的秘书都是妈妈级的,就像一个长辈一样把所有的事情搞定;而在国内的环境下,这种情况是很少见的,在大部分人心中做秘书还是年轻的好一些,秘书们心中也会认为30多岁有经验也年轻的秘书会比40多岁的更有竞争力。在国内做了5年、10年或者更长时间的高级秘书,大多会考虑这种来自社会的压力,希望换一个行业,通常会选择从事行政、人力资源以及市场方面的工作。

  正规的公司都有个人的发展计划,我特别喜欢做人力资源的工作,在来康柏之前就有这种想法,我在和老板沟通时会把这种想法告诉他。高级秘书或者通过老板实现愿望,或者被猎头猎到其他公司去做其他行业。相对来说,后一种机会会比较小。更多的秘书会选择一种稳妥的方式,先在公司的内部协调一个位置,然后熟悉一段时间,在公司有一个稳定的发展或者是再被猎头公司挖到其他的地方,绝大多数人应该是这种状态。

  第六高:道德水平要求更高

  常:高级秘书会接触到公司的一些财务等方面的重要的文件,因而保密是对老板的承诺和责任。取得老板的信任是很不容易的。建立信任需要磨合期。如果昨天老板和我说的事情没多久整个公司的工作人员就都知道了,那么老板不可能再信任我,和他保持在一条战线上,做好手头老板交给的每一件小事,经常和他沟通,长久如此,他就会觉得你比较认真,是可靠的。我在康柏工作没多久的时候,也有猎头公司找我,但我觉得不应该走,当你给老板留下一种你随时可能会离开公司,以这个为跳板去找另外一家更好的公司的印象时,他是不会信任你的。


  第七高:成就感更高

  常:把握在大老板和部门老板之间的态度和分寸是我工作中最困难的事情。这需要一点技巧,譬如在传达大老板的要求,发邮件或谈话时,我不会以一种命令的口气去和部门经理讲话,因为我是他们之间的一个桥梁,首先是摆正自己的位置,想清楚了,问题也就迎刃而解。

  工作中会时而出现突发事件,我会把解决某个有难度的问题视为一种挑战,这也包括研究某些电脑操作技巧,一旦问题在苦思冥想之后有了答案,会喜出望外,特别有成就感。

  来源:温州秘书网

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