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Word编写论文十大技巧

时间:2007/8/26栏目:论文格式

现在正是大学毕业生完成毕业设计、撰写毕业论文的时候,大家往往要苦熬一个多
月才能完成自己的毕业论文。现在大家主要都是用Microsoft Word来编辑论文(不论
各位用哪个版本,基本功能都是一致的,以下简称Word)。如果不能充分Word的一些
强大功能,大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候,可能经常要为不断地调
整格式而烦恼。在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下,以求抛砖引
玉。

一篇论文应该包括两个层次的含义:内容与表现,内容是指文章作者用来表达自己
思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等,表现则是指论文页
面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现,例如一篇文章
在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一
个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。

笔者认为,论文“表现”的编辑,是一个非常费时费力的工作。如果在写论文之前
,做了各方面的准备,并按照一定的规律来编写和排列,会起到事半功倍的效果;
否则,会给你带来无穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士论文的体验,向各位提供
如下建议,供大家参考。

  1、用好样式

  编写论文,一定要使用样式,除了Word原先所提供的标题、正文等样式外,还可
以自定义样式。 如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要
注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一个样式。对
于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式,这样做能大大减少工作量和出
错机会。如果要对排版格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可。
使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。

一般情况下,不论撰写学术论文或者学位论文,相应的杂志社或学位授予机构都会
根据其具体要求,给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如,要求宋体、小四,行
间距17磅等等。这样,论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定,这
样就会很方便的编写论文了。

如笔者用Microsoft Office Word 2003进行样式设计如下图:

2、使用交叉引用设置编号

一定不要自己敲编号,推荐使用交叉引用,否则手动输入的编号极可能给你文章的
修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现,表格和图形的编
号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时,不要自
己敲编号,应使用交叉引用。这样做以后,当插入或删除新的内容时,所有的编号
和引用都将自动更新,无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。

3、对齐

  一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格,中文文
档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进
行。如果发现自己手动打了空格,一定要谨慎,想想是否可以通过其他方法来避免
。同理,一定不要通过敲回车来调整段落的间距。

4、绘图技巧

  论文中会用到很多图表,笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格,表
格可以使用Word提供的工具进行编写,很简单,这里就不再赘述了。框图和流程图
的编辑,笔者强烈建议使用Office 2003中绑定的Microsoft Office Visio Profes
sional 2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度,还可以试试SmardDra
w,功能不比Visio弱,使用不比Visio难,速度却快多了。

  5、编辑数学公式

  在论文中编辑数学公式,个人建议使用MathType5.0,其实Word集成的公式编辑器
就是它的3.0版。安装MathType后,Word会增加一个菜单项,其功能一目了然。推荐
使用 MathType 的自动编号和引用功能,这样首先有良好的对齐效果,还可以自动
更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了,很不美观
,这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒论文撰写者,如果你计算机上安装
了MathType5.0后,撰写公式的速度非常快,占用少量的CPU。但是,当你准备打印
论文的时候,要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印,不然,我们的公式就“
不翼而飞”了。

6、参考文献的编辑和管理

  如果你在写论文时才想到要整理参考文献,就已经太迟了,但总比论文写到参考
文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工
整理参考文献是很痛苦的,而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能,
用插入尾注的方法也很不地道。

  我建议使用Reference Manager,它与Word集成得非常好,提供即写即引用(Cit
e while you write,简称Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信
息,如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记,它会为你生成
非常美观和专业的参考文献列表,并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新
的。这除了可以保持格式上的一致、规范,减少出错机会外,更可以避免正文中对
参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说,本次输入的参考
文献信息可以在今后重复利用,从而一劳永逸。

7、使用分节符

  如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式,可以插入分节符,并
给每一节设置不同的格式。

  上述七点都是关于排版的建议,还是要强调一遍,作者关心的重点是文章的内容
,文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的
排版工作,一定要停下来学一下Wor

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