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接待工作管理办法

时间:2007/11/6栏目:计划方案

    接待工作管理办法一、总则第一条为进一步提高公司的接待管理水平,促进接待工作的规范化,更好地反映我公司精神面貌,增进各级领导和兄弟单位的支持和合作,达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境,树立良好企业形象的目的,特制定本管理办法。二、接待工作的主要任务第二条安排上级部门、兄弟单位、友邻部门和基层单位领导来公司人员的吃、住、行。第三条安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。第四条协助办理公司大型会议的会务工作。第五条协助开展公共关系工作,协调好公司的外部环境。三、接待工作的基本原则第六条坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则,强化公关意识,增强接待工作深度,宣传企业形象,提高公司声誉,并广泛获取信息。第七条接待工作要坚持规范化、标准化,符合礼仪要求,按制度和程序办事,克服随意性;既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定,又要增加兄弟单位之间的感情,同时也要完成领导交办的工作任务。第八条接待安排应根据来宾的身份和任务,安排不同领导的接待,确定相应人员的陪同;既要热情周到、也要讲节约,量力而出,反对铺张浪费。第九条坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理,办理重要接待事务;对涉及较强业务性的接待事务,应由有关项目部牵头对口接待,办公室配合。第十条接待工作中应自尊自重,本着尊敬来宾的原则,搞好服务,不允许发生有损我所形象的事件。四、接待工作的的程序与规定:第十一条日常接待工作的规范:1、接打电话时,要使用文明语言如您好、请问贵姓、您找哪位、请稍候、谢谢等等之类的礼貌用语。2、在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料,不能等电话接通后,去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。3、当客人来访时,应热情迎接,主动引客人到办公室或接待室交谈。忌让客人长久等候无人过问。如本人有事离开办公室时,应将办公桌上的文件、资料安放好,以免泄密或丢失。4、宴请客人时,应根据宴请的性质和规模不同,分为工作餐、聚餐、宴会;根据来宾的身份,确定不同的人坐陪。第十二条一般性接待工作的程序:1、接待前的准备工作1)、对来宾的基本情况做到心中有数。2)、制定和落实接待计划。3)、做好接待前的细节工作。2、接待中的服务工作1)、安排专人迎接来宾。2)、妥善安排来宾的生活。3)、商订活动日程。4)、安排公司领导看望来宾。5)、精心组织好活动。6)、安排宴请和浏览。7)、为客人订购返程车船或飞机票。3、接待后的工作1)诚恳地向来宾征求接待工作的意见,并询问有什么需要接待人员办理的事情。2)把已经订好的返程车(船、飞机)票送到客人手中,并商量离开招待所或宾馆的具体时间。3)安排送客车辆,如有必要还应安排公司领导为客人送行。五、接待工作的有关要求每十三条根据领导意图及客人的需求,掌握接待工作的规律,做到目标明确,思路清晰,计划周密,主次分明,机动灵活,以高度的事业心和责任感,发扬严细作风,扎实做好工作。每十四条严格执行规定和标准,坚持请示报告制度,在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用,一律不予签字报销。每十五条着装整洁大方,举止谈吐文明礼貌,服务热情、周到、耐心,保持良好的精神风貌,从各方面体现恩湃公司的良好形象。每十六条办公室接待管理人员要不断加强学习和培训,熟悉接待服务管理知识,掌握公共礼仪规范,了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识,并具备必需的应变能力和语言表达能力。六、附则第十七条本管理办法经总经理办公会讨论通过,自颁布之日起开始实施。第十八条本办法由办公室负责解释。
   

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