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公司办公自动化管理规定

时间:2007/11/7栏目:规章制度

1 目的

   为强化公司办公自动化系统的管理,确保系统各功能有效运行,信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理,提高工作效率。  

 

2 适用范围

   本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。
 

3 术语和定义

电子公文:电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式,能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如:(决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等)。文秘部落

 

4 职责

4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门,对公司办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门,对公司办公自动化系统能否正常运行负责,并负责对永久保留的信息备份工作。
4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。

4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门,对解放经销商办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门,对解放服务站办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

 

5 管理要求

5.1 电子公文管理规定。

5.1.1 电子公文与纸质公文关系。

5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理,按纸质公文办理程序处理电子公文。

5.1.1.2电子公文行文关系,与纸质公文的行文关系相同。

5.1.1.3除特殊注明外,电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。
5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致,包括:公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。

5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理,其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。

5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令,并保守秘密,在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。
5.1.3 对机密级以上(含机密级)的文件和篇幅较长的转发附件,仍以纸质方式发送,但要形成简要说明,进入业务流程,批复工作仍在办公系统中进行。
5.1.4 使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看"待办事宜",并签署意见。
5.1.5国家秘密级以上(含秘密级)和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。

5.1.6各部门在收到电子公文后,有必要复制成一份(经发文机关批准可复制成多份)纸质公文,应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章(电子公文复制专用章图样附后)注明复制单位、日期、份数,然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。

5.1.7 电子公文处理和存储,必须采用专用的计算机和存储设备,由收到电子公文的人员负责管理,确保有关设备的安全。
5.1.8 电子公文介质[硬(软)磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理:
5.1.8.1 电子公文介质的使用和保存,等同纸质公文的使用和保存。
5.1.8.2 电子公文介质的维护和维修,由公司电算室负责。
5.1.8.3 电子公文介质的销毁,等同纸质公文的销毁,须进行登记并由两人监销,确保不漏销、不丢失。

5.1.9用户认证管理。

5.1.9.1用户密码方式:用户首次登陆时系统强制更改密码,日常要求每隔1个月修改用户密码。

5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。

5.1.10用户管理。

5.1.10.1用户重新审核:将现有的OA用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。

5.1.10.2新用户申请程序:新增用户由本人填写新增(变更)用户表(附后),本部门领导签字后,到人力资源开发室盖章确认,由电算室创建用户。

5.1.10.3用户权限变更:当对用户权限有特殊需要时,请填写用户权限变更表(附后)。

5.1.10.4用户变更:人员流动时,由人力资源开发室填写用户新增(变更)表(附后)提供给电算室,由电算室对这些用户

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