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公司办公设施管理规定

时间:2007/11/7栏目:规章制度

第一节 办公设施管理

一、办公设施分类

办公设备:包括电脑、打印机、复印件、传真机、服务器、软件、等物品。

办公家具:包括办公桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜等物品。

二、办公设施采购

(一)办公设施的采购,由行政部统一购买。每年年未由各部门提出下一年度购买需求,提交行政部汇总并编制下一年度办公设施购置计划和预算,经财务部复核、总经理审核后,报董事会审议。

(二)根据年度办公设施购置计划,由使用部门提出书面报告,经综合行政部与财务部会审,报总经理批准后,归口行政部购置。计划外的办公设施购置,除办理以上手续外,需特别说明购置的理由, 并报董事会批准后实施。

(三)购置、建造单项价值在 5 万元以上或总价值在 20 万元以上办公设施时,必须按招标方式进行,并报董事会备案。

三、办公设施的管理

(一)办公设施编号

1、办公设施实行编号管理,由行政部会同财务部,在办公设施交付使用的当天,进行登记并统一编号。

2、编号办法:编号形式为:公司英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。

①办公设备编号(****-YP-XXX;包括:电脑,打印机,软件,服务器,传真机等物品)。

②办公家具编号(****-JJ-XXX;包括:办公桌椅,会议台,洽谈台, 文件柜等物品)。

(二)办公设施标牌制作

1、定制统一的办公设施牌,标牌的内容包括:公司英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。

2、标牌的材料为即时贴,由行政部会同财务部在办公设施交付使用的当天,进行登记并贴上标牌。

四、办公设施的异动管理

(一)办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等,必须由使用部门提出书面报告,经行政部与财务部会审,由财务经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。

(二)办公设施的内部转移,由使用部门或使用人提出书面报告,经行政部与财务部会审,报总经理批准后实施。

(三)按规定程序发生的办公设施异动,行政部应在手续完成后的当天作相应的登记,并填写《办公设施异动通知单》,财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。

(四)涉及办理产权登记的办公设施,由行政部负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。

五、办公设施的维修

由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》,经行政部与财务部会审, 500 元以下维修费用,报副总经理批准; 500 元以上报总经理批准。

六、重大办公设施的原始发票复印件由行政部负责妥善保存,做好登记帐,如经批准用于抵押需提交原始发票时,应留复印件保存,并做好相应的辅助登记帐,注明抵押合同号、抵押事项、抵押期限、债权人、经办人、批准文件等主要内容,到期办妥相关手续后,及时收回原始发票专门保管。 

七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的,由直接责任人承担直接经济损失。

八、行政部与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理,清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的,应查明原因,并在次月15 日前,将办公设施清理情况专题报告公司领导,同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

第二节 电脑管理

一、日常管理

(一)公司办公电脑的安装、调试、维护、保养、管理由公司行政部指定专人负责。

(二)公司电脑由各使用人负责保管。

二、使用需求申请

(一)硬件需求由使用人所在部门提出申请,送行政部做出计划, 综合行政部经理审核,费用在 500 元以下报财务经理批准,500 元以上报总经理批准。

(二)软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请,由所在部门送行政部做出方案,由行政部经理审核,费用在3000 元以下由报总经理批准, 费用在3000 元以上报董事会备案。重大项目按招、投标方式进行。

三、注意事项

(一)公司员工应妥善设置和保管好开机密码,不得将密码,特别是财务软件使用密码泄露他人。

(二)尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文,确需打印的资料,应妥善保存,不得无序摆放。

(三)不得在办公电脑上玩游戏,未经批准,不得将外来盘插入电脑使用。

(四)个人笔记本电脑的硬盘不得存储涉及公司机密的文件,凡机密文件出差时用软盘(或其他存储器)存储,并妥善保管。

(五)不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。

四、违则

公司电脑因人为因素造成损坏的,由使用人负责赔偿,特殊情况以书面形式报公司领导,视原因酌情处理。

第三节 复印机管理

一、复印机机统一由行政部负责管理。

二、复印机使用完毕后,应按“清除”按扭,将复印机恢复至初始状态,复印无效的文件应立即销毁。

三、复印资料注意节约纸张,避免浪费。

第四节 传真机管理

一、传真机统一由行政部负责管理,并指定专人负责公司传真接收。

二、每一份收到的传真件都要按接收的部门或

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