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公司办公事务管理规定

时间:2007/11/7栏目:规章制度

办公事务管理规定

第一章 办公秩序管理

第一节 办公秩序

一、出勤准则

(一)严格遵守考勤制度,按时上下班。

(二)严格执行考勤打卡制度,不论任何原因,不得代人打卡。

(三)因事请假时,事先要得到主管领导的同意并办理有关手续。

二、员工证

(一)员工证是百江员工身份标志,应为佩戴它感到自豪和肩负重任。

(二)上班时间,应严格按要求佩戴员工证。

(三)员工应妥善保管员工证,遗失应立即办理补领员工证,费用自理。

三、办公物品摆放

(一)应保持办公桌面整洁,桌面不摆放与办公无关的物品。

(二)文件夹应正确整齐插立于文件架之中,并在夹侧用电脑标签整齐标注所夹内容。

(三)离开办公室 30 分钟以上时,须将桌面文件整理,齐放于文件架中,重要文件入柜上锁,不得散乱于桌面。

(四)简易文具可收于笔筒之中,取用后立即放回;其余文具则应收入抽屉中。

(五)座椅靠背一律不能放任何物品,不得翘椅,人离开时椅子调正,并推入桌下。

(六)外衣提包手袋置挂于橱柜内,不得随意放在办公桌椅上及地柜上。

(七)饮水机及其它设备、物品在指定地点摆放,不得随意移动。

四、办公区守则

(一)工作时间内不在办公区域内化妆或整理衣饰。

(二)工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃早餐、零食及大声喧哗,确保办公环境的安静有序。

(三)因公外出时,应事先得到主管的同意并在综合行政部登记;外出后,因情况变化而不能按时赶回公司,要提前通知主管或综合行政部。

(四)下班离开办公室时,应将座椅摆放整齐,桌面清理整洁,关闭所有电器及电源。

(五)不在办公室及公司规定禁烟区吸烟。

(六)不要在公司存放与工作无关的私人物品,未经许可,禁止将公司物品带回家中。

(七)员工间的工作交流或会客,应在规定的区域内进行(会议室、接待室),注意不要占用过多时间,以免影响工作。

(八)不允许在上班时间利用公司办公网络收发私人邮件,严禁上网聊天。

第二节 办公礼仪规范

一、办公仪表

(一)服饰合身得体,整洁大方,简洁淡雅。

(二)保持须发整洁,不留怪异发型。

(三)上班时间在办公场所不应有打哈欠,伸懒腰等萎靡不振的现象。

二、办公礼仪

(一)同事之间应保持恰当的礼仪,忌用外号或爱称。

(二)在走廊上遇到上司、同事或访客时,应主动打招呼。

(三)主管呼唤你的名字时,应立即清晰地回答。

(四)下班时应主动向留在办公室的同事道别。

(五)不对同事品头论足。对别人的缺点,应委婉提出建设性的意见。

(六)积极参加公司组织的集体活动。

三、语言规范

(一)上班时间提倡使用普通话进行交流,禁止使用方言。表达力求简单明了,易于理解。

(二)讲话时,要稳重、明快、自然、落落大方。

(三)不讲污言秽语,不高声喧哗,影响他人工作。

(四)规范用语

1、交往语言:您好,早晨好,早,再见,请问,请您,劳驾您,谢谢,周未愉快。

2、电话语言:您好,请问,谢谢,再见。

3、接待语言:您好,请稍等,我通报一下,请坐,对不起,请登记,我

马上去联系,打扰一下,好的,行(切勿说“不”)。

四、电话礼仪

(一)电话铃响三次前拿起话筒,并立即应答:“您好,百江燃气”。

(二)若电话中断,应立即挂上听筒,等待对方重新打进。

(三)结束通话时,要听到对方挂机后,再挂断电话。

(四)通话中若要与他人讲话,应向对方致歉,用手捂住听筒再讲话。

(五)电话里请对方等候,继续通话时一定先说“对不起,让您久等了”。

(六)若对方要找别人,应手捂听筒,招呼他人接听电话。

(七)自己如果不能决策时,应请示上级后再作答复。

(八)电话中听到重要事情,一定要重复一遍,以确认无疑,然后做好笔录。

(九)拨错电话时,应有礼貌地致歉。

(十)接到拨错的电话时,应客气地应对。

(十一)使用他人电话时应先征询他人同意。

(十二)休息日向别人打电话时,需先表示歉意。

五、公关接待礼仪

(一)与客人相遇,要主动相让;与客人同行,应礼让客人先行;同乘电梯,让客人先上、先下。

(二)接待客人时,要面带微笑,姿势端正,讲究礼貌,用心聆听,不抢话插话、争辩,讲话声音适度有分寸,语气温和文雅,不大声喧哗,听到意见、批评时不辩解,冷静对待,及时上报。

(三)遇到客人询问,做到有问必答,不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等,不得以生硬、冷淡的态度待客。

(四)接待来客时,如客人职位比自己高时,不应主动要求行握手之礼。客人要求握手时,应及时应对,并面带笑容,姿势端正,用力

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