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谈会议准备工作规程

时间:2008/3/29栏目:社交礼仪

 (一)拟定会议工作方案。
一般应包括以下内容:会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
(二)选定、安排议题。
会议讨论的问题、决策的对象,就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题,有的由分管某项工作的领导同志提出,有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题,然后将收集到的议题进行筛选,加以修改、讨论、充实,报请有关领导审查后,按周、月或季度统筹安排。
安排会议议题应注意以下问题:一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题,一般不要安排上级会议讨论;二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别;三是提交会议讨论的议题,一般要有简要的文字材料,并在开会前几天经领导同志审批后,发给有关同志阅读,准备意见;四是临时提出的一般议题不宜仓促安排,保证会议质量;五是一次会议议题不能安排过多或过少,要测算每个议题大致所需时间,合理分配,一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜,六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论;七是应准备一些后备议题,以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
(三)拟定会议议程、日程和程序。议程,是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练文字逐项写出即可。日程,是在一般时间内会议进行的具体安排,一般采用简短文字或表格方式,将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可,如有说明,附于表后。程序,是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简,可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员,有的代表大会还应提出交大会主席团通过后才能生效。程序只供领导同志主持会议时参考,不发给其他同志。
(四)准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告,主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件,对文件内容和质量进行初审,并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
(五)提出与会人员名单。提名与会人员,是一项重要的政治性很强的工作,应当掌握以下原则;一是周到全面。日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的部门领导同志列席;临时性会议,属于征求意见性质的,应请有关方面的主要领导同志和代表参加;属于专业性质的,应请各有关方面主管该项工作的领导同志、专家和在该方面有实际经验的工作者参加;属于纪念、庆祝性质的,应请一些有名望、影响与所纪念、庆祝事项有关的同志及各民主党派人士、各界代表参加。二是宽严适度,准确无误。从有利工作和便于保密的角度出发,做到提名合情合理,不宽不严,不错提,不漏提。三是无论出席或列席会议人员,均不带二?quot;议员"(助手)。四是会议秘书工作人员提出的与会人员名单,需要报请领导同志审核后方能最后确定。
(六)编排分组。多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后,要对与会人员进行编组,即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组,以方便讨论问题。编组的基本方法有:根据地域编组;根据系统或行业编组;完全按人数编组。在进行编组时,要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到,尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。
(七)选定、布置会场。1、选定会场。会场的选择,要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下,主要考虑下列因素:第一,会场大小适中,以每人平均2~3平米为宜。太大显得松散,过小则拥挤。第二,会场地点适中。第三,会场附属设施齐全,包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。2、布置会场。不同的会议,要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方,人民代表大会会场要求庄严隆重,庆祝大会会场要求喜庆热烈,追悼会会场要求庄重肃穆,座谈会会场要求和谐融洽,纪念性会议会场要求隆重典雅,日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。
会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型,体现民主与团结的气氛;座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型,使人有轻松、亲切之感;中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型,使人有正规、严肃之感;大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开,形式是固定的。
排列座次,是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。
排列座次的几种规则:1、凡要正式公布名单的,按照名单先后顺序排列座次。2、按照选举得票多少排列座次,得票数一样的,以姓氏笔画为序排列先后。3、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。4、按照姓氏笔画为序排列座次。
排列座次的几种方法:1、横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次,先排出席会议的正式委员(代表),后排候补委员(代表)。2、竖排法。即按照各代表团成员的即定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次,正式代表在前,候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列,或以会场中心座位为基点,向两边交错扩展。3、左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序,以会场或主席台中心为基点,向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上,排在第一位的居中而坐。以此为基点,其余的以居中者的左手方为第一顺序,一左一右,依次排列。
(八)制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类:一类是会议正式证件,包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等;另一类是工作证件,包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目,大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片,加盖钢印,以防伪造。
(九)发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后,要尽早发出开会通知,以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃,备忘性好,参加人数较多或比较庄重的会议,宜发书面通知。口头通知特别是电话通知,应拟一个电话通知稿,以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后,应及时检查并进行落实。
(十)制定会议须知。会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。
(十一)负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的,应注意催促。报到完毕后,应汇总情况,向会议领导报告。
(十二)会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议,一般由常设会议秘书部门或固定的专职、兼职会议秘书工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议,需组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处,下设若干工作小组如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等。明确分工,各负其责,保证会议顺利进行。
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