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对外接待办法

时间:2008/3/29栏目:社交礼仪

 一.总则  对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。
  本办法适用于全公司各部门。
  二.对外接待范围
  本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
  接待的对象分为内宾和外宾。
  三.对外接待部门
  公司行政部为公司负责接待的职能部门。
  遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有关部门要积极主动配合。
  四.对外接待原则
  接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而去。
  平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。
  对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐。
  节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。
  周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。
  保密原则。向不定期宾介绍情况,注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的部题。
  五.接待规格的确定。
  高规格接待,陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
  对等接待。适用于一般性接待活动。
  低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
  六.接待礼仪
  见面。原则为主动、热情、礼貌。
  2.接待:主动起迎,问明来意。
  3.安排交谈地点:
  ⑴根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交谈;
  ⑵手前头忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接呀另商时间;
  ⑶切忌让客人久候而无人问津。
  ⑷客户提出国家领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。
  七.引见。
  首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。
  引见顺序;
  ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的;
  ⑵按职务高低,依次介绍一行来客;
  ⑶职务相同,先介绍年纪大的。
  ⑷领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。
  八.行路。
  陪同客人行路,请客人行于自己右侧;
  乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门;
  自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。
  九.其他。
  穿着不得过于随便,按规定着装,衣着整洁,有风度;
  主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士;
  尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
  因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉。
  十.接待内容和程序
  ㈠接待内宾。
  接受任务。弄清来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
  布置接待。提出接待意见:接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报请上级批准。
  迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点,按抵达时间,派人派车迎接。
  看望、商议日程。来宾住下后,公司有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。
  安排有关领导会见。按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
  组织活动实施。按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;对上级检查,安排汇报、座谈会。
  送别。根据客人意见,预定车、船、机票,协助客人结算食宿帐目,话别送行,派人派车送至车站、码头或机场。
  小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进后续工作。
  ㈡接待来宾。
  接待内容与程序基本相同,主要内容和注意点为:
  迎送。
  安排迎送陪同人员和译员,要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
  对身份较高的外宾,事先应在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,并备有饮料。
  会见会谈。
  会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划;会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时,身份一般对等。
  我方人员应提前到达,并在门口迎送。
  对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。双方人员较多、场所较大时,宜装扩音系统,桌上放置中外文座位卡。
  会见的座位排列:外宾在右边,我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。
  会谈时用长桌的,中外各一方,请外宾坐上方,我方主谈人坐自己一方的中间位置。
  如有合影,事先安排合影图。合影一般主人居正中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。
  宴请。
  有宴会(早宴、午宴、晚宴)、招待会(冷餐会和酒会)、茶话会、工作进餐。
  举办何种宴请活动,根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
  文艺晚会。
  根据活动目的、外宾兴趣、接受能力,安排和选定节目,根据客人身份安排好座位,一般以第七、八排座位为佳。
  参观游览。
  根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣,选择有针对性的游览项目,安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
  接待标准
  ⑴用餐标准。
  1、招待官员、关系户80~120元/人·餐
  2、较重要官员、关系户50~80元/人·餐
  3、地方一般干部、外单位来人10~30元/人·餐
  4、公司分支机构来人15元左右/人·餐
  5、常客员工标准
  住宿安排。
  招待对象     标准        审批权限
  较重要官员   200~350元/天      总经理
  较重要官员   150~200元/天      总经理
  公司分支机构  按公司标准
  常客      自愿
  十一.附则
  1.涉及重大接待活动,需行政部会同公关部协调执行。
  2.本办法由行政部解释执行,由公司总经理颁布生效。
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