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公文标题规范拟制与病误矫正技法概略

时间:2008/3/30栏目:文秘工作

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公文标题是公文的“眉目”,也可称作“眼睛”和“窗口”,尤可堪称公文所有组成项目中最精华的要素。它最能体现行文主旨和行文关系,最能体现公文内容和文种的正确使用,最能体现公文处理法规的最新规定,最能体现语法、修辞和逻辑等多学科知识的综合运用技巧,也最能体现作者的才华和智慧,因此在很大程度上能反映出行文单位制作公文的水平。公文标题不规范,往往会影响一个单位乃至整个系统的形象。长期以来,公文标题中出现的病误甚多,许多人在拟制公文标题时感到十分困惑。而公文标题如何规范,至今仍存在不少分歧,以致许多公文写作著述和教材表述不一,其中有相当多的书把病例作为了“范例”,自觉不自觉地误导了读者。笔者以为,要实现公文规范化,必须重视公文标题的规范化;而要如此,又必须摒弃积非成是的做法,走出种种误区,运用多种技法规范拟制公文标题和对标题病误进行综合矫正。
一、文种使用技法
(一)公文标题不可张冠李戴
公文标题“张冠李戴”主要指对法定公文和非法定公文分辨不清,把“规范”、“计划”、“要点”、“安排”、“方案”、“总结”、“制度”、“讲话”等一般常用公文以及“办法”、“细则”等法规规章混同于法定公文,冠上法定公文版头,直接编排文号上报或下发。如《关于实现全省党风根本好转的规划》,则不可作为“万能”标题。正确的行文方法是:若呈报省委或中纪委,可修改为《××省纪委关于呈送实现全省党风根本好转规划的报告》;若直接下发,可修改为《××省纪委关于印发实现全省党风根本好转规划的通知》。
(二)公文标题不可乱抬身价
“乱抬身价”主要指司空见惯的“两告一通”的滥用,即应该用某些社会事务性文书(如广告、启事、声明等)而不用却滥发公告、通告和通知。其中,对“公告”认识和使用上的误区尤为严重,至今仍有人主张行文单位不分级别高低、发文对象不必面向国内外。近年出版的新书,仍有不少错误阐述,所举“范例”多带明显的广告色彩,必须彻底纠正。
(三)公文标题不可文种并用
“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时使用,除比较常见的“关于……请示报告”外,还有“关于……请示函”、“关于……决定(批复)的通知(通报、决议)”等。矫正一般应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种,“函呈”不分的“请示报告”则应将“请示报告”改为“函”。
(四)公文标题不可文种错用
“文种错用”专指法定公文不同文种的混淆错用。
1.“呈发”不分而错用。主要有两种情况:一是将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种,或者将“通知”“决定”等下行文主送给了上级机关,结果闹出了下级给上级发通知和作决定的笑话;二是将应该下发所属单位公文错用“报告”、“请示”文种,或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位,结果闹出了上级向下级“报告”、“请示”的笑话。
2.“函呈”不分而错用。主要表现在四个方面:一是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告”;二是向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”;三是答复上级机关的询问不用报告而误用“函”;四是向上级机关请求指示不用请示而误用“函”。
3.“函发”不分而错用。主要表现在通知和函不分而错用上:一是某些单位出于自己业务工作需要,把本属于商洽性的函错用成“通知”;二是上级机关把向下级机关发的指示性或事项性通知错用成“函”。另外,也有的该用“函”却错成了“通报”。如《××市财政局关于……情况的通报》(主送各区、县人民政府……),用“通报”行文违反行文关系,可修改为《××市财政局关于通报……情况的函》。(“函”为文种,“通报”为事由中的动词,和“文种并用”之病误不同。)
4.报告请示不分而错用。主要指该用请示的却用了报告,该用报告的却用了请示。如《中国人民银行××市支行关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告》,可修改为《关于申报专项救灾贷款指标的请示》;《全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备工作情况和今后意见的请示》,“工作情况”无须请示,文种应改为“报告”(此种“呈转性报告”也不能用“意见”取代)。
5.公告通告不分而错用。主要是将“通告”错用成“公告”,如《××市供电局关于……某一区域暂时停电的公告》、《×××关于……禁行公告》、《×××房屋拆迁公告》等,均不属于向国内外宣布重要事项和法定事项,“公告”改为“通告”为宜。
6.通告通知不分而错用。多将通告印发或播发成通知,如《关于注意交通安全的通知》、《关于使用文明礼貌语言的通知》、《关于节约用电的通知》、《起坟通知》等,面向社会公民或有关方面,“通知”改为“通告”为宜。
7.通报通知不分而错用。主要有四种情况:一是习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围,不适当地让通知取代通报;二是把握不准它们的区别,需要传达重要精神或情况时也用通知行文;三是将指示性通知错用通报行文;四是将批转性通知错用通报行文。对文种功用理解错误或对事由“已然”和“未然”的时态认识不清,表述不当,则往往会把通知错成通报。如《关于对参与嫖娼活动者必须严肃惩处的通报》、《××部关于加强打击走私倒卖黄金犯罪活动的通报》,可视公文内容将文种改为“通知”或分别删掉“必须”和“加强”。
8.批复通知不分而错用。主要有两种情况:一是将下级的呈转性报告未用通知批转,而错用批复;二是将下级的请示未用批复回文,而错用批转性通知。例如上世纪80年代影响较大的公文《中国共产党中央对〈关于进一步开展学习宣传张海迪活动的报告〉的批复》、《国务院批转进出口管理委员会、国家经济委员会〈关于建立中国工艺美术行业协会的报告〉的通知》(主送进出口管理委员会和国家经济委员会),曾被许多著述和教材误作了范文
9.批复决定不分而错用。主要反映在安全、交通等部门和纪检、监察机关对事故和违纪人员处理时的不规范行文。规范行文应是上级针对下级的请示予以批复,或针对下级的处理意见作出处分决定;而应改变下级向上级报“处理意见”或“处分决定”,上级据此给下级“批复”的错误做法。
10.通报决定不分而错用。主要指用于奖励时两文种错用的情况。如《×××关于授予×××等同志……标兵称号的通报》,“通报”宜改为“决定”;《×××关于表彰×××同志见义勇为行为的决定》,“决定”宜改为“通报”。
11.批复“复函”不分而错用。主要表现:一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的单位错用批复行文;二是上级机关针对下级机关的请示不用批复而错用“复函”行文。如《关于同意建立××市供销合作社工人中、高级技术培训站的批复》,××市劳动人事局主送××市供销合作社,违反行文关系,“批复”宜改为“函”;《最高人民法院关于执行〈……规定〉中有关问题的复函》,是针对江苏省高级人民法院请示的答复,“复函”宜改为“批复”。
二、要素去留技法
(一)公文标题不可随意省略行文单位
“行文单位”即公文处理法规所称的发文机关。从写作实践来看,下行文错误省略行文单位的情况比较普遍。这样做不仅不庄重,也不利于今后的使用,有时还会造成歧义和误解。如《中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令》,很容易让人误以为是中国人民解放军驻澳门部队发的命令,可修改为《中华人民共和国中央军事委员会关于中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令》。
(二)公文标题不可随意省略事由
“事由”即公文主要内容。某些《公告》和《通告》,若正文特别简短,概括事由又很冗长,省略事由未尝不可,但却不可以不适当地省略。如《××市人民政府决定》,应补上事由,修改为《××市人民政府关于……的决定》;《中华人民共和国最高人民法院函》,根据公文内容,可修改为《最高人民法院办公厅关于搞好〈最高人民法院公报〉征订工作的函》。
(三)公文标题一般不可只有文种
公文标题即使省略,也不宜将“三要素”省略两项。在一般情况下,只有文种的公文标题是不规范的。如《通知》(×政发〔19××〕140号)、《通报》(××办〔19××〕36号),则不适当地省略了行文单位和事由,均应补上。
(四)公文标题绝对不可无文种
作为确切表示公文这一事物名称的文种来说,无论在什么情况下都不能省略。无文种的公文标题大体有三种类型:
1.一般常用公文被误作法定公文,致使标题无文种(如前面所说的“张冠李戴”病误)。
2.批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃,致使标题无文种。主要误区有三:一是错将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种;二是错将无“通知”文种的批转、转发、印发类公文视为省略;三是错将“批转”、“转发”等视为新文种。
3.连一般常用公文文种也没有而随意乱造或采用非公文式题目,致使标题无文种。
第二种类型,在理论和实践上的错讹均相当严重。例:《××市人民政府批转市规划局关于继续实施有关城市规划管理、道路建设四个文件的请示》,这应该是批转性通知,但给人的感觉不是通知而是“请示”。试分析,若“批转”和“请示”搭配,“批转市规划局……的请示”仅仅是事由,标题本身无文种;若“批转”和“四个文件”搭配,“批转市规划局……四个文件”也可视为事由,“请示”成了该文文种,则造成了市政府向上请示“可不可以批转这四个文件”之歧义,岂不是笑话!
第三种类型,也不仅仅局限于下级机关。过去,国家级机关公文也偶尔出现类似病误。如《转发全国地方对外宣传和对台宣传工作会议两个文件》(中办发〔1982〕25号),《当前农村经济政策的若干问题》(中发〔1983〕×号),《把农村改革引向深入》(中发〔1987〕5号)等等。
三、事由概括技法
(一)公文标题不可繁杂冗赘
繁杂冗赘的公文标题往往含混不清,让人难解其意。避免此病误的关键是善于概括和精练词语,这需要语法修辞技巧。如《国务院办公厅转发发展改革委等部门关于制止钢铁电解铝水泥行业盲目投资若干意见的通知》(国办发〔2003〕103号),不仅对联合发文的诸多部门用“等部门”形式进行了概括,而且对转发的三份公文主要内容也进行了高度概括,因此拟制得相当漂亮,尤为简洁、规范。另外,层层转发公文时,尽量不要弄成“×××关于转发×××关于转发×××……的通知的通知的通知”,可采取“自拟摘要”、“适

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