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文秘-牢牢掌握秘书工作的基本特征

时间:2008/3/30栏目:文秘工作

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我们研究和探讨秘书工作的基本特征,不是为了就事论事,而是为了寻求秘书工作的规律,以及做好秘书工作的方法。认识秘书工作基本特征,给我们许多重要而有益的启示,其中最重要的启示有以下三点:
一、从职业的定性树立职业观念
秘书工作的基本特征,就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征,就要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变,是秘书工作改革与发展的先决条件。根据秘书工作的基本特征,秘书工作者应当树立以下职业观念:
(一)服从观念
所谓服从观念,就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥,接领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。在我国党政军机关,秘书与领导者在政治上是平等的,人格上是独立的,在利益和目标上是一致的。但是,由于事业的需要,分工的不同,领导与秘书在组织上是一种上下级关系,在工作上是主辅关系。这两种关系实质上都是服从关系,即领导支配秘书,秘书服从领导。这也是一个纪律问题,下级服从上级,是组织纪律明确规定的。如果秘书不服从领导,就是违反组织纪律。主辅关系决定了秘书的从属地位,秘书按照领导意图和要求工作,以服从领导为自己的本份。因此,秘书人员要充分认识自己的职业角色,围绕领导工作目标和要求来调节自己的行为,绝不能别出心裁,另搞一套,更不能同领导对着干。当然,秘书与领导者在工作过程中像其他社会成员之间一样,会发生相互影响,领导是影响的主体,秘书是影响的客体。服从便是主体接受客观制约和影响的一种形式。如果秘书认为自己贴近领导,地位特殊,就可具有领导的某些职权,对领导的指示不愿服从,其行为与角色规范之间形成差距,两者之间就不会出现相融洽的角色关系,这样秘书对领导工作不仅不能起到应有的辅助作用,甚至会干扰领导工作,导致角色失败。
(二)参谋观念
发挥参谋作用,是领导决策科学化、民主化的客观要求,也是秘书工作提高辅助水平,适应时代发展的客观要求。秘书部门具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势,发挥参谋作用有得天独厚的条件,尤其在高科技飞速发展的新世纪,领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前,迅速、准确地做出各种判断,更需要发挥秘书人员的参谋作用。因此,秘书人员必须强化参谋意识,提高谋略水平,掌握参谋艺术,真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变,充分发挥参谋作用。
(三)全局观念
众所周知,任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上,只有这样,才能通观全局,全面运筹,指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的,秘书人员只有立足领导工作全局,站在领导者的角度观察、分析和处理问题,才能与领导者取得共识,适应领导者的辅助要求。因此,秘书人员必须解放思想,胸怀全局,做到不在其位,当谋其政。同时,要不断拓宽自己的知识面,建造通才型的知识结构;大力培养宏观思维能力,以适应领导工作的辅助要求。
(四)信息观念
当今社会已经进入信息时代,谁重视信息,谁就能赢得主动。秘书作为领导的“耳目”,为领导者及时、准确、全面地提供信息是其重要的职责。因此,秘书人员必须树立信息观念。第一,要始终把重点放在捕捉反映重大的、具有全局性或牵一发而动全身的信息上。越是重要的、敏感的和难度大的信息,越要予以关注,越要花全力发掘。第二,必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路,以便及时反馈领导修正决策。第三,必须重视提高信息的质量,在时效性、真实性和适用性上下功夫。总之,秘书人员一定要有敏锐的信息意识,广泛收集信息,精心加工信息,准确提供信息,快速传递信息,充分利用信息,以适应领导决策和社会发展的客观要求。
(五)创新观念
首先,创新能力是知识经济时代对秘书素质的特殊要求,为了迎接科学技术突飞猛进和知识经济迅速兴起的挑战,必须坚持创新。创新是做好新时期秘书工作的要求,也是促使秘书人员不断提高素质,做好“三服务”的不竭动力。秘书人员作为以知识和信息辅佐领导工作、服务人民群众的“工薪阶层”,必须具备创新意识和创新能力,以适应知识经济时代的要求。其次创新能力是领导决策科学化对秘书素质的必然要求。如果说20世纪领导层的决策还存在很大的经验成份,到21世纪,必将由经验决策转变为科学化决策,这是科技和管理发展的必然趋势。秘书队伍作为辅助领导决策的一支特殊力量,其地位和作用越来越重要,领导者对秘书的参谋作用越来越重视。而参谋的核心是创新意识。没有新思想、新办法,是不可能当好领导工作参谋的。再次,创新能力是秘书工作自身改革和发展的迫切要求。长期以来,我国秘书工作由于种种原因,秘书人员非常缺乏创新精神和创新能力。唯谨保守的传统观念,严重束缚了秘书人员的创新能力;“秘书工作被动论”的理论误导,挫伤了秘书人员的创新能力;陈旧的思维方式,压抑了秘书人员的创新能力。这种精神状况很不适应时代潮流和秘书工作的新形势,迫切需要秘书人员解放思想,开拓进取,树立创新观念,提高创新能力。
(六)效率观念
所谓效率观念,就是秘书人员提高单位时间内工作量的自觉意识。秘书工作是适应提高领导工作效率的需要而产生的,也是在提高领导工作效率的目标下发展的。离开提高领导工作效率,秘书工作就失去了存在的基础和意义。在改革开放,发展社会主义市场经济的条件下,社会发展的节奏明显加快,知识更新的速度日趋加快,信息传递的速度更加快捷,情况瞬息万变,这都要求秘书人员要重视工作效率问题。秘书工作效率的高低,直接影响到领导工作效率,所以秘书无论是处理公文、办理事务、传递信息,还是参谋咨询、调查研究、督促检查,都必须在优质高效上下功夫,只有这样,才能适应飞速发展的时代要求。
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