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谈谈创业中的时间管理

时间:2008/6/2栏目:人生励志

 

    对于一个事业型的人士来说,时间是最宝贵的资源。时间对每个人来是说都是公平的,不会因为你是领导,上帝就多给你一点时间,也不会因为你是普通人而剥夺你一部分时间。但实际工作中我们常常会发现,有的人整天忙得焦头烂额,工作效果却很差。有的人却举重若轻,处理大小事情有板有眼,胜似闲庭信步。为什么差异特别大,这其中除了工作方法、工作环境、工作能力等种种因素外,我想还有一个时间管理的问题。那如何有效利用和管理时间呢,我这里罗列了几点。

    1、学会统筹安排。记得我们上中学,语文课本里有一篇数学家华罗庚的科普散文,讲统筹安排的妙用。什么是统筹安排,举一个简单例子:你要洗衣服,烧开水,有两个办法,一个是先洗衣服,洗完后再烧水。一个是先烧开水,在烧水的同时把衣服洗掉,这两种处理方式,时间的利用效果差异很大。当然,实际工作要复杂得多,例如,生产过程中,工序安排和各种零件的生产的时间,包括路径安排,都是有讲究的。但这个例子说明,对工作进行统筹安排的重要性。数学中,我记得有一门学科叫《统筹论》,采用数学的方法研究怎样统筹安排时间、空间和人、财、物,使事物取得整体的最佳效果和最高效率。
2、办事要有计划性,最好每天都制订工作计划,把当天必须要做的事情都列出来。制定计划的时候,要分清事物的轻重缓急,按照事物的重要程度来安排。一般情况下越重要或越紧急的事情越先处理。当然,工作过程中,有些实在难以处理的事情不妨先放一放,处理这类困难事物有两种方式,一个是先难后易,一个是先易后难(见附件)。

    3、克服惰性,当日事情当日完毕。有惰性的人,一碰到比较困难的事情或一时难以完毕的事情,往往半途而废。这样做你会发现,有些事物可能下次要从头开始,还是要化同样的时间。有些事情会不断累积,最后越积越多,而有些事物你甚至可能不了了之,如果经常这样,你的计划就会被弄得乱七八糟。可见光有一个好的计划是不够的,关键是要有一个好的计划执行能力。

    4、工作要有组织性、工作环境要整理好。档案怎么摆放,电脑中的信息怎样存放,都是有讲究的,各种信息和材料要通过分类的办法有序存放。这样做不但有利于减少查找信息和材料的时间,提高效率,还有利于减少材料和信息丢失的概率。

    5、提高工作的效率,改进工作方法,有助于节省时间。简单事情处理改进的余地不大,但一些复杂事物的处理,多动动脑子,往往可以找到减少处理时间的办法。

    6、对于领导者来说,工作中要善于授权,把有些事情交给其他人去处理,一些可有可无的事情干脆砍掉,最好是企业运作能科学化、规范化,但又能保持灵活性。

    7、文武之道,一张一弛,计划不要排的满满的,一个是要安排适当的休息时间,另一个是要留有一些余量,因为一项工作到底要多少时间你不一定能准确计算。列宁说,不会休息就不会工作,适当的休息反而有助于提高整个工作效率,减少工作中的差错。例如午睡,就有助于提高整个下午的工作效率,现在有的公司已经开始重视午休的作用。还有一个,工作安排与人体生物钟联系起来,精神处于低谷的时候要么不安排工作,要么安排比较轻松的工作。

    8、计划实施要以工作为标准,而非以时间为标准。时间管理的目的是为了更好地工作。有时一件重要事物的处理往往打乱了一天的工作安排,这是允许的,也是必须的,这样处理符合要分清事物轻重缓急的原则。有的人因为工作安排被打乱,常常心里浮躁,觉得乱套了,其实没有必要,这是按照工作需要而采取的正常的计划调整。

    9、注意用脑卫生,学会积极的休息。例如学生课程安排时,如果先安排数学课,那么后面的课程最好安排文科一类的,如音乐课。因为现代研究发现,音乐主要用到右脑,而数学主要用到左脑,左脑发挥主要作用时,右脑就处于抑制和休息的状态下,这种安排,就是左右脑轮流休息,是一种积极的休息,不但有助于提高学习效率,而且节省时间。还有一种方法是脑力工作和体力工作交替安排,也能起到积极休息的效果。这种积极的休息方法有助于提高时间的利用率和使用效果。

    10、不要忽视一些小的时间片段。实际工作中,你会发现有很多没有工作任务的小时间片段,时间长了,这些小的时间片段累计起来很可观。因此你要学会利用时间片段,做一些有用的事情。这样,在相同的时间内,可能你所做的事情比别人多很多。再如,生活中还有这么一种现象,有些公司忙的时候忙得一塌糊涂,空的时候则大家又无所事事,这虽然与公司的业务特点有关,但这部分时间浪费非常可惜,公司最好想办法把这部分时间利用起来,比如可以搞一些活动,如搞一些市场调查、员工培训什么的。


    附:解决难题的两种思路

    解决复杂的事物,常常有两个思路,一个是先难后易,一个是先易后难,当然实际工作中两种思路往往交替使用。

    先难后易这种方式适合于以下的情况:事情有一个主要矛盾,并且在主要矛盾不解决的情况下无法解决其他的矛盾,而解决了主要矛盾,其他问题常常迎刃而解。在这种情况下,就要先找出主要矛盾并解决之。使用这个方式的时候,可能会碰到一些问题,主要问题是有时主要矛盾比较明显,这个时候解决问题就比较容易。但有时主要矛盾不是很明显,这个时候就需要人们有很敏锐的洞察力,有时还需要一个直觉把握能力。这种洞察力来自哪里,来自经验、知识、悟性等。

    另一种办法是先易后难。所谓从小事入手,从大处着眼。为大于细,图难于易。适合的情况是遇到的问题比较复杂,常常使我们无从下手。我们可能无法知道事物的主要矛盾和次要矛盾,无法认清事物的整体情况,有时候各种关系错综复杂。这个时候,我们可以从直观的、简单的或者外围的事物先着手,如剥茧抽丝,慢慢解决外围问题。同时不断根据反馈信息,调整思路和方法,直至最后解决整个问题.


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