做好办公室信息工作的思路和方法

做好办公室信息工作的思路和方法

　　做好办公室信息工作的思路和方法
　　信息工作是办公室的一项重要工作，对辅助领导决策有着重要作用。这项工作说起来只是“收收整整”，但真正做好并不容易。在实际工作中，只有形成正确的思路，掌握有效的方法，才能提高信息服务水平。总结几年来的工作经验，有几点思路和方法与大家共同探讨。
　　一是深化思想认识。信息工作重在反映情况，这毋庸置疑，但不能仅停留在这个认识层面上。从信息范畴来讲，信息可分为内部信息和外部信息。内部信息重点反映的是内部的全面情况，对解决内部问题十分重要。报内部信息既要总结经验和做法，又要反映矛盾和问题，即要既“报喜”又“报忧”，报“喜”可以得到上级的认可，报“忧”可促使问题的解决。实际工作中解决问题的途径很多，但往往层级较多、程序较多，有些问题易造成积压，不能被及时解决。而通过信息渠道可以很快地将问题反映给领导，只要是真实的、重要的、必须解决的问题，领导都会重视的，也会及时解决的。外部信息重在反映外部环境的变化和影响，由于种种原因往往不被重视，实际上收集与本单位相关的外部信息十分重要。外部信息在一定程度上可称为情报，在战争时期，拥有准确、及时的情报会决定一场战争的胜负；在和平时期，仍然有各种间谍被政府或企业重用，他们获取的有效情报直接影响着政治或经济活动。从事情报工作的人员，通常都具有很强的观察、分析、总结、判断问题的能力。因此，认为信息工作只是“收收整整”的人，一是认识不到位，二是看不起自己。信息工作十分重要，整个过程都是工作人员能力和价值的体现，在一定程度上可以说是一项战略工作，做好了对辅助领导决策十分重要。同时，对自己的成长也非常有利，因为从事信息工作的人员离领导比较近，做出点成绩领导会看在眼里、记在心里。
　　二是坚持供需结合。在信息工作中，一方面要把下面的信息收集上来，供本级领导参考；另一方面要把本级的信息报送上去，供上级领导参考。领导对工作人员收集整理的信息是否感兴趣，很大程度上取决于供需结合的紧密程度。采编信息必须抓住领导的需求，就是本级领导关注什么，上级领导关注什么，找到供需的结合点。这个点可从以下几个方面来找：第一，从会议中找。从中央到地方，从上级到下级，每年都要召开不同类型和规模的会议，工作总结会、任务部署会、经验交流会，有全年的，有半年的，有长期的，有短期的，这些会议的内容都很重要，大家十分关注。信息工作人员要及时了解会议的主题和精神，掌握会议安排的工作任务，领会领导的指示要求，结合本单位的贯彻情况，找出信息选题的供需结合点。第二，从公文中找。公文是传达贯彻党和国家方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和回答问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，它所承载的内容是大家必须学习和执行的，信息工作人员可从中选题。不管是上级的、本级的还是下级的公文，都要认真地学习研究。可以采取略读和精读相结合的方法，抓住重点和要点，避免花费过多精力。第三，从调研中找。一方面，关注领导的调研活动。领导调研都有目的性，在调研过程中也会发表一些意见或提出一些要求，及时地了解掌握，可以发现上级、本级领导在某个阶段关注的重要问题。另一方面，主动开展调查研究，全面了解基层的真实情况，发现实际工作中存在的问题，找到上下需求的结合点。此外，通过电视、报纸、网络等媒体也可获知一些重要情况，可从中寻找信息采编的要点。
　　三是把握报送时机。信息的时效性非常强，有些信息一旦错过某个时间段就失去价值了，所以对大部分信息要及时编报，一部分信息要选择合理时机编报。比如，月度、季度、年度工作任务指标的完成情况，工程项目的实施进展情况，召开的重要会议和举办的重要活动等常规性信息，时间到了或工作完成了就要立即编报，但要避免“超前报”，人为地把工作提速、把成绩夸大。有个例子可以给大家一些启示：深入学习实践科学发展观活动刚进入第二阶段，一些单位就上报了已取得丰硕成果的信息，这样做很容易给领导和群众留下作风不实的印象。对于重大突发性事件，必须按程序及时上报，来不得半点马虎和拖延。对有些涉及要钱、要物、要政策的问题性信息，则应当选择适当时机，慎重报送。比如，A地区油气管道腐蚀严重或超期服役，由于资金紧张不能及时更换，存在着随时泄漏的安全隐患，通过正常渠道上报更新计划，批复过程十分缓慢。这期间，B地区一条油气管道因泄漏造成严重火灾，造成了较大的经济损失和不良的社会影响。于是，A地区的办公室信息工作人员抓住这个时机，举一反三，立即上报了油气管道存在安全隐患急需更换的信息，上级领导看后及时组织研究，很快解决了问题。这是一个选择适当时机报送信息的好例子。
　　四是提高信息价值。信息的价值对不同对象而言是不同的，表现形式也不尽相同。有些情况领导掌握不全面，通过信息渠道了解了；有些信息反映了问题，领导看后问题及时解决了；有些信息对领导产生了启迪作用，对决策起到了辅助作用：这些都是信息价值的体现。实际工作中，真正能够引起领导重视的信息比较少，这是办公室工作人员普遍感到困惑的问题。特别是随着电视、报纸、网络等媒体的发展，领导可以及时了解到多方面情况。要进一步提高信息工作水平，就必须在提高信息价值上下功夫。首先，选题要准确。选择重要问题，大家关注的问题，这一点十分重要。如果所选问题本身没有什么意义，写得再好也没什么价值。其次，标题要醒目简练。标题要引起读者的注意，信息编写人员就需要具备高度的概括能力，抓住事情的主题和要害，有“一语道破天机”的功力。有人写信息题目喜欢用一些形容词，比如“某单位上半年经济发展势头良好”、“某项工作取得显著成效”，其实像“势头良好”、“显著成效”这些词语太模糊，缺乏对实际工作的高度提炼，因而针对性较差，如引用数据或采用对比的方式表示则更为确切，更容易引起人的兴趣。第三，内涵要深刻。即所报送的信息要供领导所需、适领导所想、补领导所缺、释领导所疑，让领导有所思考。比如，有些信息领导很关注，而采编人员没有写好，或者偏离了信息本身真正的内涵，或因编写质量较差，引不起领导的重视，信息的价值就得不到体现。当然，写作上一定要实事求是，内容简约凝练，不求辞藻华丽，更要避免空洞无物，有时还要蕴含一些提示和建议，使人有所启示和收获。
　　（作者单位：胜利油田办公室）
　　

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