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加快公文流转提高办事效率

时间:2011/2/28栏目:文秘工作

  加快公文流转提高办事效率
  
  口楚传荣
  近日因公务去合肥市政务区,偶遇办公厅机要室秘书正在文件上加盖“一日内办”、“三日内办”等字样的印章,原来这是政府机关为加快办文速度,推进部门之间的沟通与协调,努力提高工作效能而采取的举措。
  公司的办公室同样存在着提高办文速度和加快公文流转的问题。提高办文效率,加快公文流转,推动工作进程,无疑是公司业务健康发展的重要保证。因为市场如战场,时间就是商机、就是效益,容不得半点懈怠。
  办理公文流转是办公室的主要业务之一。在实际工作中,大部分办公室虽然已采用了自动化办公流程,但仍存在着办文效率低下的问题:如有的公文三天还没走完流程,一追问才知道分管领导出差没有审阅文件,或是因公务忙忘记了审批;有时,许多请示类文件相互交叉,涉及两位领导或多个部门,或需要有部门牵头协调;有时收到的来文需要尽快办理,涉及市场业务的推进等等。因此,笔者以为要提高办文效率,办公室秘书就应加强以下几方面素质的培养:
  一要加强催办、督办力度,不怕麻烦、不怕人嫌。
  比如在发文后,要及时告知相关领导和部门尽快办理。办公室秘书在例行检查公文流转记录时,要有不怕麻烦、不怕人嫌的婆婆嘴。能当天阅批完毕的绝不拖到第二天。如审批的领导赴外地出差,征得授权后办公室秘书可在网上办理签批手续。当然,催办要注意方式方法,做到语言亲切、态度诚恳,比如可多使用祈使句“请您办理”等等。
  二要加强沟通联络,快速、及时传递文件。
  多与相关部门沟通,增加亲和力,可产生意想不到的效果。因为你的主动联系、主动服务(包括虚心请教),会取得他人的理解和帮助,有助于促进公文的及时传递与流转。如我们办公室一次接到广东下属公司关于周六和周日客户来访的传真,为做好服务,办公室多次主动与对方联系和沟通,并请领导协调,同时安排专人接机和服务,圆满完成了接待任务。
  三要懂得基本业务知识,增强政策的敏感性。
  在实际工作中,办公室秘书要努力成为“通才”,即在具备较好专业知识的情况下,努力学习其他专业的基本知识和有关政策法规,做到准确掌握拟办用语,安全、快速传递公文。如在公司的BOT、TOT和BOO投资类项目中,报请类来文比较多,且往往需要多个部门协同会签,秘书在提出拟办意见时就不能出现外行话和官样文字。
  国务院前秘书长、中国企业家联合会会长王忠禹先生说过,办公厅(室)一定要把好公文的运转流程关,确保政令畅通。因此,文秘人员一定要提高认识,加强自身修养,尽可能减少流转环节.缩短文件滞留时间;同时,要健全公文流转责任制,遵循及时、准确、安全的原则,做好公文处理工作。
  

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