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运用现代科技手段和系统管理理论提升办公室工作效能

时间：2022-07-22 12:46:27 文秘工作我要投稿

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　　运用现代科技手段和系统管理理论提升办公室工作效能
　　
　　办公室是各级机关、企事业单位的中心办事机构和综合协调部门，是沟通上下、联系内外、协调左右、维护全局的桥梁和纽带，是确保各项工作顺利开展的“中枢神经”。当前，科学技术迅猛发展，特别是办公自动化和网络技术的发展日新月异，要求办公室进一步解放思想、更新观念，充分运用互联网络、门户网站、办公自动化等现代科技手段以及现代管理系统理论，着力推进宣传、信息采集、办公方式和内部管理工作创新，全面提升办公室工作效能，促进各项工作登台阶、上水平。
　　
　　一、运用单位门户网站，强化公开、宣传和沟通功能。政企事务公开、舆论宣传和联络沟通是办公室工作的一项重要职能，而单位门户网站越来越成为单位对外事务公开、宣传服务的重要窗口以及与社会大众沟通的重要渠道。当前，单位门户网站的建设与维护一般由办公室承担，这就需要把这两项工作有机结合，职能有机整合，科学合理设置门户网站的功能，认真制定并实施各项维护管理制度，使门户网站成为单位对外公开有关事务、宣传展示单位形象以及与各方面沟通联络的有效载体。一是合理设置事务公开和舆论宣传的栏目和窗口。门户网站的定位一般以服务为主，主要提供单位相关职能、机构设置、人员组成以及主要工作和服务内容等方面索引的组织和查询，以及相关信息的综合引用和链接等服务。同时，办公室要注重强化新闻宣传意识，在门户网站设置宣传本单位政策、领导讲话、重要会议、重大活动等方面的文字栏目、图片窗口和视频栏目。二是建立畅通的网上互动渠道。现在网络传播速度很快，网民的力量不容忽视。办公室要注重网上沟通联络，主动建立网上专题论坛、领导信箱及投诉信箱、网上民意调查、网上视频对话等栏目，提供一个网民参与意见收集的渠道，主动收集、及时处置民情民意，增加与网民及其他方面沟通和交流的渠道和机会，推动党政机关依法施政、科学决策和企事业单位有序发展。三是及时做好更新维护工作。事务公开、舆论宣传和网上沟通等功能设计要以网民为中心，以方便实用为原则，不搞花架子。要做到这一点，必须建立高效、有序的运行和维护制度与机制，门户网站应有专人负责日常维护和更新，宣传内容有专人负责采编、上传，网上专题论坛、领导及投诉信箱、网上民意调查有专人负责处理和反馈，网上视频对话有专人组织和落实，同时建立考核奖惩机制，确保有序运行。在加强监督和管理、保证信息安全和服务质量的前提下，也可积极探索资源外包的模式，把非关键性和非决策性业务流程和环节规范化后外包，实现服务的社会化，以提高效率、降低成本。
　　
　　二、运用互联网络，搭建信息采集的平台。信息采集、汇总、上报是办公室服务领导的重要工作，除了利用内部工作网络、平面媒体和信访等传统渠道外，还必须充分运用互联网络，搭建快捷平台，全方位、快速收集各类相关信息，为领导决策服务。一是精心收集筛选网上信息。办公室要充分利用网络新闻报道快、搜索引擎功能强、信息容量大、内容保存时间长等优势，在第一时间收集整理网上中央、省、市党委、政府及相关部门的重大政策、决策部署，收集各地同行业的先进经验和做法，收集网上与本部门、本行业相关的热点反映，为领导决策提供参考。二是实施网上快捷传输。时效性是影响信息质量的关键因素之一。要通过网络快速高效的信息传输手段，在门户网站或其他网站申请“Email”，建立办公室系统信息工作人员“QQ”群，或通过MSN聊天软件，远程互动，互通互助，提高信息报送和传播的时效性。三是建立快捷的报送载体。一方面，办公室可以沿用纸质的方式，每日编辑网上要闻快讯，报送领导参阅；另一方面，可以积极运用网络技术，如“Email”、“QQ”、MSN快捷报送，还可以结合办公自动化系统传输和报送。
　　
　　三、运用办公自动化技术，构建工作运行快速系统。办公自动化(OfficeAutomation，简称OA)是将现代化办公设备和计算机网络功能结合起来，用于文字处理、文件传递、图像传递、资料查询和经济社会模拟等的一门技术。办公室工作头绪繁多，面对繁杂的工作，必须主动引入和使用办公自动化技术。一是综合运用现代办公手段。对大量文件的处理，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件的日常管理和存储等，都可采用这一现代办公手段；此外，还可采用各种先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档。二是搭建内部信息交换平台。通过办公自动化系统，建立起单位及办公室内部的邮件系统，使内部的通信和信息交流快捷通畅。同时，在内网建立电子公告、电子论坛、电子刊物等有效的信息发布和交流平台，使内部规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等在机关和企事业单位内部员工间得到广泛传播，方便大家及时了解单位的发展动态。三是建立一体化、自动化的工作流程。整合相关职能，协同多岗位、多部门工作，实现办公流程再造。办公室可牵头对单位的公文处理、项目审批等流程化工作，通过办公自动化系统，实现工作流程和文档管理的自动化、电子化。在此基础上，实时监控、跟踪，解决问题，建立电子文件柜，使各类文档能够按权限保存、共享查找和使用，从而规范各项工作，提高单位工作的组织化程度和协同效果。四是建立辅助办公系统。对会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等日常事务性工作，通过系统生成和信息集成，实现自动化辅助办公，这样相关人员就能有效地获得整体的信息，提高整体反应速度和决策能力。此外，还可采用支持多分支机构、跨地域的办公模式，实现分布式办公、移动办公和跨地域办公。
　　
　　四、运用系统管理理论和方法，推进办公室内部管理工作创新。系统管理理论是卡斯特(F．E．Kast)、詹姆斯．E-罗森茨韦克(James．E．Rosenzweig)和约翰逊(R．A．Johnson)等美国管理学家在一般系统论的基础上提出的，主要是把一般系统理论应用到组织管理之中，运用系统研究的方法以及整体优化、合理组合、规划库存等管理新概念和新方法，考察组织结构和管理职能，以系统解决管理问题。同样我们可以把办公室工作作为一个整体，运用现代系统管理理论和方法作深入细致的系统分析、评价、设计和优化，实施有效管理。一是建立一体化、相对封闭的管理系统。整合办公室工作职能、工作人员及分工、办公设备、领导决策程序等各种资源和要素，作为一个系统和整体来统筹和安排，建立一整套管理体系，并利用办公自动化系统和网络，如计算机图形系统、数据库和各种应用软件等来实现包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理、物资管理，以及决策和决策支持等，使办公室工作流程清晰、职责清楚、责任明确，从而实现办公室工作的程序化、系统化和规范化。二是建立人本管理系统。系统管理理论认为，企业（单位）是由人、物资、机器和其他资源在一定目标下组成的一体化系统，它的成长和发展同时受到这些组成要素的影响。在这些要素的相互关系中，人是主体，其他要素则是被动的。为此，管理人员就要努力保持各部分之间的动态平衡、相对稳定，以便适应情况的变化，达到预期目标。办公室要全面实施人力资源战略，建立以人为中心的管理体系，形成尊重人、依靠人、发展人、为了人的考核奖惩、选拔任用制度和机制，发挥全体人员的积极性和创造性，增强办公室的整体活力和凝聚力。三是建立公开透明的运行系统。单位是社会大系统中的一个子系统，办公室则是单位大系统的一个重要子系统。办公室工作预定目标的实现，不仅取决于办公室自身的内部条件，还取决于社会外部条件，如资源、市场、社会技术水平、法律制度等，以及领导决策方式方法、单位内部职责分工、单位资源状况及分配方式等。因此，开展办公室T作，除需要遵守国家保密规定和商业秘密外，有关情况还应当适时适度对外和对内公开，实行透明化运行。行政机关办公室要加快建立行政权力网上公开透明运行系统，使所有行政权力上网运行，接受有效监督，打造“阳光政务”。
　　
　　（作者单位：江苏省盐城建筑工程学校大专部）
　　
　　

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