牢固树立四种意识提高公文写作水平

牢固树立四种意识提高公文写作水平

牢固树立四种意识提高公文写作水平
　　
　　口甘正气
　　
　　公文写作能力是机关工作人员必备的重要能力之一。古人钦慕“上马击狂胡，下马草军书”之人，今人也常要求公务员“笔杆子会摇、嘴皮子会翻”，或者“提笔能写、张口能说、遇事能办”。根据多年工作的经验和教训，笔者认为要提高公文写作能力，应牢固树立四种意识。
　　
　　一是要牢固树立“研究者”意识。从某种意义上说，公务员比研究员更需要搞研究，因为这是正确决策的需要，公务员如果对问题没有深入研究而草率决策造成的破坏性后果比研究员要严重得多。在起草公文前，起草者一定要对有关问题进行深入研究。如果只是起草通知、函、会议纪要，研究单项的、具体的问题就够了；如果起草大型的报告、领导讲话和综合性工作汇报，则要对全盘工作作深入、细致、全面的研究。
　　
　　1．要研究本部门本单位的职能、职权、职责，将应该做什么工作，可以做哪些工作研究透。2．要研究本单位的历史，至少是最近五年的历史，深入了解已经做了哪些工作，有什么问题和不足，有什么需要改进的地方，有什么固定的工作模式和行之有效的工作，还要了解哪些是经常性、常规性、持续性工作，哪些是临时性、紧急性工作。这些可借助《年鉴》、本单位本部门的各种资料汇编以及机关历年的内部刊物获得。3．要研究本单位本部门的工作规划、工作安排、工作要点。4．要研究本单位本部门的运作机制，掌握本单位是怎么开展工作的，如本单位的内部机构、二级单位、指导单位的运作情况，以及单位的工作制度，如办公会议、党组会议、主委会、常委会、全会、代表大会召开的频率和主要议程，以便提前收集相关资料和素材。5．要研究上级机关对本单位工作的要求、指示、批示，弄清上级机关希望本单位本部门怎么开展工作。这可以借助于上级单位下发的文件以及主办的网站和刊物了解，也可以通过上级单位领导人的讲话了解。6．要研究外地兄弟单位兄弟部门的工作情况，看看别人是怎么做的，了解外地工作进展情况，看看外地工作是否有所创新，是否有可以借鉴的先进经验。进行这些研究之后，撰写公文就有了基础，写起来就会驾轻就熟，且立意会比较高。
　　
　　二是要牢固树立“领导者”意识。要时刻牢记公文写作是代领导立言，公文以单位、部门名义上报或者下发体现的是领导者的思路，所以公文起草者必须杜绝“起草者自己的话越多，越体现起草者水平”的思想，牢记公文是对领导者思想的记录和整理，而不是起草者自己独出机杼。起草者的工作是将领导者的思想、思路表达准确、完整、晓畅，而不是将领导者的思想任意解释或者随意增删、修改。
　　
　　三是要牢固树立“接受者”意识。任何公文都有其“接受者”或者说“受众”。会议讲话的“受众”是全体与会者，汇报的受众是上级单位领导，情况介绍的受众是兄弟单位的同志。公文起草者在起草公文时一定要心里时刻装着“受众”，揣摩受众的心理，根据受众的接受能力和不同身份撰写公文。如果受众是基层群众和全体干部职工，公文用语就要尽可能生动、形象，通俗易懂，讲道理要深入浅出，多举例子、多摆事实，尽量少用枯燥的数字或者深奥的理论；如果受众是兄弟单位同仁或者上级单位领导，对于本部门本单位的特色提法、工作要予以一定解释，否则受众会一头雾水；如果受众是学者专家，则要把相关问题的复杂性、艰巨性阐述清楚， (范文网　www.fwsir.com) 不妨使用专业术语，这样有利于受众思考，提出好的意见建议。总之，在起草公文时，公文起草者一定要站到受众的角度想问题，确保每句话受众都能接受、都能理解。
　　
　　四是要牢固树立“编校者”意识。公文的严肃性、权威性，决定了起草者一定要有“编校者”意识，确保公文零差错。虽然正式文件下发时都有校核程序，但是公文起草者这关最重要，首先自己要审校好。1．公文中绝对不能有错别字，要反复校对，对没有把握的字词，要查阅字典、词典，秘书工作者的案头应该有一本字典。不要生造谁也不懂的形容词、动词，也不要因文害意、以文害意。2．公文中绝对不能有错误的话。引用上级领导讲话、上级文件以及本单位本部门文件精神，一定要核对原文，确保准确无误，对于上级领导指示和上级文件中的原话禁止断章取义或者任意增删。3．防止出现错误的数据。数据一定要反复核对，拿不准的数据要向统计局核实。4．公文中要杜绝病句，不能因为病句损害公文的严肃性和权威性。5．文风要保持一致。公文语言讲究简洁，不需要废话；公文文风讲究庄重，不需要狂热；公文表达讲究理性，不应掺杂个人情绪。因此在公文中尽量少用诗意的语句或者个性化特征非常明显的语句，也不要使用非常学术化的词语。对于刚从事公文起草工作的同志而言，公文初稿完成后，反复校对7遍以上很有必要；即使从事公文起草工作多年的同志，也要校对3～4遍。另外，公文在送交领导审阅前一定要按照规定处理好文字格式、排好版面，打印并装订。
　　
　　（作者单位：民进湖南省委办公室）

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