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浅谈怎样打好“前站”

时间:2013/8/15栏目:文秘工作

  浅谈怎样打好“前站”
  
  作者/张吉酷
  
  打“前站”是一项后勤保障工作,是企业或政府在举行大型活动或采取重要举措之前,安排少数人到相关地区或领域进行摸查、调研、后勤安排等工作。就像行军先锋、改革试点一样,打“前站”是获取第一手资料最直接、最重要的方法。将“前站”打好,才能设计出紧凑、适用的活动方案,既能避免错误和意外的发生,也有利于活动效果的充分发挥,起到趋利避害、抛砖引玉的作用,是活动顺利进行的重要保障。
  
  打“前站”是一项紧张、严肃的工作。既要做好协调,获取相关方面的充分支持,也要在陌生的环境和繁杂的信息中,把握主脉主线,获取全面准确的资料,做好完善细致的安排。打“前站”不能引起对方的抵触,更不能因为粗心大意、疏忽遗漏,使方案设计不完善,导致整个活动失败。这就要求我们在工作中遵循以下三项原则:一是目标明确。要领悟上级意图,明白举行活动的目的是什么,是为了学习考察、交流感情、休闲旅游、业务洽谈还是为了汇报工作。同时也要明白,打“前站”的目的是什么,是为了做好后勤安排、情况调查、试探对方态度还是为了事前交流意见。最后,要通过深入接触,了解相关方面对此次活动的看法和要求。只有将这三点贯穿于整个过程中,才能保证有头绪、有效率、不偏航,二是功课做足。搜集相关地区或企业的资料,充分调查研究,明晰各方面之间的内部联系。大部队的行程、路线、人数、人员级别以及接待方的人数、人员级别、接待方式、措施、地点等都要了然于胸。要对照以前举行类似活动的方案,提前在脑中形成初步规划,明确要了解的问题和需要对方协调解决的问题,做到“手中有粮,心中不慌”。三是交流充分。交流是最重要的一环,要开诚布公地将我方举行此次活动的目的,我方人员、时间、路线和需要对方帮助的事项说清楚、说明白。在尽量为对方考虑的前提下,争取更多的帮助。询问在当地举行类似活动时发生的问题和解决的方法,在交流中学习。要通过全面、深入的沟通,保证工作的成功。
  
  打“前站”是一项注重细节的工作。“失之毫厘,谬以千里”,一个细节的失误往往会影响整个活动。比如,在领导的讲话稿中,写错一个关键数字,会产生对全局的误解;在车队行进过程中,因为交通堵塞而影响整个行程。要切实将活动全程预演一遍,一丝不苟地进行全程梳理,从中发现问题、总结经验、做好预案,提高活动开展的稳妥性和灵活性,确保万无一失。应该重点注意以下细节。一要注意衔接到位。从车队行程的长短、路上红绿灯的多少、道路拥挤程度、有无因天气影响封路的可能,以及看完每个项目、每个景点、谈完每项业务所用的时间都应计算在内。要与相关方面合作,设计好行程路线,确保省时省力,在时间衔接上无闪失。二要考虑特殊因素。例如,某些道路限高或者路面坡度太大,大客车无法通行,要换成中客车;某些方面工程难度较大,洽谈比较困难,必须注意;参加活动的一些老同志身体不好,需要特殊照顾等都要考虑在内。三要注重方式灵活。灵活的方式方法,可以起到“催化剂”的作用。比如在活动过程中,可以采取让参加的主要人员一起就餐,一起参加娱乐活动;在行路过程中,可以运用导播车的方式进行解说;部分参加人员可以互换车辆,加强交流。要根据当地实际,制定切实可行、灵活多变的活动方式,营造和谐愉快的氛围,达到令人满意的效果。四要做好资源调配。要注意资源的合理调配,尽量节省开支,用最少的钱办最好的事。例如住宿方面,酒店的选择、餐饮的安排,既要符合参与者的身份,也要考虑个人习俗和口味,还要考虑价格因素。要积极与酒店协调,要求酒店提供诸如叫醒服务、天气预报服务、电视节目点播等细节服务。做好菜品的调整,努力做到价位适中、口味适合、颇具特色,使参与人员满意。五要注意资料的索取。一定要向相关方面索要准确、详细的材料,以备撰写讲话稿、新闻稿和汇报稿之用。最后,要及时将自己的所见所闻所感进行总结,写成汇报材料,并形成初步方案和合理化建议提交上级审查,根据上级的要求和指正,查漏补缺,形成完美的执行方案。
  
  (作者单位:中国共产党莱西市委办公室)
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