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财务档案管理制度

时间:2022-08-21 16:52:54 规章制度 我要投稿

财务档案管理制度

  财务档案管理制度
  
  一、目的:
  
  为了加强公司财务档案的科学管理,建立、健全会计档案的管理制度,完善财务档案管理工作,使其规范化、系统化,特制定本制度。
  
  二、适用范围
  
  本制度用于财务部档案的管理。
  
  三、档案管理职责
  
  财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等,对财务会计档案的安全、完整、保密负责,对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。
  
  四、财务档案定义
  
  会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
  
  五、会计档案范围
  
  包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。
  
  (一)会计凭证
  
  会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。
  
  (二)会计账簿、
  
  会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。
  
  (三)会计报表
  
  会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件,有主要财务反映指标快报,月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。
  
  (四) 其他会计核算资料
  
  其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由财务部门负责办理的有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。
  
  六、会计档案的装订和保管
  
  会计档案的装订:会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订,一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。
  
  (一)会计凭证装订前的准备工作:
  
  (1)分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
  
  (2)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;
  
  (3)整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;
  
  (二)会计凭证装订时的要求:
  
  (1)装订尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅。
  
  (2)凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;
  
  (3)装订凭证厚度一般为3厘米,装订牢固,美观大方。
  
  (三)会计凭证装订后的注意事项:
  
  (1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。
  
  (2)在封面上编好卷号,会计凭证装订成册后,装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。
  
  (四)会计档案的保管要求。
  
  (1)会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有防火器材。
  
  (2)会计档案应放在专用的铁皮档案柜里,按顺序码放整齐,以便查找。
  
  (3)会计档案室内应经常保持清洁卫生,以防虫蛀、防鼠咬。
  
  (4)会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅的地方,以利查阅,并防止潮湿;
  
  (5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿,严防毁坏损失、散失和泄密;
  
  (6) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
  
  (五)档案保管期限
  
  (1)原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年
  
  (2)银行存款余额调节表和银行对账单 5年
  
  (3)日记账15年。其中:现金和银行存款日记账 25年
  
  (4)明细账、总账、辅助账 15年
  
  (5)固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年
  
  (6)主要财务指标报表(包括文字分析) 3年
  
  (7)月、季度会计报表(包括文字分析) 5年
  
  (8)年度会计报表(包括文字分析) 永久
  
  (9)会计档案保管清册及销毁清册永久
  
  (10)主要财务会计文件、合同、协议 永久
  
  七、会计档案的借阅
  
  (一)会计档案为本单位所利用,原则上不得借出,有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。
  
  (二)外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经会计主管人员或单位领导人批准后,方可办理借阅手续;单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
  
  (三)本单位人员需要档案资料,在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。
  
  (四)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。
  
  八、会计档案的销毁
  
  (1)会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册,经公司领导审查,报请上级主管单位批准后方可予以销毁。
  
  (2)会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。
  
  (3)销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销,会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查。

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