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学校档案管理制度

时间:2015/10/9栏目:规章制度

  学校档案管理制度(一)

  一、立卷归档制度

  1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料(包括文字、统计数学、图纸、相片、录音(像)、报表等)均属归档范围。

  2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作,学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二常年度9月份结束归档工作。立卷归档,并向综合档案室移交。

  3、归文件材料必须收集齐全,组卷合理,分类清楚,卷内文件排列系统,保管期限划分准确,案卷标题简明确切,装订结实、美观,字迹工整、清晰。

  二、档案借阅制度

  1、凡本单位人员因工作需要查档案,一般在档案室查阅,如需借出,须办妥手续后方可借出,并在2—3天内归还。

  2、借阅档案,必须履行登记手续,填写借阅登记及档案利用效果。

  3、查阅或需摘录机密档案,须经领导批准,并在指定地点查阅,不得翻阅其他无关材料。

  4、凡外单位来查阅档案,须持单位介绍信,并说明查阅内容,年代和目的才能查阅,除特殊情况外,一律不外借。

  5、借阅档案必须妥善保管,爱惜使用,禁止私看折卷,抽页,随意涂改做记号,不得擅自复制、转借他人或单位,一经发现依法处理。

  6、凡未经整理,登记完毕的档案,一律不外借。

  三、档案保密制度

  1、严守有关保密守则。

  2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。

  3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。

  4、提供利用秘密文件资料,严格按照密级规定执行审批手续。

  四、档案室管理制度

  为了加强档案室管理工作,切实做到“八防”,确保档案的安全和质量,特制定本制度:

  1、档案室应有专人专管,非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。

  2、档案室内严禁吸烟,工作人员离开档案室时,要关闭门窗,切断电源。

  3、档案室内要经常进行通风,打扫,保持清洁干燥,按时更换防虫药品。

  4、档案箱排列整齐,分类存放,每年清库查对档案一次,确保档案安全。

  5、调查档案要严格履行登记手续,做到调卷登记,还卷注销。

  五、档案统计、鉴定、移交制度

  档案统计:

  1、建立档案统计台帐,对收进、移出的档案资料做到帐物相符。

  2、编制档案工作情况统计表,提供利用档案资料定期汇综上报。

  档案鉴定和移交:

  1、成立档案鉴定工作小组。

  2、根据国家有关档案保管期限的规定,制定本单位保管期限表,定期对已经超过保管期限的档案进行再鉴定,准确地判定档案的存毁。

  3、销毁无保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见。登记造册,经单位领导人批准后由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。

  学校档案管理制度(二)

  一、档案建立

  (一)建立健全学校各类档案,为学校各级领导,上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。

  (二)学校建立档案资料室,由人事秘书专职管理,按《中学档案资料收集范围细目》(附后)建立档案。教导处、总务处等行政职能部门和团委设档案柜分别管理。

  (三)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案,学校档案按类以时间为序建立,教师的一般人事档案,一般职务档案和业务档案按人头建立,学生学籍档案按届,按班分类建立。

  二、档案立卷

  (一)档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料,并将筛选后的资料分类装订、编制目录,进袋入档。档案袋,档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。

  (二)卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限;注明“短期”的一般以五年为期限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。

  (三)凡档案资料收集范围细目中未编入,照片档案盒,但确有使用、保存价值的其它资料,学校可根据需要自行决定是否保留。

  三、档案补充

  (一)教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。

  (二)外来文件、函件由收文员(或人事秘书)统一分类编号登记,(www.fwsir.com)交校有关领导阅后,即立卷归档。

  (三)校内印发的文件是档案补充的重点,平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、少先队部应将此类文件分类保存,每学期结束时,集中交档案人员立卷归档。

  四、档案转递

  教职工因工作调动,需要转递档案,必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记,文书档案盒,严密包封,并加盖密封章,通过机要转递,不得公开邮寄或交本人自带。

  五、档案查阅

  (一)校外人员来校查阅档案,必须持有单位介绍信,经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案;查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案;未经同意不得摘抄档案材料,经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见;查阅者不得将档案材料拿出资料室。

  (二)校内人员借阅业务档案、学生学籍档案必须经有关领导同意后方可借阅,并要办理登记手续,会计档案盒,在规定期限内完好无损地归还。

  六、档案安全保密

  (一)档案资料室门窗要加固,要备有消防器材,保持整洁、干燥,自然通风,严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

  (二)档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室,不得外泄档案中的机密,档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等,不得乱仍乱抛,应将保密纸处理或销毁。

  学校档案管理制度(三)

  一、分管领导职责

  1、分管领导负责机关档案工作的全面领导,确保学校档案工作的宏观建设,努力提高档案工作科学管理水平,确立档案为学校和部门服务思想。

  2、把档案工作列入学校议事日程,纳入目标管理,定期研究、检查、督促,确保完成档案工作任务。

  3、根据档案事业发展规划和工作要求,支持、解决档案管理工作中所需的人力、财力、物力。

  4、关心档案室和档案工作人员的工作、学习,表扬和奖励作出贡献的档案人员,以促进、提高档案人员的政治、业务素质和工作积极性。

  二、档案管理人员职责

  1、宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作的方针、政策和规定,热爱档案工作,努力学习档案专业知识,不断提高业务水平。

  2、建立健全档案工作制度,规划草拟本学校档案工作计划和管理制度,并认真贯彻执行。

  3、按规定做好文书档案的工作和平时的归档工作。

  4、集中统一管理本学校全部档案,做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计工作。

  5、熟悉本学校室藏档案,积极开展档案的利用工作,热情接待查档人员,按规定办理借阅手续,注意掌握利用效果的收集,编制必要的检索工具和参考资料。

  6、认真做好库房管理,维护档案的完整、安全。

  7、开展档案行政执法检查,对违反《档案法》的行为予以制止,并及时向领导汇报,提出处理意见。

  8、完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。

  三、兼职档案人员职责

  1、严格遵守相关档案法律法规,协助专职档案员在学校开展档案法律法规学习宣传活动,增强全体教师归档意识。

  2、认真参加学校年度文件材料归档等档案业务活动,注意收集本部门工作所产生的档案材料,依照分类方案随时归入有关卷夹(盒)内。

  3、每学期末按照要求对本部门所收集的档案进行整理、装订,并向档案室移交。

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