写在第61个秘书节之际

写在第61个秘书节之际

写在第61个秘书节之际
　　
　　作者/程林盛

　　自从1952年美国两位资深秘书提议政府设立秘书节（周），后由国际专业秘书协会(ProfessionalSecretarieslntemational，现已改为国际行政专业协会 Intemational Association of AdmirustrativeProfessionals)确认设立秘书周和秘书节以来，世界各国广泛将每年四月的最后一个完整星期定为“国际秘书周”，该周星期三定为“国际秘书节”，旨在肯定秘书工作者所作出的贡献，并鼓励年轻朋友们投身秘书职业。这也是国内外仅有的几个以职业命名的节日之一，其他如护士节、记者节、教师节等。可见，秘书节（周）对全世界在这个岗位上辛勤工作的人员来说意义重大。
　　今年是第61个秘书周（4月22—28日）和秘书节（4月25日），同时适逢秘书周和秘书节60周年。这也是继去年11月我国教育部正式将秘书学列入本科专业目录后的第一个节日，也算是给秘书节（周）的一份厚礼吧。
　　
　　一、秘书的角色认知
　　
　　秘书这一职业有着悠久的历史。从古代的史官、师爷、秘书郎等幕僚性质的职位，到如今各行各业的一个常设性职位，秘书不再仅仅是上司的“抄写员”、“录字员”、“接线员”等“打杂人士”，而已成为专业的行政管理工作者。这一发展使得秘书的传统角色不断褪色，沟通性和管理性逐渐增强，成为“决策者的守门人”、“主管与员工的桥梁”、“组织的门面”、“主管的情报员”。这一角色职能的变化凸显了这个职业的重要性。
　　
　　二、秘书的职业定位
　　
　　据不完全统计，目前秘书这一职业已经进入热门行业排行榜，甚至在部分地区进入了前十名。我们在招聘会现场常会看到很多用人单位在招聘秘书、助理等人员，这只是从职业角度而言，这一职业的定位还有待凝聚。从秘书职业发展来看，它正由打杂型走向专业化、职业化和社会化。在制度层面，国际上有各种秘书职业资格和从业认证考试，如剑桥办公管理国际证书考试、LCCIEB（伦敦工商会考试局）秘书证书考试、IAAP（国际职业秘书协会）秘书资格考试等；在国内，我国原劳动与社会保障部于1997年制订了《国家职业技能标准（秘书）》《国家职业资格鉴定规范（秘书）》，并于1998年试行国家秘书职业资格鉴定考试，2000年出台了《招用技术工种从业人员规定》，其中要求从事秘书职业者需持证上岗。这是我国秘书职业制度化、专业化和职业化的开端。随着今天秘书学正式进入本科专业目录，其社会价值将进一步体现，这是对高等秘书学教育的肯定与促进，也是社会职业规范化管理的开始。
　　
　　同时，各行各业的用人单位还需用新的眼光认识秘书这个职业。2012年秘书节（周）的活动主题已由国际行政专业协会发布，为“秘书，办公室的脉搏”（Admins，thePulseoftheOffice）。该协会认为：“过去六十年，由于新工具、新科技以及经济与文化的影响，带来行政岗位的巨大转变，行政人员（秘书）是办公室内稳定而有效率的核心，能确保职务在精确、准时而又节约的状况下执行完毕。在如此复杂的经济形势下，行政人员就是各项事业的引擎；在这个需要准确、快速、高效处理信息的时代，行政人员（秘书）就是‘数据大师’（mastersofdata）。他们在执行任务的时候，还需担当传统角色下成为许多顾客、客户和员工的守门人（gatekeepers）。因此，他们就是办公室的脉搏。”脉搏是生命运行的象征，脉搏的正常搏动代表着组织的正常运转，一个主管掌控了脉搏，就基本掌控了整个组织的运转。所以，秘书职业在今天的行业发展、组织运转中起着关系组织命脉的作用。但究竟有多少行业与单位能够正视这个“脉搏”的作用，还需要对秘书职业重新定位。
　　
　　三、秘书的职业建设
　　
　　秘书职业的准确定位，决定着秘书人才的创新培养。当前走向职场的秘书工作者，要么是高职高专培养的技术型秘书，他们主要擅长于打理杂务；要么是正规院校培养的文科非秘书专业毕业生，他们由于没有接受过秘书专业的科班训练，对秘书职业的角色认知还不够明朗，在岗位上依旧是重复处理杂务的角色。这种状况致使秘书职业的发展受阻，甚至秘书学科的建设无法取得突破，在整个教育领域，本科以上层次的秘书专业毕业生寥寥无几。现在秘书学已经名正言顺，从原来寄生于汉语言文学专业下的母子学科变为脱胎于其的姊妹学科，并且逐步向管理学科靠拢，希望秘书界趁着这次契机，深化秘书学专业教育，提升职业秘书的社会知名度与认可度，推进秘书技能的专业化、秘书工作的规范化、秘书观念的职业化、秘书制度的体系化、秘书职责的制度化——我以为这是秘书学学科建设的一个目标。
　　
　　秘书职业化体系的构建需要秘书学教育界、秘书职业界、用人单位和国家人力资源主管部门合力完成，将已有的制度与规范落到实处，并配套完善秘书从业者的社会保障体系、用人机制与培训体系以及职称评定体系，从而开拓秘书职业正常发展的渠道，避免因秘书使用过程中的不规范产生秘书腐败、秘书跳槽、工作不力等负面效果，从而使得秘书职业走上职业化发展的轨道，以适应日益激烈的市场竞争和市场经济发展的需要，促进工作效率的提高与人力资源的合理配置，形成人尽其才、岗尽其责、事尽其成的良好局面。
　　
　　四、优秀职业秘书必鲁的条件
　　
　　秘书这一职业尽管在我国的现代化进程中逐步为各行各业所重视，但在社会上还有很多误解，如秘书常被人们当作“吃青春饭的”、“小蜜（秘）”，也常成为“潜规则”、“性骚扰”等敏感话题中的中心人物。事实上，秘书职业非常崇高，它对从业者有很高的要求，特别是在现代化的办公条件和复杂的人际关系环境下，秘书必须创新思维、善理事务、敬业乐群、崇尚道德、追求卓越。
　　
　　21世纪的秘书绝不能再像传统秘书那样被动适应环境，消极地等待主管的命令去行事。秘书工作者不仅要具备从业所必需的基本素养（如忠诚、保密、高尚、任劳任怨等）、基本知识（如写作、文书、档案、财务、法律等）和技能（如办公自动化、摄影等），而且要具备处理复杂事务和应对危机的能力，如信息鉴别和整合能力、减压能力、公关能力、国际交流能力、时间管理能力、人际关系管理能力等。这是新世纪对职业秘书的素质要求。
　　
　　同样，企业或组织也要为职业秘书的发展创造良好环境，如加强企业文化建设、实施人性化的组织管理，为职业秘书的成长尽可能提供帮助。
　　
　　在21世纪这个新的时代，谁掌握了信息谁就能占据主动，而秘书在这一点上优势明显，这将为他们承担更多的辅助决策职责提供便利。因此，今天的秘书将比以往任何时候更需要充实自己的资讯接获与处理能力，从而不断提高适应社会的竞争力。
　　
　　（作者单位：天津师范大学）
　　
　　

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