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简析公文处理法规中“一般”的应用

时间:2022-08-21 20:23:34 文秘工作 我要投稿
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简析公文处理法规中“一般”的应用

  简析公文处理法规中“一般”的应用
  
  作者/张维功
  
  《党政机关公文处理工作条例》 (以下简称《条例》)和《党政机关公文格式》 (以下简称《格式》)已实施一年多了。学界对《条例》和《格式》做了详细介绍、多方位研究,解读细致而充分。笔者试就上述两部公文法规中“一般”一词的使用情况作一剖析,以求教于方家。
  
  一、 “一般”在汉语语境中的意义
  
  “一般”在汉语中的意义主要有:一样,同样;一种;普通;通常。
  
  表“一样,同样”之意时,表示所描述事物之间具有相同的特征,如他哥俩长得一般高。
  
  表“一种”之意时,表示所描述事情具有类型的意义,如别有一般滋味。
  
  表“普通”之意时,表示所描述事物的程度,有基本、平常之意,如一般性、一般化。
  
  表“通常”之意时,表示所描述事物正常情况下的状况,意指所表述的事情还含有例外的特殊情况,如一般情况;一般地说,吃这种药是很见效的。
  
  公文法规在表述中使用“一般”,多是基于“一般”在表“通常”之意时所含有的例外特殊情况而考虑的。
  
  二、《条例》中“一般”的运用,体现了夏活性与原则性的结合
  
  《条例》中“一般”的使用有3处,分别在第9条、第14条、第32条,在阐述公文格式要素构成、越级行文、绝密级公文的复制与汇编问题时使用了这一词语。
  
  《条例》第9条规定: “公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”
  
  公文格式构成要素有18个,但不是每份公文都必备这18个要素。18个格式要素中,每份公文必备的要素只有9个,分别是发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印发机关和印发日期、页码。其他要素根据行文的方向、公文的涉密程度、公文办理的时限要求、附件的有无、印章加盖与否、文件是否需要抄送而相应有所变化。
  
  《条例》第14条规定: “行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。”
  
  公文的正常行文方式是逐级行文,越级行文是基于特殊情况,如遇有重大突发事件,包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等,主要是为了抢时间,不误事。或是直接的上级机关乱作为或者违法违纪的,对处分决定不服的,可以越级行文。
  
  《条例》第32条规定: “绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。”
  
  绝密级公文涉及最重要的国家秘密,泄漏会使国家安全和利益遭受特别严重的损害,《条例》规定不得复制、汇编,但也考虑到了确有工作需要时的特别情况。
  
  《条例》中“一般”的使用,都是基于例外的特殊情况而考虑的,虽用的少,却真实反映了例外特殊的实际情况;用得得体,无损作为法规应具有的刚性,是表达的灵活性与原则性的有机结合。
  
  三、《格式》中的“一般”,存在着过度使用的问题,有失作为国家标准应有的刚性
  
  《格式》中“一般”的使用有20处,有19处是在对公文格式要素作具体规定时使用的,有1处是在表述“规范引用文件”时使用的,即“GB3101有关量、单位和符号的一般原则”,用的是“一般”的“普通”之意。
  
  19处涉及公文要素的规范中,用于格式要素字体字号的规范就有11处。
  
  1.关于“字体字号”,《格式》规定, “如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整”。
  
  2.关于“份号”,《格式》规定, “如需标注份号;一般用6位3号阿拉伯数字”。
  
  3.关于“密级和保密期限”,《格式》规定,“如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字”。
  
  4.关于“紧急程度”, 《格式》规定, “如需标注紧急程度,一般用3号黑体字。”
  
  5.关于“标题”,《格式》规定, “一般用2号小标宋体字”。
  
  6.关于“正文”,《格式》规定, “一般用3号仿宋体字”。
  
  7.关于“结构层次序数”, 《格式》规定,“文中结构层次序数依次可以用“一、” “(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注”。
  
  8.关于“抄送机关”,《格式》规定, “如有抄送机关,一般用4号仿宋体字”。
  
  9.关于“印发机关和印发日期”,《格式》规定, “一般用4号仿宋体字”。
  
  10.关于“页码”,《格式》规定, “一般用4号半角宋体阿拉伯数字”。
  
  11.关于“纪要格式中出席人名单”,《格式》规定, “一般用3号黑体字”。
  
  《格式》在规范这么多具体格式要素字体字号时使用“一般”,很难说都是基于例外特殊隋况的考虑,只能说是对例外特殊情况的滥用。上述1 1例中,只有第1例因为是从整体上对公文格式要素“字体字号”作规定,可以说是基于特殊情况的考虑,有其合理性,而其他10例是对具体格式要素字体字号的规范,再使用“一般”,笔者认为有损骼式》作为国家标准应有的刚性,建议在规定这些格式要素的字体字号时无须使用“一般”一词。
  
  此外,《格式》中其他8处使用“一般”的情况是:
  
  1.关于“公文用纸的主要技术指标”,《格式》规定, “公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸”。
  
  2.关于“行数和字数”,《格式》规定, “一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整”。
  
  3.关于“联合行文时发文机关的排列”, 橢式》规定, “如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前”。
  
  4.关于“多个签发人的签署”,《格式》规定, “如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名”。
  
  5.关于“成文日期”,《格式》规定, “成文日期一般右空四字编排”。
  
  6.关于“发文机关署名”, 《格式》规定,“单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名”。
  
  7.联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。
  
  8.签名章一般用红色。
  
  上述8例中,第1例是对公文用纸主要技术指标的规定,是从整体上说的。各机关在公文用纸上很难统一一种规格,存在例外的特殊情况,不能做刚性的硬性规定。第2例是对公文每面所排行数和每行字数的规定,也是从整体上说的。公文首页必须显示正文,当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的办法解决,为此对公文每面所排行数和每行所排字数用“一般”表述就较为得体。
  
  第5例是对成文日期标注的规定,因《格式》对加盖公章的公文和不加盖公章的公文成文日期的规定不一样,此处用“一般”也较为适宜。
  
  第8例是对签名章用色的规定,考虑机关负责人个性差异,不作硬性规定也有其合理性。
  
  第7例是对联合行文发文机关署名按发文机关顺序排列的规定,使用“一般”表述,也反映了公文处理的实际情况,各机关不必在署名的排名先后上过于较真。
  
  第3例是对联合行文时发文机关排列的具体规定。因絛例》规定, “联合行文时,使用主办机关的发文字号。” 《格式》此处使用“一般应当将主办机关名称排列在前”的表述,出现例外特殊情况,势必会造成发文机关标志与发文字号不匹配的问题,这样的表述就不够严谨。
  
  第4例,多人签发时每行排两人,既然这样具体规定,就不应有什么例外。第6例,单一机关行文时,发文机关署名在成文日期之上的位置关系是约定俗成的,没有特别的例外情况。建议这两处不用“一般”来表述。
  
  与《条例》相比而言, 《格式》在对各格式要素作具体规定时,有的的确是基于特殊的例外情况考虑,反映了公文处理工作的实际,但不少并不是基于实际的特殊情况考虑,存在一定意义上对“一般”的过度使用,这些表述有损《格式》作为国家标准、法规应有的刚性,一定程度上会影响公文法规在实际工作中的执行力。
  
  (作者单位:湖北文理学院管理学院)