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股东会会议通知制度分析与缺陷检讨

时间:2006-11-24栏目:商法论文

【内容提要】公司股东会会议通知是关乎股东利益的大问题,但我国公司法理论并未对此给予足够的关注,现行《公司法》的有关规定亦极为简略,存在颇多缺陷。故应借此次《公司法》修改之机,从股东会会议的通知人、通知期限、通知方式、通知对象、通知内容等方面予以完善
  公司股东会会议通知常常被认为是一个微小到可以忽略不计的技术问题。受制于这一理念的影响,我国《公司法》对股东会会议通知的规定极为简略。实质上,股东会会议通知是股东得以参加股东会并行使其法定“干预权”的前提,在经营者和控股股东合二为一的情况下,股东会已成为少数股东要求大股东解释其政策并提出微弱反对意见的惟一场所。在我国实践中,因公司未遵守通知程序而产生的纠纷已偶有发生,研究公司股东会会议通知的有关问题具有十分重要的意义。
    一、股东会会议通知人之制度分析与缺陷检讨
  各国(地区)立法一般将股东会会议的通知人区分为实质意义上的通知人和形式意义上的通知人。前者是指拥有实质通知权,即有权决定召集股东会会议的通知人;后者是指仅拥有形式通知权,即对股东会会议召集无决定权,但可协助召集权人发布通知的人。司法惯例一般认为,惟实质意义上的通知人方可在会议通知上署名,以其自身名义发布会议通知,形式意义上的通知人仅在得到召集权人的特别授权时,方能发布会议通知。因此,形式意义上的通知人可视为实质意义上的通知人的代理人,在得到授权时,应以被代理人名义发布会议通知。一般情形下,形式意义上的通知人不得以自己名义自主决定发布会议通知,否则,若非得到实质意义上的通知人追认,该通知不会产生预期的效力。例如:在我国香港,股东会会议一般由董事会召集,会议通知亦以董事会名义发布,董事会系实质意义上的通知人。虽然董事会通常指令公司秘书发布这些通知,但公司秘书不得自行主动发布通知,亦不得依个别董事的指令发布通知。[1](P573)在Hooper  v.  Kerr  Stuart  and  CoLimited  一案中,法官严格坚持了这一规则,认为“除非获得董事会集体追认,公司秘书未经董事会授权而擅自发布的股东会会议通知无效”[1](P573)。
  我国现行《公司法》并未明确规定谁为公司股东会会议的通知人,但该法规定,有限责任公司和股份有限公司股东会一般由董事会召集,似可推导,通知人应为公司董事会。董事会作为一个集体系法定的实质意义上的会议通知人。因此,股东会会议通知应以董事会名义发布。然而,在《公司法》出台以后,证监会的有关规范性文件又有将该通知权赋予“公司”的歧义表述,这些前后矛盾的规定极易产生操作歧解。在实践中,公司股东会会议通知的署名很不一致。就上市公司而言,至少有以下几种情形:其一,署名为公司。例如:上海金桥出口加工区股份有限公司1999年股东年会的公告即直接以其公司的名义发布。其二,署名为董事会。例如潍坊华光科技股份有限公司、内蒙古伊利实业集团股份有限公司1999年度股东大会即以公司董事会名义发布。其三,署名为获得董事会授权的董事会秘书。例如:仪征化纤股份有限公司1999年度股东年会即以董事会秘书名义发布,署名为“承董事会命邵敬扬董事会秘书”。令人欣慰的是,1997年12月颁布的具有“准法”性质的《上市公司章程指引》(以下简称《指引》)第47条、1998年颁布的《上市公司股东大会规范意见》(以下简称1998年《规范意见》)第2条以及2000  年5月18日修订的《上市公司股东大会规范意见》(以下简称  2000年《规范意见》)第5  条明确规定:公司召开股东大会时的通知人为董事会,从而部分地解决了上述问题。但对于非上市公司,上述问题并未完全解决。
  此外,现行《公司法》对形式意义上的通知人及其通知规则尚乏明文。例如:若系董事会秘书或其他人代理发布会议通知,其合法性如何?代理人是否必须在该通知中明示代理关系?如系无权代理,能否适用一般无权代理规则进行处理?等等,均待明确。笔者认为,一概否定形式意义上的通知人及其通知行为的效力并不恰当,关键是应对其进行适当规范。这些规范大体应包括以下几方面内容:其一,代理人代为发布通知时,应取得合法授权,并在会议通知中明示代理关系;其二,若代理人系无权代理,原则上应得到董事会追认,通知行为方能生效。在未获追认而又符合表见代理规定时,若通知事由事实上存在,则构成表见代理,通知行为对股东和董事会有效;反之,若通知事由纯系虚构,则不能成立表见代理,该通知对股东和董事会均无约束力,因代理人之欺诈通知而给善意股东造成损害的,由通知人自负其责。  对此,  我国台湾法院1984年度台再98号判决亦采类似做法,即如“股东会之召集经董事会决议,纵其公司公告之报纸上未刊载董事会名义,然已足供一般人了解系依董事会意旨召集;且其召集未侵犯董事会职权,更不危害公司及股东权益。则其召集自属合法。从而该次股东会决议难认为无效。”[2](P322)
    二、股东会会议通知方式之制度分析与缺陷检讨
  对于股东会会议的通知方式,各国概有两种立法例:其一,强制主义立法例,即以强行法明确规定股东会会议的通知方式,此为韩国、德国、意大利、奥地利、比利时、卢森堡等多数国家所采。并且绝大多数国家要求股东会会议通知须以法定的书面形式发布,惟英国的规定较为灵活,即该通知可采取委派专人递送、邮寄、刊登广告或其他方法送达[3  ](P182)。此外,在采取强制主义立法例的国家,往往针对股东和公司类别的不同而分别规定不同的书面通知方式。对记名股东和闭锁性公司(如有限公司)通常要求以专人递送或信函寄送的方式通知,对无记名股东和公开性公司(如上市公司)则大多要求采用公告送达的方式通知。其二,任意主义立法例,即未以强行法明确规定股东会会议通知的具体方式,而是将其交由公司章程自治,此为美国、瑞士、瑞典等少数国家(地区)立法所采。但在实践中,对记名股东和无记名股东通常亦采区别对待原则处理。并且,为预防纯粹的章程自治主义的缺陷,采此立法例的国家普遍对章程自治进行了限制,这主要表现在两方面:第一,部分国家(如美国)建立了“法律候补适用规则”,即在公司章程未有规定的情况下,补充适用法律规定的通知方式;第二,部分国家(如瑞典)建立了“特定决议通知方式法定规则”,即通知方式一般由公司章程规定,但对于一些比较重要的特定决议则须依法律确定的方式送交通知。
  无论采取何种立法例,各国许可或实际采纳的通知方式主要有以下五种:即口头送递、专人送递、邮寄送递、公告送递和现代传媒送递。其中,前四种方式是传统的送递方式,后一种方式是随着现代高科技的发展而衍生出来的较为新颖的送递方式。无论采取何种送递方式,应以能送达各股东为原则。应当注意的是,这几种不同送递

方式的生效时间并不完全一致。对此,有些国家作了较为明确的规定。如美国《示范公司法修订本》规定:口头传达通知时,只要通知是能令人理解的即为有效;书面通知如能令人理解,在以下三种情形下生效:其一,专人送递采“签收主义”,以收到为生效。为提高送达效率,该“签收”可由受送达人本人签收,亦可由其注册代理人、主要办事处的秘书签收,其效果视同本人签收。其二,邮寄送递一般采“推定到信主义”,如果付清邮资并正确写明地址,则在通知投入邮局的五天后便生效,投入时间可以邮戳证明。但特拉华州对邮寄送递采“发信主义”或“投邮主义”,发出通知的时间以已支付邮资,并按公司记录上的地址将通知投进美国邮箱的时间为准。[4](P65)其三,特殊邮寄送递采“签收主义”,如果以挂号信或证明信件邮寄,并要求有收条,且该收条是由收件人本人或其代表收件人签字的,则以收条上的签字日为收件日。无论采取何种生效主义,对于寄达开会通知的举证责任,应由公司或通知人承担。在我国台湾,此一举证责任亦由公司负担。[5](P431)此外,  对于公告送递各国一般采“发信主义”,通知公告一经发出,即视为到

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