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《归档文件整理规则》的实践与思考

时间:2006-11-23栏目:综合教育论文

  【内容提要】文章认为实施《归档文件整理规则》后,简化了整理方法,减轻了档案员的工作量,有利于档案鉴定工作的开展。但这一方法也在一定整度上影响了档案的整理联系,配套文件不够也影响了这一规则的推行。
【摘  要  题】立卷与归档
【关  键  词】《归档文件整理规则》/实践/利弊……
【  从2001年1月1日起实施《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)以来,崇州市档案局经过对《规则》的学习、宣传和对档案员的岗位培训,全市各机关、事业单位、乡镇全面开始实施。从各单位立卷归档工作的情况来看,《规则》的实施已经在以下几个方面产生了较好的效果。
  一、档案工作量减轻了,提高了工作效率。传统的文书立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动,划分类别、划分保管期限、组卷、抄写卷内目录、填写备考表、装订、拟写案卷标题、写封面、再编制案卷目录,程序多,难度高,即使是从事档案工作多年的档案员也感到吃力。尤其是在一些案卷数量较多的单位,一些兼职档案员要半年甚至更多的时间才能完成立卷任务。《规则》以“件”为单位整理,使档案员从繁重的手工劳动中解脱出来,节省了大量的物力、人力。尤其是采用计算机管理档案后,所有的文件都输入电脑,按照分类大纲编制程序,省去了拟写案卷标题、写封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作,极大地提高了工作效率。
  二、《规则》易学、易懂、易教,有利于档案员掌握。由于基层的档案员调动频繁,专业技能参差不齐,而传统的立卷方法不仅要求具备档案专业理论知识,还要熟悉立卷工作的规范、要求,同时还要求具备一定的综合分析能力,所以往往造成各单位的档案质量提不高,而档案行政部门疲于对档案员进行培训、指导的恶性循环局面。《规则》简化了文件整理程序,工作难度相应降低,业务指导人员好讲解,档案员也容易理解和掌握,便于档案工作的顺利开展。
  三、《规则》有利于档案的整理、保护和利用。由于整理方法简化了,工作量减轻,档案员有了更多的精力来从事档案的编研和利用工作,较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。传统的立卷方法中,档案的案卷由多份文件构成,装订成一卷,而利用者通常只需查阅其中的一份文件,在查阅时就会看到其它无关的文件,不利于档案的保密。由于基层单位工作人员档案意识普遍不高,在利用档案时往往把案卷拆了,用完后再装订。反反复复的拆卷装订给档案带来了很大的人为损害。同时档案的整卷调出也会导致没有用到的文件无端损耗,缩短自然寿命。实行按件管理后,档案利用者需要哪份调哪份,既方便又安全保密,也减轻了档案员调档的工作量。即使是完成归档后发现了零散文件,也无需拆卷、再装订,只需插入相关类别的卷盒中,在备考表或备栏中说明即可,方便灵活。
  四、《规则》实施后有利于档案馆(室)开展鉴定工作和优化馆(室)藏档案。由传统立卷方法组的卷内容杂、卷厚,并且装订、编目固定,使档案馆(室)不敢轻易开展鉴定工作,逐渐形成了档案馆(室)藏档案价值降低、利用效果差的局面。根据《规则》,档案的鉴定工作不再以卷为单位,也不需要重新整理,不再担心换卷皮,重拟新写案卷标题、重新编页号和案卷号等一系列问题,极大地减少了鉴定工作的难度和工作量。由于在确定归档范围和保管期限时,尽量照顾各单位自身形成原则和业务主管原则,使档案室归档范围相对缩小,档案馆以后接收档案最大限度地避免了重复件。
  五、《规则》较好地解决了计算机管理和手工管理并存的关系问题。随着办公自动化的发展,计算机管理档案已逐渐普及,实行文件级管理,更加便于档案管理系统的优化。但是在县、乡一级的基层单位,由于管理和经费等原因,没有配备计算机,更不用说档案管理软件了。但其形成档案数量少,内容较单一,也可根据《规则》进行手工管理。但是,在《规则》的实施过程中,我们也发现一些问题。
  1、由于《规则》取消了传统的立卷模式和立卷方法,长期以来我们在工作中所执行的《机关档案工作业务建设规范》、《机关文件材料归档与不归档范围》、《文书档案保管期限表》、《文书档案案卷格式标准》、《档号编制规则》等规范已经部分失去价值,而新的相应的规范还没有出台,基层档案工作者有时有种摸着石头过河的感觉。
  2、《规则》实行文件级管理,文件改用盒装,使文件容易被撕破、丢失。在实际工作中,遇到如婚姻档案、调资,人员调动、毕业生分配、征用土地等内容相近但数量较多的情况时,以一事作为一件就不便于管理和利用。实践中,我们把几个人或几件同类的事由作为一件来处理。
  3、《规则》规定档案盒可以竖放也可以平放。工作中,如果是平放则不利于放在底层的档案的调用。如果是竖放,有的盒内文件不是装得太满,就会产生盒内文件左重右轻或头重脚轻等现象,时间久了文件就会变形。
  4、以件为单位管理,随办随归,从一定程度上会破坏文件之间的有机联系,因同一事由形成的不同文件,由于由不同的部门处理,根据不同的来源和价值、时间的先后存放于不同的盒内,割断了文件之间的互相联系,看不出事件的产生发展过程,从而在一定程度上影响了档案的利用,并且在提供利用时,同一事由的文件材料分别从不同的卷盒内提出,很不方便。这种现象在实现了文档一体化管理、随办随归的单位比较突出。
  5、《规则》的实施,也会给档案馆的接收工作和统计工作产生影响。依据《档案法》,各单位形成的永久、长期档案在保存十年后要移交进档案馆。由于是以件为单位逆行管理,档案馆在接收档案时,不得不一盒一盒地打开,对照归档文件目录,逐件检查是否加盖归档章、归档章填写是否正确、盒内件数与顺序号与盒外标注是否一致等,这将大大增加档案的工作量,这个问题将在《规则》实施十年后很尖锐地摆在我们的面前,
  此外,在进行档案数量的统计时,传统立卷方法一般是以卷为单位,现在是以“件”为单位呢?还是以“盒”为单位?如果计算库存总量,又以什么为计量单位?今年的达标升级在统计档案数量时马上就要面临这个问题。
  当然,尽管我们在《规则》的实施中遇到一些暂时的问题和疑惑,但是还是感觉到它能够解决我们在档案馆(室)工作中的许多现实问题,作用是相当明显的。我们认为,《规则》的实施不仅仅是改变了我们的立卷方法,而且将会改变我们在档案工作的某些习惯性思维。
  《规则》实施后,立卷工作简化了,我们的业务指导工作也要相应地改变。从前,业务指导人员终年穿梭子各基层档案室,忙于指导如何分类、组卷,如何编目,指导方式原始,内容单一,效果也不明显。今后,档案工作的业务指导应该站在更高的起点上,可以侧重于档案工作的执法检查、档案的价值鉴定、参考资料的编写和现代化管理。这就对档案业务指导人员提出了更高的要求,只有努力提高自己的综合素质,掌握最新的档案学理论和现代化管理知识,才能够适应新形势下档案工作的需要。
  《规则》实施后,也会使沿袭多年的机关档案工作重心发生变化。从前,机关档案工作侧重于年复一年地组卷,仅仅编写一些简单的检索工具和参考资

料。现在档案人员可以节省出大量的精力,尤其是对档案实现现代化管里,提高了工作效率之后,档案员可以加强档案的鉴定和编研工作,在机关的全面工作中发挥更大的作用。


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