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关于文书立卷改革的思考

时间:2006-11-23栏目:综合教育论文

【  正  文】
  国家档案局《归档文件整理规则》的发布,是档案工作改革的重大突破,它顺应了档案工作的发展方向,使计算机技术优势充分地应用于档案管理工作,大幅度提高了工作效率,推动了档案工作由保管型向利用型的转变,文书立卷改革在全国得到迅速的推广。但在具体操作中。我们发现,有不少人存在着认识上的误区,对一些问题作了不慎重的简单处理。如何更好地扬长避短,处理好具体工作中存在的问题,并且吸收传统做法中的一些优点,使文书立卷改革不断完善。是本文探讨的重点。
      一、文书立卷改革中存在的问题
  文件级管理模式与传统立卷模式相比,主要有以下几方面的变化:1、取消案卷,实行文件级管理;2、分类方法固定为年度,保管期限、机构(问题)三种,允许进行不同组合;3、装订以“件”为单位;4、增设归档章;5、文件不编页号;6、简化档案盒填写。其中最根本的改变只有一点,就是管理单位的不同,传统上以“卷”为单位,改革后以“件”为单泣。这就涉及到具体的两个工作环节:“件”的界定和装订。“件”的界定是关键,它是文书立卷改革的核心;装订对档案保管和利用有着很大的影响。但目前,实际工作中这两方面部存在着一定的问题。
    1.对“件”的处理问题
  在试行《归档文件整理规则》的工作中。我们发现不同的人对“件”的理解各不相同,实际操作中对“件”的确定也存在着较大的差异,特别是对成套性文件的处理。有的单位过分地强调计算机因素,过分强调文书档案“一事一文”的特性,对具有成套性的文书档案全部进行平面化处理,实行一文一栏;有的单位则是将成套性的文件拆开,逆行一定组合,再分别作为“件”处理。笔者认为,这些做法违背了“保持文件之间有机联系”这一基本原则,前一种做法更是本末倒置:应当明确的是,档案管理终究是主体,而计算机只是辅助档案管理的工具,在档案管理中最大限度地发挥计算机管理的优势是我们追求的目标,但不能仅仅为了追求计算机管理而淡化甚至放弃本位的东西。
    2.装订和保管方式问题
  文书立卷改革以后,按照《规则》的要求,文书档案的装订现在一般都采用了单份文件装订方式。关于案卷级装订和文件级装订各自的利弊,已有不少文章进行了讨论,这里不再赘述。但毫无疑问,单份文件装订保管存在着文件易损、翻查不便、易乱、调卷归位易错易造成死档等缺点,给实体管理和利用带来很大的不便。如何解决这些问题,档案界也提出了不少方法,如采用专门的借阅夹解决档案借阅时的易损易丢问题,用硬三角套套装量少的文件解决保存时的易折易损问题,要求档案人员增强责任心以防档案丢失和死档问题等等.但这些办法不能根本有效地解决文件级管理带来的弊端。
      二、解决问题的设想
    1.遵循档案工作基本规律,客观地界定“件”
  对“件”的把握是文书立卷改革中的一个重点和难点:定义和划分“件”的关键,就是在遵循档案整理中关于“保持文件之间的有机联系”和“有利于保管和利用”原则的基础上,建立合乎档案历史形成特征和人们检索思维的最小管理单位。
  档案整理必须遵循其自身的形成特点,在整理过程中保持文件材料之间的有机联系,这也是档案有别于图书、情报及其它信息的最本质属性。档案管理改革是对档案工作外在的、具体的方式方法的改送,对基本的、客观的档案工作规律不能违背。
  不管哪种类型档案,从问题来分,大体上都可分为“一事一文”和“一事多文”这两种形式。目前进行的文书立卷改革针对的是文书档案,原因就在于;一是传统的立卷方法不适应档案计算机管理的要求;二是文书档案“一事一文”的特征非常明显,传统的档案管理模式只要稍加改革,就可以借助计算机辅助管理的优势。对大多数文书档案来说,都可实行平面化管理。但事实上文书档案中也有“一事多文”形式,如一次会议、活动、事件中产生的文件。如果将这些文书档案拆散,与“一事一文”的文书档案并列,进行平面化处理,会带来多方面的问题:
  一是割裂了成套性档案中文件之间的有机联系,使档案的历史性价值受到损害。
  二是分类层次混乱。“一事一文”和“一事多文”两种形式的档案实体从事由角度划分,属于同一个分类和管理层次。将不同层次的文件混在一起,势必带来分类层次的混淆。档案整理实际上存在着实体结构和目录结构两种方面。实体结构就是要按照全宗原则、实体分类原则及最低类目中档案特征整理方法,最大限度地保持文件材料之间的有机联系,它是目录结构的基础。目录结构是对实体结构的抽象,可形成与实体结构一致的体系,还可根据实际需要进行不同的组合,形成多样化的目录结构,以满足不同角度、不同层次的检索需要,目录结构相对实体结构更加灵活。为了方便档案信息管理和检索,可以对目录结构进行变通处理,将不同层次的内容进行组合。但对实体管理来说,一般还是应当最大限度地保持文件之间的层次结构。特别从长期档案保管的角度来说,更应如此。
  三是不利于检索,文书立卷改革不仅是为了提高工作效率,也是为了提高检索质量,提高查全率、查准率。精确检索不仅包括对单份文件的精确查找,也包括对成套性档案的精确查找。对成套性文件实行平面化管理以后,固然满足了对每份文件的检索,但不利于成套性检索。而且,成套文件打散后,其中一些无独立性的文件事实上已经失去了检索意义。在实际操作中有将成套性文件紧靠在一起排列,或采用参见号的方式解决成套性问题,亦有不完善之处。
  因此,在借助计算机技术进行档案管理的时候,档案实体整理不能回避成套性问题,不能淡化或放弃成套性要求。当然,并不是说实体整理方式一定要保持一成不变,它也是一个不断发展的过程,但经过时间和实践验证的基本原则不能违背,不能纯粹为了追求技术而抛弃本质的东西。事实上,档案实体管理有一定的滞后性和稳定性。档案信息管理和检索体系管理有一定的超前性,可采用多样化的方法和手段进行有机的融合。
  各类档案都存在“一事一文”和“一事多文”的特征,从这个意义上讲,文书档案和其它档案在管理上不存在本质上的区别,只是不同类型档案在某一方面特征更强一些而已。因此,在实体整理上,文书档案的立卷应根据文书档案的内容特征,按照“一事一文”和“一事多文”两种情况分开处理,不可全盘采用文件级的整理方法。对“一事一文”的,实行文件级管理,对“一事多文”的要组成案卷,这样做能更好地保持文件材料的有机联系,也便于保管和利用。
  对文书档案的目录组织可灵活一点。毕竟文书档案“一事一文”的特征性很强,其中必须进行成套处理的文件较少。针对这一特点,可采用两种做法:一是按照传统的方法,进行案卷和文件两级管理和组织,在档案信息系统中采用分库管理的方式。二是采用变通的方法,将成套性文件作为一件档案与“一事一文”文件并列处理,同时将成套性档案中的每份文件也并列在整个档号体系中,但每份文件的档号多一级。采用“归档文件档号+件内文件小流水号”的式样。这样不仅解决了成套性整理问题,也解决了成套性检索和单份文件检索的问题。用观测方法,成套性文件通过标识后,在机构成套检索并不成问题。在档案数据库的实现中,只要档案号定义长一点,即可避免分库检索的问题

。我们认为后一种方式更具有统一性、灵活性和实用性。
  2.对装订方法的设想
  “便于保管和利用”也是档案整理工作的原则之一,其实针对这种情况,完全可以采用变通的方法,借鉴传统案卷装订形式,进行多份文件的合订。这里讲的合订,是在最低一级类目下的合订,合订时要注意四个原则:一、不同密级的档案分开装订,以满足保密要求;二、数量较多的成套性文件应单独装订,以方便利用;三、需经常借出的文件要单独装订;四,装订件数要适当,尽量保持厚度一致,并以方便复印为宜。这种变通的装订和保存方法,大大降低了档案的零散程度,有效地弥补了文件实体管理的缺陷。需要强调的是,这里只是为了档案保管和使用的方便,对装订方法进行变通处理,对整个文件级管理体系并未造成任何影响。
  此外,对尚未数字化的档案的装订应尽量采用可逆的装订方式。对合订的文件建议采用“三点一线”线装方式,单份文件装订建议采用不锈钢订书针等便于拆装的方式。这样做便于以后数字化时的拆装扫描.有利于保护档案原件不受损害,
  随着社会的发展和科技的进步,档案工作本身和社会对档案信息的需求两方面都会促进档案工作的改革和发展,这就要求我们一要坚持原则,遵循档案工作的基本规律,二要用创新思维,在实际工作中不断研究和探索,使档案工作逐步走向完善。
【参考文献】
  郭树根:《归档文件整理工作指南》,中国大百科全书出版社2001年2月版 


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