形态。从宏观上讲，档案价值是绝对的；从微观上讲，档案是否具有价值，会受到各种条件和因素的制约和影响，此时有价值而彼时则没有价值。这里所谓有没有价值，则是以有没有某一具体的利用价值为衡量标准的。”（注：张斌：《档案价值论》，中央文献出版社2000年版。）所以，档案的利用价值是有多种具体形态的，多层次的。
　　档案的保存价值是在人们意识到档案的利用价值之后才认识到的价值形态，因为只有人们认为档案有用，才有可能有意识地保存它。再者，当我们判定档案的保存价值时，不仅要首先断定档案有无利用价值，而且要搞清楚其利用价值的大小，以确定合适的保管期限。“档案的保存价值，是与档案价值鉴定工作紧密相关的一种价值形态，我们在鉴定工作中所讲的鉴定档案的“价值’实质上就是鉴定具体的保存价值”。（注：张斌：《档案价值论》，中央文献出版社2000年版。）也有人认为：“档案价值鉴定工作的主要着眼点，是挑选和确定哪些档案需要保存以及保存多长的时间。因此，鉴定档案价值，更确切地说，是鉴定档案的保存价值”。（注：陈兆＠①、和宝荣主编：《档案管理学基础》（修订本），中国人民大学出版社1996年版，第171页。）可见，档案的保存价值与档案的利用价值是两个既相互区别，又相互联系的两个概念，档案的保存价值实际上指档案是否具有被保存的意义。“档案的保存价值在档案价值鉴定工作中的具体反映或形式，是以保存时间长短体现出来的。因此，从这个意义上说，档案的保存价值也就是指档案具有利用价值的时间限度，保存价值的外在体现就是档案的保管期限”。（注：张斌：《档案价值论》，中央文献出版社2000年版。）总之，档案的利用价值与保存价值之间的关系可以这样表述：档案的利用价值是档案的保存价值的基础，保存价值是利用价值的时间限度，档案的保存价值包括利用价值和保管代价。
　　　　4.潜在价值与现实价值。
　　按照档案价值的存在状态或表现状态可将档案价值分为潜在价值和现实价值。档案的潜在价值是指档案处于“休眠”状态时的价值形态，此时的档案没有被纳入主体的活动范围，档案的作用尚未发挥出来。这就是档案价值的隐含性。档案价值虽然是客观存在的，但它毕竟不像档案实体那样具体。档案实体是档案价值的载体，档案价值是档案载体的灵魂。无论是档案的凭证价值还是档案的参考价值，平时都表现为潜在价值，只有被人们利用时，档案的潜在价值才能外现，即转化为现实价值。如一份合同，平时只是放在档案室或档案馆里，这时，它只具有潜在价值而不具有现实价值。
　　档案的现实价值相对于其潜在价值而言，是档案正在被利用所表现出来的价值形态。由于档案被利用，从而对档案主体造成一定的效应（包括正效应和负效应），可以为人们的感官所感知，所以说，此时的档案价值表现为现实价值。一份房产证为某起民事纠纷的解决提供了证据，维护了当事人的利益。这一过程使该房产证的潜在价值转化为现实价值。
　　由上述可知，档案的潜在价值是我们从理论上认识的，档案的现实价值是我们从实践角度衡量的，从理论到实践，必然要经过利用档案的主体——人这一中介，档案利用主体是实现档案由潜在价值向现实价值转化的决定性因素。
　　　　5.绝对价值与相对价值。
　　如果撇开具体的档案，把档案作为一个整体来认识的话，我们就会发现，档案价值表现为绝对价值形态。因为档案是人们社会实践活动的原始记录，别的不说，单从延续人类文明史这一角度来说，档案价值也是绝对的，也就是说，档案具有绝对价值。再者，从档案价值的客观性来说，档案价值不依人的主观意志为转移，档案对于人的价值是绝对的。
　　“绝对”与“相对”是哲学上两个重要的范畴，两者不可分割。提到“绝对”，必然有“相对”与之对应。档案的相对价值是人们从微观上对档案价值进行认识的结果。从微观上看，有四条理由可以说明档案具有相对价值：其一，同一份档案对于不同的利用者具有不同质或同质不同量的价值；其二，同一份档案在不同的时间具有不同的价值，如我国至今还保存的6件唐代档案，在当时来说，可能就没有现在这么珍贵；其三，同一份档案在不同的空间条件下具有不同的价值，如一个地区的土壤档案对于另一地区来说，可能就没有多少价值；其四，同一份档案在全宗内档案完整程度不同条件下，具有不同价值，完整程度高时，其价值相对小，完整程度低时，其价值相对大。
　　　　6.自在价值与自为价值。
　　所谓档案的自在价值，是指客观存在的未必为人们认识实现的档案价值；所谓档案的自为价值，是指已被人们认识和发现的档案价值。档案价值是不依赖于档案价值认识和档案价值评价主体的意志而客观存在的。对于档案价值和档案价值评价主体来说，一切档案价值都是自在的，都具有自在性。但是经过人们的实践、认识、评价以后，人们就可以观念地把握档案价值。譬如，“高龄”档案对于历史研究的重要价值，从法国大革命时期直到迈斯耐尔提出“高龄档案应当受到尊重”原则之前，一直未得到人们的重视。档案的书法艺术价值、美学价值等在一开始也未被人们所认识，档案的这些价值就表现为自在价值。因为档案的这些价值并不是不存在，而是未被人们认识、发现和观念地把握而已

。当人们正确地认识并在观念中把握档案价值时，档案的自在价值就转化为自为价值。档案的自为价值是其自在价值在人们头脑中的反映，是档案自在价值的已知形态，是档案自在价值的近似反映。
　　档案的自在价值如果不被人们发现和认识，就可能永远是自在的，不能得到实现。档案的自在价值与自为价值的关系是存在与认识、被反映与反映的关系。档案的自在价值向自为价值的转化，是以档案利用主体实践、认识和评价活动为中介的。档案客体的自在价值是未知的、无限的，其中的某些自在价值转化为自为价值，并不等于说，档案客体就无自在价值了，相反，档案客体仍有其它自在价值需要人们去不断地认识和发现。档案价值不断地从自在形态转化为自为形态，再转化为潜在形态，最后到现实形态，档案价值就是始终处在这样的运动过程中。
　　　　7.正价值与负价值。
　　档案价值最终表现为档案客体对档案主体的效应或功效，由此可知，档案价值应当包括正价值和负价值。所谓档案的正价值，就是指档案客体对档案主体的正确的、积极的效应；所谓档案的负价值，是指档案客体对档案主体的反向的、消极的效应。那么，档案价值如何表现为正价值、负价值呢？是由什么决定的呢？我们知道，档案价值是通过人们的利用活动表现出来的。人们从事任何活动都有其特定目的，而且这种目的往往是由特定需要决定的。因为人们的需要形成人们的动机，动机又形成目的。可以说，人们利用档案是为了满足一定的需要，但这不等于说，“满足需要”就是档案价值。其实“满足需要”只是形成档案价值的一个必经环节，它不是档案价值的标志。档案价值的标志是档案客体对档案主体的效应或功效。档案主体的需要是产生档案价值的出发点，没有档案主体需要，也不会产生档案价值。当档案主体的需要是正当的和健康的时候，那么，档案客体对档案主体的效应就是正向的、积极的，档案价值就表现为正价值；档案主体的需要不正当、不健康时，档案客体对档案主体的效应就是反向的、消极的，档案价值就表现为负价值，即在这种情况下，利用档案只能产生反作用。用设备档案来维修机器，用历史档案进行学术研究，用城建档案进行城市规划与建设等等，这些都是为了满足档案主体的正当需要而利用档案；相反，为了沽名钓誉而篡改自己的人事档案，法庭作证提供假证据等等，这样的利用是为了满足一些人不正当的需求，档案价值必然表现为负价值。可见，决定档案价值正负的因素是档案主体需求的性质，
　　　　8.眼前价值与长远价值。
　　在现实生活中，人们常常提到眼前利益与长远利益，其实就是指的眼前价值与长远价值，档案价值同样存在这样的问题。所谓档案的眼前价值，就是指档案对于人们眼前或近期的生存、发展具有的功效；所谓档案的长远价值，是指档案对于人们将来的、长远的生存发展具有的功效。档案的眼前价值与长远价值，一般指档案的正价值，它们是按照档案功效的长短来划分的。档案功效的长短既与档案客体本身的特点有关，也会受到档案主体的档案意识的影响。
　　首先，档案功效的长短受档案客体本身特点的制约和影响，不同类型档案，其功效的长短自然不同。如一般而言，会计凭证的功效要短于会计报表的功效，机密档案的功效一般长于非密档案。不同内容的档案，其功效也不同。如一般的事务性通知只具有短期功效，而与其同一个立档单位的职工代表大会的工作报告无疑具有长期功效；反映立档单位主要职能活动的档案，其功效相对长，反映立档单位次要职能活动的档案，其功效相对短。即内容重要的档案，其功效持续时间长，内容不太重要的档案，其功效持续时间较短。
　　其次，档案的功效也与档案主体的社会档案意识有密切关系。档案主体的档案意识，很大程度上是档案价值在档案主体头脑中的映象，即档案主体的档案价值意识。当然，档案主体的档案价值意识是建立在档案主体对档案客体及其属性价值的认识基础上的，但档案价值意识在很大程度上决定档案主体的档案意识，档案价值意识强，档案意识就强；反之，档案价值意识弱，档案意识就弱。两者成正相关关系。对同一档案客体，具有不同档案意识的人，对于档案客体的价值认识和评价也不一样。档案意识弱的人，可能只看到档案的短期功效，而档案意识强的人，既能看到档案的短期功效，又

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