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图书馆文献询价采购方案综合评价的递阶优选——层次分析组合法

时间:2006-11-23栏目:综合教育论文

 【内容提要】在分析图书馆文献采购现存主要问题和影响因素的基础上,提出文献询价采购的递阶优选—层次分析组合法,将定性分析与定量评价相结合,探讨优选文献采购代理商及其采购方案的新途径。
【摘  要  题】实践研究
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【关  键  词】文献询价采购/关键要素/综合评价/递阶优选-层次分析组合法
        1  文献采购方案评价中存在的主要问题
  图书馆文献采购人员以往在选择代理书商时,多数是凭经验出发,主要考虑书商的优惠政策、订到率和信誉程度,至于其他一些评价因素则很少考虑,一旦选定某一书商则往往长期不变。在市场经济条件下,如何科学合理地确定文献采购方案,是采购人员所面临的首要问题。
  信息技术的广泛应用,使得各种载体类型的文献大量涌现。图书馆文献信息资源的结构和成分正在发生巨大变化,形成了集图书、期刊、电子出版物、光盘数据库、网络数据库及网络信息资源为一体的多元化馆藏格局。面对用户信息需求日益多样化、图书馆经费严重短缺、文献价格飞涨等情况,采购人员如何利用有限的资金最大限度地满足用户需求,怎样综合考虑各种不确定的复杂因素,选择更为合适的书商,如何经济合理地搞好每一次文献采购活动,是采访人员必须面对的第二个问题。
  随着市场经济及电子商务环境的不断优化,图书馆文献询价采购应运而生。然而,文献询价采购或投标方案评判的不确定性因素较多,采用人工法分析评价较为繁杂。如何利用计算机和数学建模技术来科学高效地进行综合评价,将传统的定性分析变为定量评价,优选出投标书商或订购方案,是采购人员应认真思考的第三个问题。
      2 文献询价采购的递阶优选—层次分析组合法
  文献询价采购方案的评判参数具有模糊性和复杂性,必须遵循宏观评判(定性)、定量排序(定量)和综合分析(再定性)的辨证思路开展综合评价。分析表明,评判参数中的某些参数在方案优选过程中起着关键性控制作用,也就是说,其具有一票否决的作用。这就要求在具体评价过程中,首先对各方案相关评判参数的控制作用进行递阶分析,剔除明显带有一票否决要素的方案。然后运用层次分析方法,对递阶分析后保留下来的方案进行定量排序,最后选择出最优方案。这就是本文所要讨论的递阶优选—层次分析组合评价法的基本思路。
  根据上述基本思路,文献询价采购方案的递阶优选—层次分析应按两大基本步骤进行:
  · 关键评价因素的递阶优选。分析相关评判参数的重要性,筛选出对方案和代理商评判具有关键性控制(一票否决)作用的因素或要素,进而对各方案进行评价和优选。在关键控制要素组合内部,不同要素在不同阶段的重要性也有所不同,因此需要分层次或先后顺序加以考虑。
  · 投标方案的“定量排序”。基于上述步骤对询价采购相关评判参数和指标进行考察,应用决策论中“层次分析法”的科学思想,科学地确定各要素的相对重要性或权重,采用相关运算方法计算出排序值,并在此基础上,分析评价各书商的投标方案,优选出最佳方案。
    2.1 关键要素递阶优选分析
  纵观文献询价采购全过程,需考虑的风险要素有3类,即竞标单位的资质状况、服务质量和报价测评,每一类别中又包括若干风险子要素。其中,某些要素可以量化而具有可比性,某些要素含有不确定因素而难以量化,只能作为定性参考。
  · 竞标单位资质能力要素。竞标单位资质能力涉及到投资风险问题,是招标和询价过程中应首先考虑的因素。资质能力包括公司注册与权限、公司软硬件条件、人员素质、经营状况等子要素,尤其对公司注册、权限和经营状况更应高度重视,皮包公司或注册时间短、经营状况差的代理商应不予考虑。应当指出的是,询价并不完全等同于招标,询价是在需求特定、询价单位事先选定的情况下进行的。也就是说,公司资质能力的优选发生在询价之前,询价后的综合评价中只考虑参标单位资质能力的大小,而不考虑资质能力的优劣。
  · 报价测评要素。文献询价采购同仪器设备和工程招标一样,首先关注的是参标单位的报价。报价测评要素包括报价及时性,报价完整性、总报价(优惠比率)、报价差错率等。对于同一种文献,优惠比率高的单位当然是首选单位。显而易见,总报价(优惠比率)在文献询价采购中起着“一票否决”的关键作用。同时,在同一批次的文献询价中,报价完整性也是一个重要测评指标,报价低而完整性差的代理商是不予考虑的对象。
  · 服务质量要素。该方面要素包括文献订到率、订购回收周期、数据化信息服务能力、问题响应性、信息反馈及时性等子要素。对于文献采购人员来说。最为关注的是文献订到率,其次是订购回收周期,都具有“一票否决”作用。在图书馆自动化与网络化环境不断完善的情况下,数据化信息服务能力也越来越受到关注,评价中应予以重视。
  综上所述,文献询价采购的关键主要在于竞标公司的注册与权限、经营状况、总报价(优惠比率)、报价完整性、文献订到率、订购回收周期和数据化信息服务能力7个要素。它们之间尽管互有关联,但却无法相互替代。某些关键要素在询价前的书商选择中具有重要作用,某些要素则在询价后投标方案的评价中起着重要作用,它们构成了不同阶段的递进优选关键要素组合(见表1)。根据关键要素组合,可对诸多投标方案中明显不符合要求的方案进行筛选剔除。
  表1 文献询价采购方案优选关键要素递进关系
  附图
  注:表中“+”代表重要程度。+++表示“一票否决”,++表示相当重要,+为重要性一般。
    2.2  层次结构模型分析
  2.2.1 层次分析法的基本思想和实施步骤 层次分析法是一种实用性很强的多准则决策方法[2],它能够将定性分析与定量分析相结合,有效解决多层次、多目标的系统优化问题,并具有高度逻辑性、简洁性和可靠性等特点,现已被引入图书情报界[3-4]。
  运用层次分析法解决实际问题的基本步骤为:
  · 分析研究对象所涉及的主要影响因素,并根据各个不同的因素属性划分层次,构建递阶层次结构模型;
  · 对同一层次各要素相对于上一层次中某一准则的重要性进行两两比较,相对重要性按1-9比例标度进行赋值(参见文献[1]和文献[2]),构建两两比较判断矩阵;
  · 由判断矩阵求算不同层次要素对上一层次的相对权重向量,并进行一致性检验,计算流程见图1;
  附图
  图1 相对权重向量计算流程
  · 计算各层次对于最高层次的合成权重,进行层次总排序。
  2.2.2 建立递阶层次结构模型 基于前面对文献询价采购影响因素的分析,在本文所建立的结构模型中,最高层为询价采购决策目的,中间层为询价中所涉及到的各种评判要素,最低层包括所有被评判的方案或代理书商(见图2)。
  附图
  图2 图书馆文献询

价采购方案综合评价层次结构模型
  2.2.3 确定评判参数的相对权重 文献询价采购影响要素的相对重要性按1-9比例标度进行赋值(参见文献[1]和文献[2])。对于上一层次中的某一准则,下一层次中受支配的多个子要素就构成了若干两两比较判断矩阵(见表2—表5)。
  表2 准则层B对于目标层A两两判断矩阵
  附图
  表3 参数C[,1]-C[,4]对于准则B[,1]两两判断矩阵
  附图
  表4 参数C[,5]~C[,9],对于准则B[,2]两两判断矩阵
  附图
  表5 参数C[,10]~C[,13]对于准则B[,3]两两判断矩阵
  附图
  采用特征根法解算两两判断矩阵,即求得不同层次要素对上一层次的相对权重向量w(见表2—表5)。然后进行一致性检验,若一致性比例CR均小于0.1,满足判断矩阵整体一致性的要求,则表明本文所构建的两两判断矩阵中各要素之间的逻辑关系成立,矩阵是合理的。
  2.3.3 进行询价投标方案的综合排序 在求得各层元素对上一层次的相对权重向量的基础上,进一步计算出它们对目标层的合成权重(见表6)。合成权重的计算方法是,用下一层次的相对权重向量乘以上一层次的权重向量。合成权重加权和的大小是评价最低层中各投标方案相对优劣的最终依据。从表6可以看出,总报价(优惠比率)、报价完整性、订到率、订购回收周期、报价差错率、公司经营状况和数据化信息服务能力等7项指标的合成权重都较高,这与前面关键要素递阶优选分析的结果是一致的。
  表6 文献询价采购风险要素相对于总目标的合成权重
  附图
  3 文献询价采购方案优选实例分析
  现以笔者所在单位2001-2002年度世界银行贷款的外文教材、教

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