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灰色文献的动态性和差异性特征辨析

时间:2006-11-23栏目:综合教育论文

 【内容提要】本文从灰色文献的前沿性、时效性两方面探讨了前沿动态性特征,又从灰色文献初始预备性、规范性和权威性三方面探索了灰色文献的信息质量的差异性特征。
【摘  要  题】理论探索
【关  键  词】灰色文献/白色文献/黑色文献/文献信息
  “灰色文献”即英文"Grey  Literature"的意译。控制论、模糊论将文献划分为黑色文献、白色文献和灰色文献三种类型。“灰色文献”是相对于“白色文献”和“黑色文献”而言的,是西方文献信息界用来规范、界定具有“灰色”共同特征的文献类群,这里的“灰色”已不是灰色的本意,而是指获得渠道不同于正常出版物,情报界通常把公开出版的标准出版物称为“白色文献”,将具有密级性质的、非公开出版发行和交流的文献称之为“黑色文献”,而至于“灰色文献”则是介于两者之间半公开的、非正式出版物。因此“灰色文献”是一种具有过渡性质的文献类型,有人称之为“非常规文献(non-convention  literature)”、“非正式出版文献(nonpublication  literature)”。总之这种特殊的文献类型正已其独特的信息价值和实用价值来赢得越来越多国家的瞩目,因此充分地揭示灰色文献的显性及隐性特征,使其地位与其他文献类型并驾齐驱,是当前图书馆界、科技情报界不可忽视的一项重要课题。
  灰色文献(Grey  literature)既指未经出版和法定权威机构公开发表的内部文献。首先此类文献交流范围只限本系统或机构内部,不能公开向社会发行和传播,因此属内部文献。其次除少数文献外多数文献的价值未经社会认可或法定机构认定,表现为潜在的价值形式,因而属于灰色文献范畴。基本包括四个方面,一是实物形式、如文物和物证等。二是个人形式,如手稿、私人信件、日记、以及电话记录等。三是组织或机构形式,如备忘录、技术档案、实验记录、会议文集和产品资料等。四是政府机构形式,政府文件和具有法律效力的专利文献、国际标准化组织ISO(International  Organization  For  Standardization,全名为“质量管理和质量保证技术委员会”)等质量体系认证,以及国家科技部的科技报告等。五是内部出版形式,如未公开的学位论文和科技报告,以及互联网上非正式出版但具有学术性的在线信息等。文献结构等级的划分、灰色文献、一次文献的内涵与外延的界定等,笔者均已在其它文章中详述,对灰色文献的表性特征情报界也进行了充分的揭示,现就灰色文献的前沿性、时效性、动态性等信息形态的隐性特征,及初始预备性、规范性、权威性等信息质量的差异性特征作一分析。
    1 灰色文献信息形态的隐性特征
  灰色文献是反映当前经济、自然科学、工程技术以及社会诸多领域中最新科研成果或最新动态的情报信息,是一种丰富的信息源,它往往通过正常的发售途径难以获得,具有出版灵活,刊期不规律,印刷数量小且非正式渠道发行,流通面窄而内容丰富等表性特征,即已知信息。而潜在的隐性特征,即大量的未知信息和非未知信息却更显其价值。
    1.1 前沿性特征
  灰色文献由于其特殊的功能和属性,所反映的是科学技术领域内最前沿的信息,如科技动态、科技报告、市场调研、研究咨询等。科技动态的内容多数是该学科中最新的研究进展、新成果、新动态及前沿状况。尤其是国家级科技报告则更是各学科技术领域中前沿性的探索,如中国国家科委的“科学技术报告研究成果报告”;美国政府的AD报告,PB报告,NASA报告和DOE报告;英国UKAEA报告和ARC报告,法国的CEA以及德国的DVR报告等,均属当代该学科领域内最尖端性的信息。据统计,科研人员对科技报告的需求量,约占全部文献需求量的10%-20%,特别是竞争激烈的高科技领域,如从事电子信息技术、新材料技术、生物技术、航天技术、海洋技术的科研人员需求量则更高。因而信息内容的前沿性是灰色文献最为重要的特征。
    1.2 时效性特征
  在现有的文献类型等级结构中,灰色文献比其他文献传播信息速度更为快捷,时效性更强。就标准文献而言,其时间性很强,它将随着技术水平的发展而不断地弃旧更新。国际标准化组织规定每5年重新审订一次所有标准,个别情况下可以提前修订,以保证标准的先进性,这对于了解一个国家的工业发展情况和科学技术水平有极大的参考价值。就期刊发行周期而言,目前我国科技期刊有双月刊、季刊、年度报告等形式。一般情况,科技期刊发表成果的周期较长,不仅如此,编辑部三级审稿的时间周期也需数月,如果再包括编排印刷等程序所需的时间则更长,况且有30%的内部报告由于密级限制等原因而不能公开发表。灰色文献则不同,它能高速而快捷地将信息传播于有关科研人员或行业内。具体表现为:一是最新的科研成果或最新的发明创造,对本领域有重大影响的事件首次报道率多出现于灰色文献中,如科技报告、会议资料等。二是为征求意见的预印本,其传递的范围比较窄,专业性较强,多数在本领域内交流,但其形式更为方便,速度更为快捷。由此可见灰色文献的时效性是现有文献结构诸层次中难以比拟的特征。
    1.3 动态性特征
  灰色文献可不受出版规律的限制,对于周期较长的科研开发项目可以分阶段的传播或发行,以增强信息的新动态,如科研报告(除终结性报告外),还有初步报告、进展报告、中间报告、分题报告、都可以分阶段反映或发布。三是灰色文献中的会议文献,如专业会议,地区会议或基层会议,政务信息及调查报告等,可随时报导,使之及时了解本专业或行业的发展水平和现状,掌握最新的时态和动向。因而可以说具有明显的动态性特征。
  由于灰色文献的信息内容新、情报价值高、传递速度快,而加快了科研成果向产品的转化过程,对科研与技术开发具有其他文献层次不可替代的作用,是科学研究重要的信息源,它的信息含量也是其它文献无法比拟的,所以灰色文献这些显性及隐性的信息价值也是其最为显著的特征之一。
    2 灰色文献信息质量的差异性特征
  灰色文献作为特殊的文献层次,包括具体信息载体形式的多样性,出版形式的复杂性,出版规格的不规则性、发行途径的非统一性,同时也表现在内容及信息的质量和科技含金量上的差异性,有的是比较成熟的、有的则是正在探索中的,而且这种差异性往往具有递进性特征。大体可分为三个层次。
    2.1 初始预备性特征
  灰色文献中部分文献具有明显的初始预备性特征,如会议文献、预印本、内部讲义、政务信息及调查报告等类型。由于最初表现形态的不成熟性,不稳定性,和缺乏一定的打磨或推敲,未经专家或编辑部等权威结构的认定、评审、编审等因素,造成灰色文献中含有的信息质量、科技含金量与公开发表的一次文献中科技期刊论文相比有明显的差异性。如产品资料

、内部讲义,学术会议前交流的预印本等,由于保密、专利诸多因素,更新换代不定型居多,灰色文献反映的内容多有“消息报导”的性质。信息质量的粗糙性、多样性和复杂性给科研人员带来了一定的负面影响。从而使灰色文献的初始预备性特征更为明显。
    2.2 规范性特征
  灰色文献的规范性表现为两个方面:一是形式上的规范,在特殊的行业或系统内,其形式是统一而规范的,如专利文献和标准文献,其技术成熟度很高,且又作为一种依据和规范提出,大多具有统一而规范的特点。二是内容上的规范,它一方面描述的内容详尽、完整和可靠,是经过公认的权威当局批准的,具有其他文献不具备的规范要求,而且这种要求具有强制的特点,有一定的法律约束力,使产品生产和工程建设有据可依。如标准文献,它对于科学技术,经济贸易在技术条件,规范,定额,图形符号等方面具有严格的规定。而专利文献则是经国家专利局批准并受国家法律保护的,任何个人和其他的民间组织是无权制定的。正是由于有这样的原因,它所反映的信息是符合普遍的规范要求和具有法律效力的。这是灰色文献的又一重要特征。
    2.3 权威性特征
  灰色文献的权威性特征也同样比其他文献更为明显。一是科研水平具有权威性,在灰色文献中,除了前述的内部讲义、产品介绍等未经权威机构认可的之外,其他的科技灰色文献,尤其是经过法定机构认定的科技报告具有相当的权威性,以及省部级、国家级学术会议或国际学术会议的交流论文,对每个学科的探索上都达到当代较高的水准,因而具有一定的权威性。二是规范标准具有的权威性。如专利文献和标准文献,均经国家政府机构批阅,或专业委员会批准的具有法律效力的文件,国家法定信息机构向社会公布的信息,如日本公布的专利《公开公报》,中国国家科委连续

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