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影响档案价值鉴定的主观方面因素探讨

时间:2006-11-23栏目:综合教育论文

  【内容提要】本文对影响档案价值鉴定的主观因素,包括“对鉴定地位的认可不足”、“‘馆藏丰富’与‘收藏优化’的两难选择”、“对于档案‘精华说’、‘财富说’、销毁‘风险说’与档案管理‘效率观’的理解”、“缺乏现有联系支持”以及“理论研究的脱节”等,作了阐述。
【摘  要  题】档案鉴定
【关  键  词】档案价值鉴定/主观因素/影响探讨
【  正  文】
  从特征上考察,档案价值鉴定就是一项深受主观因素影响的、以价值评价为核心的鉴别工作。因而,分析我国影响档案价值鉴定工作本身有效开展的因素,首先应该从主观因素分析着手,就显得非常自然了。主观因素的影响是无形的,然而它的影响结果却是实在的、可以显示的。在主观方面对于档案价值鉴定起障碍性影响的因素也是多方面的。
      一、对于鉴定地位的认可不足
  欧美国家档案管理的核心,以20世纪50年代为界,有一个变迁的过程。在此前,来源原则指导下的档案整理是档案管理的重点与核心。而此后,档案价值鉴定逐渐代替了档案整理,占据了核心地位,与此同时,档案学研究也逐渐把重心放在档案价值鉴定,以及有关的档案优化问题研究上了。如原美国史密森研究院档案馆馆长威廉·莫斯1992年来华,在中国人民大学档案学院讲演时就曾指出,鉴定是档案工作整个系统中第一个关键性决定,是随后所有决定得以产生的基础,因而是档案工作的首要职能,鉴定的重要性居第一。(注:陈兆:《必须狠抓档案保存价值的鉴定工作》,《兰台世界》1999年第2期。)这种工作重点转移,是档案理论与实践的战略转移,也是档案工作本身发展的客观需要。
  相对于欧美国家这种观念的变化,以及对档案管理核心地位的重新认定,我国档案界在这一方面的反映,有着相当的滞后性。
  在我国,以往的档案管理学教材中,鉴定环节跟其他环节一样,被割裂了流程性、连续性,而跟其他相对独立的工作环节一起,被视为档案工作的八个环节之一。只是到了邓绍兴、陈智为主编的《档案管理学》中,将“档案价值的鉴定”挪到了第一章,而且在教材的“导论”中,强调了鉴定环节的重要性,指出:“这项工作存在于文书立卷、收集、整理和保管等环节之中,是档案管理中最具决定性意义(决定档案存毁)且难度最大的工作。”(注:邓绍兴、陈智为主编:《档案管理学》(第2版),中国人民大学出版社1999年版。)另外,也有人指出:“鉴定工作不仅决定了档案的起点和终点,而且存在于档案业务的其他环节之中。”(注:葛荷英编著:《档案鉴定理论与方法》,中国档案出版社2002年版,第154页。)这种变动是一种理论进步,也体现出认识上的进步。
  但是,总体相比于欧美国家从20世纪50年代以来就运用的文件管理、文件中心、文件生命周期等有关精简文件的概念与方法,以及谢伦伯格双重价值鉴定理论、汉斯·布姆斯的社会分析与职能鉴定论、加拿大国家档案馆的“新宏观接收战略”等档案价值鉴定理论与档案优化措施,我们的认识与研究显然是比较滞后的。
      二、“馆藏丰富”与“馆藏优化”的两难选择
    (一)关于“丰富馆藏”。
  在20世纪80年代中期以前,我国档案部门关于馆藏建设的声音,几乎只有一个声音、一个口号,那就是——“丰富馆藏”。我国以“丰富馆藏”为原则指导档案馆藏建设是有其深刻的客观原因的。其一是我国的馆藏总量少,与我国作为一个历史悠久的文明古国的地位十分不相称。其二是档案馆新建库房有一定的空余度。我国的档案馆库房建设有两个阶段:60年代各级档案馆建立之初,档案数量少,库房相对空闲。90年代,档案馆兴起第二个扩建高潮,许多档案馆纷纷建立起新馆,如上海市档案馆、北京市档案馆、江苏省档案馆、浙江省档案馆等,都另建新馆,大量地(市)、县(区)级档案馆也旧貌换新颜,大大扩展了库房。旧馆加新馆,档案库房也相对空余。因而,库房的相对空闲,给档案部门一些同志带来一定的影响,对于鉴定的认识不足,主张慎行存毁鉴定,这种情绪近年来还有表现。
  因而,丰富馆藏的影响,在我国说不上根深蒂固,但甚至是一个短时期难以挥去的档案情结。
    (二)优化馆藏在我国的艰难操作。
  20世纪80年代后期,我国档案界把优化馆藏作为档案馆室建设的指导思想。这是一个重大的战略转移。然而,跟国外的档案优化政策相比,我国的这一战略实施存在着诸多困难。
  首先,从时间观念上看,我国的优化思想,整整落后于国外30年,优化观念意识是需要时间建立和培养的,因而,这一点我国尚有待时日。对于现在馆藏进行档案优化的直接方法是加快销毁鉴定。显然,这与我国档案部门长期以来的“重于收藏轻于鉴定”,尤其是轻于存毁鉴定的习惯不符。
  其次,对于优化,我国没有相应的方法与标准。档案优化,在国际档案界研究由来已久,为此也形成了一些有效的方法与标准。如比例鉴定法、选样保存法、限制档案移交机关和控制进馆文件范围等方法,普遍运用在欧美国家的文件与档案鉴定实践,而且取得了相当大的效益,积累了许多经验,制定了行之有效的程序。这些方法与标准,尤其是量化的方法与标准,在我国尚在探索之中。
  第三,我国缺乏相应的文件管理机制。文件管理机制,如果用一句话来概括,那就是文件的精简机制,文件管理的效率机制。而这种精简、这种效率,就是通过及时、有效的鉴定措施实现的。
  跟欧美国家相比,我们在文件管理问题上,显然存在着以下不足:一是文件管理观念不强。长期以来,我国档案界只论文书工作,档案学研究与教育中,也只有文书学。显然,文书工作与文书学,与文件管理与文件管理理论,两者之间有着目的性上的差异。我国文书工作和文书学,关注的是文件拟写、运转、办理、积累、立卷与归档。研究重点是如何正确运用文种、拟写文件、遵循行文规则,而文件的立卷、归档视作为介于文书工作与档案管理之间的共同环节。因而,文书工作和文书学并不特别注重研究如何通过鉴定、处置,达到精简文件目的的问题。
  二是文件生命周期理论尚不能深入人心。文件生命周期理论在国外档案学家眼中,具有标志“现代档案学成熟的里程碑”(注:(阿根廷)曼努埃尔·巴斯克斯:《文件生命周期研究》,科尔多瓦大学1987年出版。)意义。从20世纪80年代开始,陈兆@①开始把这一理论介绍到我国档案界,其后有不少学者对其加以进一步研究。然而,从文件生命周期理论在我国研究的情况看,虽然有许多研究者表示赞同,但它远不是一种被档案界普遍接受的理论,认为无意义的有之,认为我国已有相同理论的有之。总之,文件生命周期理论,在我国成了一种颇有争议的理论,自然就谈不上对实际的指导作用了。
  三是文件中心尚在成长之中。进行文件管理的主体是文件中心,欧美国家普遍建立了文件中心,以承担文件的中间性、过渡性保管。而我国对于文件中心历经长时间却未得普遍认可。从我国第一个文件中心——甘肃省永靖县文件中心1988年建立以来,相

当时间内出不了第二家,而且档案界还不断有建立文件中心的质疑之声,一直到2000年印发的《全国档案事业“十五”计划》,提出在条件成熟的地方,推广建立文件中心,才把关于是否需要建立文件中心的争议划上句号。但总体看来,我国要普及文件中心,还有待时日。
  当然,应该指出的是,文件中心中对于文件的管理,还需要采取相应的标准、方法和程序,否则档案室和档案馆出现的问题,也将会蔓延到文件中心。
      三、几种观念——对于档案“精华说”、“财富说”、销毁“风险说”与档案管理“效率观”的理解
    (一)关于“精华说”、“财富说”。
  对于档案价值鉴定,尤其是存毁鉴定缺乏足够的认识,也出于“精华说”、“财富说”的影响。
  我国档案学有关教材中,一直灌输有这种观念,对日后实际工作和科学研究具有查考利用价值的文件,才能成为档案,因而,从这个意义上说,“档案是文件的精华”。有人指出这种整体认识存在缺陷,(注:姜之茂:《关于档案价值鉴定的理论与实践(四)——制约因素分析》,《档案学通讯》2001年第4期。)我们长期以来注重档案的安全保管,是这种“精华说”、“财富说”影响的结果。正确的观念应该是:有些文件是精华,而有些文件则不是。为此我们就会研究何种文件有永久保存价值,何种文件只有一定价值。
    (二)关于档案价值鉴定的“风险性”。
  躲避风险,是人之常情;但人有时甘冒风险,因为在承受风险之后,具有获得利益的可能。而档案价值鉴定,跟其他风险中获取利益的行动相比,行动者不存在可回报的利益和报酬。
  档案价值鉴定的风险存在两个方面:一是出差错;二是工作难度大。怕出差错,是档案价值鉴定过程中时候令人紧张的因素,因而造成了求稳的心理。正如王传宇指出的,在鉴定中,档案人员“首先是怕错”,因为“同其它各项档案业务工作不同,档案价值鉴定涉及档案存毁,关系档案‘命运’。挤在库房里,困难再大,问题再突出,东西还在;但是一旦鉴定错了,处置失误,则不可挽回,责任重大;这不仅是具体档案人员

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