数字化的全宗。根据数字化档案主要着眼于用的指导思想，选为首批进行数字化的全宗必须符合以下条件：（1）很有利用价值，利用频率高；（2）整理的基础状况较好；（3）适合向社会公众开放。有的时候，虽然某些全宗的整理状况不很理想，但利用频率高，且档案破损严重，为保护档案原件起见，也可以将这些全宗列入数字化首选行列。
　　在开列数字化首选全宗时，还应该考虑将一些珍贵或常用的资料列入其中，实践证明，那些珍贵和常用的资料，特别是反映地方历史、行业状况，或社会政治、经济、文化基本状况的资料，其编撰本身即采用了大量原始档案，它们系统全面地记录了某一方面历史发展的进程或某一历史阶段的基本状况，作为参考资料来说具有“经典”性，利用频率很高，对于这样的资料，也应该列入数字化首选行列。
　　另外，一个综合性档案馆为了向社会展示和宣传馆藏中的珍品，但又必须对这些珍贵档案保护好，数字化也是一个十分理想的途径，以数字方式存储的珍品档案，既能方便地向社会各界提供利用，又减少了直接利用所引起的对珍品档案的损坏。
　　总之，综合性档案馆实施档案数字化计划，在选择哪些档案进行数字化方面，切忌盲目性，事先一定要进行科学的策划，甚至必要的调查和论证，切实将那些既有必要又能够取得实际利用效果的档案资料进行数字化，以此来到达档案数字化的目的，防止因选择的盲目性而导致数字化档案利用的冷落场面。
　　2.档案数字化鉴定工作的组织　档案数字化鉴定工作的组织同档案价值鉴定、开放鉴定一样，包括一系列内容，其主要内容包括数字化鉴定细则的制订、鉴定人员的培训和严密的鉴定程序的建立等。
　　数字化鉴定细则的制订对于数字化鉴定的实际操作意义重大，它既是一线工作人员开展鉴定工作的依据，又是进行复审和审批的依据。由于综合性档案馆馆藏档案涉及面广，要求数字化鉴定细则能够涵盖各种内容、各种形态、各种文本的档案，以便具体进行鉴定的工作人员在实际鉴定时能有案可稽，准确作出判断。当然一个符合实际又便于操作的数字化鉴定细则不是轻易可以制订的，必然在大量实践基础上经历反复修订以至完善的过程，因此一般可以在经过一段时间数字化鉴定的试验后，先制订出一个初步细则，然后在实践中不断加以补充和完善。
　　在数字化鉴定还没有全面开展的情况下，鉴定人员的培训主要是指对数字化鉴定基本概念认识的深化，对数字化鉴定操作要素和技巧的探讨等，这对顺利开展数字化鉴定是十分重要的。探讨和认识深化的过程，实际上对工作人员起了培训作用。如果今后经过大量实践，在数字化鉴定方面已积累了相当的经验，并具有丰富的理性认识。这个时候才有条件对有关人员进行系统而专业的培训。
　　数字化鉴定的复审和审批，同档案开放鉴定等复审和审批一样，在本质上没有多大区别，之所以要进行复审和审批，主要出于保证鉴定质量的考虑，防止在初级或二级鉴定中出现不符合要求的情况，将可能出现的错误降到最低程度，减少因具体操作的失误造成某种损失。正因为复审和审批具有最后把关的意义，所以此一环节的工作也不能忽视。当然由于人力方面的因素，复审和审批不可能也没有必要像初级鉴定和二级鉴定那样从头到尾再来一遍，但对其中的一部分案卷进行重点抽查复审则是可取的，只有在重点抽样基础上进行的复审，才是比较可靠的复审，才能够在真正意义上把好数字化鉴定的质量关，从而确保数字化档案在实际使用中显示其应有的效应。
　　总之，档案数字化鉴定包含了档案价值鉴定和开放鉴定等内容，是一种综合性鉴定，其目的是经过鉴定，将社会最需要最有价值的档案以浓缩和精彩的状态提供给利用者。这种鉴定，既能满足今后网络环境下的档案利用，又可以尽可能地减少档案数字化工程的投入成本，快速度，从而推动和促进档案信息社会化的进程，为此应该引起档案界的充分重视。　　

上一页  [1] [2]