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外国档案鉴定工作的准则

时间:2006-11-23栏目:综合教育论文

【【  正  文】
  在国外,档案鉴定工作的准则问题越来越受到人们的重视:
  前苏联从1918年起直到1991年解体为止,档案工作始终实行集中统一管理,档案鉴定销毁的决定权始终掌握在档案管理机关。前苏联为档案鉴定工作规定了四项原则:(1)历史主义原则,即必须把每份文件都看作是一定历史时代的产物,因而必须从历史的角度进行评价;(2)党性原则,即必须从劳动阶级的利益出发来了解文件的意义,避免主观主义;(3)全面性原则,即必须从各个不同的方面来研究和评价文件;(4)系统性原则,即不能孤立地对文件逆行评价。
  美国虽然没有规定什么统一的鉴定原则,但是,从其具体做法上看,也很注意分析研究文件的历史意义,重视全局性和系统性的观点。由于美国的档案工作实行分散的档案管理体制,每个档案馆都有自己的特点,所以,美国十分强调档案馆的接收规定,就是说他们关心的是每个档案馆究竟应当接收什么样的文件和信息,他们要求文件的鉴定标准与接收规定必须是一致的。
  鉴定标准是依据鉴定原则或接收规定拟定的,它是具体评价文件时所依据的一些特征。目前外国档案部门所遵循的鉴定标准可以归纳为以下几点:
  (1)文件产生者的职能。这一项鉴定标准在前苏联称为“全宗构成者的意义”,在美国则称为对“文件职能特点的分析”。它是职能鉴定论的主要标志。
  进行职能分析,主要是为了确定文件的证据性价值。早在20世纪50年代,谢伦伯格就已经指出了进行职能分析时应当注意三个要素:第一,文件产生机关在所属行政机关等级体系中的位置;第二.文件产生机关的职能;第三,文件产生机关的活动。这里要把重要职能与重要活动区别开。
  在前苏联,由于在全国范围内实行了档案工作的集中统一管理,所以,对文件产生机关的职能分析不是针对个别机关,而是针对所有的机关、企业和团体。前苏联把文件产生机关看作国家档案全宗的补充源,并根据这些机关职能的重要性把它们分为三大类:第一类是在苏联社会生活中起最重要作用的机关,这些机关要按规定向国家档案馆移交档案文件;第二类是大多数具有相同职能和任务的机关,这些机关要有选择地向国家档案馆移交档案文件,避免重复;第三类是一些辅助性和服务性的机关,这些机关不向国家档案馆移交档案文件。
  (2)文件的内容。文件内容是判断文件价值的基本标准。
  美国档案学者认为,对文件内容的分析主要是为了确定文件的情报性价值。谢伦伯格曾经指出,在进行这种分析时应当注意三个要素:
  第一,要考察情报本身是否重要。所谓文件内容,是指文件中记载的关于人物、事件、现象、事物的情报的总和。分析文件内容时,要弄清楚这些情报是否符合以及在多大程度上符合档案馆的征集目标。这些情报所记录的主题越接近档案馆的核心征集目标,文件的情报就越重要。
  美国档案学家哈姆认为,情报的重要性并不取决于文件的数量,例如,关于关键领域内残缺不全的文件也比无关的成套的文件重要。瑞典档案学家尼尔逊则持有不同的看法,他十分强调文件的完整性,认为只有完整的文件才可以用来研究一般化的现象,如果一个文件全宗只包括很小一个范围或者已经损失了十之八九,那就应当销毁。
  第二,要考察情报是不是独一无二的。所谓独一无二性,是指该文件所含的情报是在其他已公布或未公布的文件中找不到的,该文件是孤本文件。这里应当注意,在一份独一无二的实体文件中,信息不一定是独一无二的。例如,一个电视台所制作的每日电视新闻节目,尽管每一个新闻节目都是独一无二的,但是该节目中的情报大部分都是在其它电视新闻节目中可以找到的,因而不是独一无二的。
  第三,要考察情报的形式如何。现在,情报有多种多样的形式,有文字的、录音的、录像的、数据的等。由于现代技术很便于情报的转移,所以,同一情报往往会有不同的版式;例如,同一情报会有电子数据文件、计算机产生的低质文件和计算机产生的缩微胶片等形式。鉴定时,要根据耐久性、易检索性、利用类型以及保管费用等来确定应当保存哪一种版式。
    (3)文件的用途。
  鉴定和分析文件的用途时,首先要考察文件的真实性。在外国,伪造档案文件的事例源远流长,司空见惯。例如,在古代罗马,执政官西赛罗曾经指责档案馆是伪造文件的作坊。天主教会曾经在公元8世纪伪造《君士坦丁赠赐》,据以索取世俗统治权,直到1440年才被揭穿,第二次世界大战结束后,德国《画刊》杂志伪造的《希持勒日记》曾经蒙骗过许多人。鉴定时如果让那些真实性值得怀疑的文件蒙混过关,后果将会是十分严重的。
  瑞典档案学家尼尔逊把文件的真实性称为文件的可靠性,并把它列为他所设计的五项鉴定标准的首位(另外四项鉴定标准是完整性、可比性、密集性和保管费用),是有一定道理的。
  除真实性外,鉴定者还必须考察文件的可理解性。因为有些乱涂、乱写、速记草稿之类的材料,尽管是真实的,除了形成者本人之外,其他人全都无法理解,有等于无,没有什么价值可言。
  法律限制和行政限制会禁止人们利用文件,实体障碍和智能障碍会妨碍人们利用文件。法律限制和行政限制有一些是合理的,应当遵守,有一些则是不合理的,应当通过协商或谈判,争取有关当局修改或取消。实体障碍和智能障碍是多种多样的。例如,结构不明或混乱无序,因缺乏索引等检索工具而无法查找,因需使用过时的技术而无法辨认,电子文件由于缺少必要的软件和程序文献而无法阅读等,这些障碍都是鉴定时必须加以考虑的。
  (4)文件的独特性。进行文件独特性分析,是为了确定文件的内在价值。
  在美国,《独立宣言》以及1863年美国总统林肯提出“民治、民有、民享”这一名言的葛底斯堡演说等,就是具有最大内在价值因而也最具独特性的文件。
  (5)特种文件的技术性能。特种文件是指影片、照片、录音和电子文件等。这些文件存在着一系列不同于纸质文字文件的技术问题,鉴定时必须加以注意。就目前来看,主要的技术问题有三个:第一个技术问题是现行文件的物理稳定性,这就是说,在鉴定时要考察现行文件载体的质量和状况,分析和研究该载体在不进行额外保管处理的情况下能否长期保存(比如说保存100年或更长的时期)而不发生大的变化。第二个技术问题是文件信息从一种载体转移到另一种载体的可能性。第三个技术问题是技术的陈旧对文件的影响。
  (6)文件效益与费用的比较。
  在西方,档案事业大都是分散管理的。每个档案馆的预算都很有限,它只能在其预算许可的范围内来鉴定和接收档案文件。因此,档案馆因经费不是而拒绝接收档案的现象是可以理解的。正像G.哈姆所说的那样:“档案工作都最终必须接受这样的事实——有些文件无论多么有价值和多么可以接收,可能仅仅因为过于昂贵而无法保留下来”。面对这样的情景,档案工作者除了望档兴叹外还能有什么办法呢?
  鉴定者按照鉴定标准对档案文件进行综合的分析评价后,就可以把所作的鉴定决定写成书面材料报请有关当局批准,并根据批示把档案文件交档案馆长期保存或者加以销毁。一般地说,经过鉴定永久保存的文件似乎已经定了终身命运,直到1980年为止,人们对此并没有提出疑问。可是,自1

980年以来,人们逐渐认识到,重新评价过去的鉴定决定是必要的,因为以往的许多鉴定决定并不是全都符合目前的鉴定标准的,有一些甚至按过去的鉴定标准也有掌握过松的问题。
  按照目前的鉴定标准对馆藏进行再鉴定,也叫回溯性鉴定,可以销毁那些已经证明不再有什么价值的文件,从而可以优化馆藏。不过,再鉴定时应当注意,对于那些毫无疑问已经经受了永久保存检验的档案文件,不应考虑节约费用的问题。
  字库未存字注释:
  @①原字为左礻右吴
【参考文献】
  ①f.Gerald  Ham  Selecting  and  Appeaising-Archives  and  Manuscripts,Chicago  1993,P.60.


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